Cyberangriff – wie diga diesen als Chance nutzte

«Hut ab für die tolle Leistung der iTrust-Mitarbeitenden. Dank dem unermüdlichen Einsatz konnten wir nicht nur den Cyberangriff bewältigen, sondern auch wichtige digitale Prozesse beschleunigen.»

– Philipp Diethelm

AUSGANGSLAGE

Bei einem Unternehmen, das in der 6. Generation geführt wird, schwingen viele Traditionen mit. Traditionen, die der Digitalisierung nicht immer in die Hand spielen.

Managing Director Philipp Diethelm war schon immer an digitalen Themen interessiert und davon überzeugt, dass diese dem Betrieb helfen, effizienter zu arbeiten:
Von der besseren Kundenbetreuung, über schnelleren Informationsaustausch, bis hin zur einfacheren Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen.

«Wir waren ursprünglich auch in der IT sehr traditionell aufgestellt. Sprich, wir haben alles inhouse betrieben: Wir hatten zum Beispiel eigene Server, wo alle Daten, die gesamte Benutzerverwaltung sowie das ERP darauf lagen.»

Vor ca. 1,5 Jahren standen bei der diga möbel ag plötzlich viele technische Themen auf einmal an:

• Das ERP war «end of life». Dabei stellte sich die Frage, entweder auf eine aktuellere ERP-Version oder in die Cloud zu wechseln.
• Es waren viele Geräte im Umlauf, die in absehbarer Zeit erneuert werden mussten.
• Microsoft 365 sollte eingeführt werden.
• Microsoft Teams stand bereits im Rahmen eines Pilotbetriebs im Einsatz. Damit wurden schon erste, gute Erfahrungen gemacht.

Gleichzeitig kam die Frage auf, wie viele bzw. welche Tools der Microsoft-Palette die diga effizienter machen und wie diese optimal eingeführt werden können.

«Da waren sehr viele einzelne Puzzlestücke, die voneinander abhängig sind. Mir war klar: Hier liegt extrem viel Optimierungspotenzial, das sich ausschöpfen lässt. Ich habe dann einen Partner gesucht, der bisher noch nichts mit uns zu tun hatte. Der einen unabhängigen Blick von Aussen reinbringt und unsere Arbeitsweise mal etwas auseinandernimmt», so Philipp Diethelm.

Daraufhin entstand der Kontakt zu iTrust.

VORGEHEN

Die Zusammenarbeit begann mit einem «Technologie-Checkup»:

Durch Interviews in unterschiedlichen Bereichen und auf unterschiedlichen Hierarchiestufen erhielten unsere Techniker und Coaches einerseits ein klares Bild davon, wie bei diga gearbeitet wird. Andererseits haben wir uns angeschaut, wie das Unternehmen bezüglich Technologie aufgestellt ist. Der Fokus auf die beiden Bereiche «Mensch» und «Technologie» ermöglicht es uns, Probleme aber auch das Optimierungspotenzial bestmöglich zu identifizieren.

«Viele Dinge haben wir bereits vermutet. Dennoch gab es auch einige Überraschungen. Zum Beispiel, dass viele Prozesse bei uns immer mit Papier angestossen wurden – obwohl die dafür nötigen Daten auch digital verfügbar gewesen wären. Das war ein grosses Learning. Heute haben wir praktisch kein Papier mehr», so Philipp Diethelm.

In einem nächsten Schritt wurden gemeinsam mit der Geschäftsleitung eine Vision definiert sowie eine Roadmap und eine Timeline erstellt, um die verschiedenen Optimierungs-Massnahmen ideal aufeinander abzustimmen. Danach wurden die gesamte Microsoft-Applikation eingeführt, Coachings durchgeführt und Microsoft Teams in Betrieb genommen. Alles lief nach Plan – bis plötzlich etwas Unerwartetes passierte:

Ein Cyberangriff.

Eines Morgens hatten die Mitarbeitenden der diga auf nichts mehr Zugriff: Geräte konnten nicht mehr gestartet werden. Daten waren verschlüsselt. Das Unternehmen wurde gehackt.

Die diga hat umgehend den Krisenmodus eingeschaltet, eine Notfallorganisation aufgezogen und Sofortmassnahmen eingeleitet. Partner, Behörden und Versicherungen wurden informiert. Eine grosse Frage war zudem: Wie können Bestellungen und Verkäufe trotzdem weiterhin aufrecht erhalten werden?

«Im Verkauf haben wir alte Blöcke herausgeholt und damit gearbeitet. Dort wo noch PCs liefen, haben wir Belege, Rechnungen etc. abgeschrieben. Die Warenverschiebung lief ebenfalls über eine analoge Planung, wie früher. So konnten wir den operativen Betrieb gut aufrechterhalten, ohne dass die Kunden davon viel mitbekommen haben.»

Gleichzeitig stellte iTrust im Hintergrund einen leistungsstarken, permanenten Schichtbetrieb sicher, um das Netzwerk schnellstmöglich wieder aufzubauen. Dabei standen Tag und Nacht fünf bis sechs iTrust-Techniker im Einsatz. Eine intensive Zeit, die so einige Herausforderungen mit sich brachte. Zum Beispiel, wie man alle Computer und Server aus neun Filialen an einen Standort bringt, um sie neu aufzusetzen. Die LKW-Fahrer, die normalerweise Möbel ausliefern, wurden für das Einsammeln dieser Geräte eingesetzt. Der Schulungsraum in der Hauptzentrale wurde zu einem Lager umfunktioniert, um alle Kisten zu stapeln und das Aufsetzen effizient abzuwickeln.

«Wir versuchen immer, grosse Herausforderungen als Chance zu sehen», betont Diethelm.

So nutzte die diga den durch die Situation entstandenen «Drive», um die Prozess-Umsetzung zu beschleunigen.

«Unsere gesamte Mannschaft hat mich dabei extrem beeindruckt. Die Mitarbeitenden hatten mit so vielen Veränderungen zu kämpfen und mussten extrem flexibel sein. Dennoch haben alle grossartig mitgezogen. Das war wunderbar zu sehen.»

RESULTAT

Seit einer Weile ist die diga wieder in ruhigeren Gewässern unterwegs. Und durch den Cyberangriff nach 1,5 Jahren Zusammenarbeit sogar um einiges weiter, als erwartet:

Insbesondere in punkto Sicherheit wurden diverse Massnahmen beschleunigt. Aus dem «Technologie-Checkup» konnten der Microsoft-365-Tenant inkl. Lizenzen und Office-Installationen, sowie Teams und die Geräteverwaltung von Microsoft bereitgestellt werden. Dazu konnten bereits die ersten Server in die Azure Cloud migriert werden.

Gleichzeitig wurde das Bewusstsein für eine moderne Arbeitsweise stark angekurbelt. Mittlerweile wird intern z. B. ein klarer «Teams-first-Ansatz» verfolgt. Es sind praktisch keine E-Mails mehr im Umlauf.

Was sind die nächsten Schritte, welche beim Familienunternehmen anstehen?

• Der Ersatz des ERP durch eine Cloudlösung
• Die Datenmigration auf SharePoint, um die bisherigen Abteilungs-Server abschalten zu können
• Die Einführung der Teams-Telefonie

Wir freuen uns darauf, die diga möbel ag als Partner bei zukünftigen Herausforderungen und Projekten zu begleiten.