Prozessautomatisierung für Fokus auf die Kernaufgaben

«Mühsame Prozesse sind mir ein Dorn im Auge – mit iTrust setzen wir auf Automatisierung und davon profitiert das ganze Unternehmen.»

– Silvio Schoch

AUSGANGSLAGE

Digitalisierung ist in der Hotellerie-Branche ein heiss diskutiertes Thema. Silvio Schoch treibt dieses Thema als enthusiastischer CEO bei Sunstar voran. In der Corona-Zeit wurden grössere digitale Schritte eingeleitet. Es gab jedoch keine klare Definition, welches Tool für welchen Zweck eingesetzt wird und keine Leitplanken für die Zusammenarbeit.

Silvio Schoch probierte selbst viele Dinge aus, doch er kam irgendwann an den Punkt, an dem er Unterstützung brauchte. Der CEO hat eine klare Vision vor Augen:

«Die Mitarbeitenden sollen durch Prozessautomatisierung entlastet werden, damit ihnen mehr Zeit für die Kundenbetreuung bleibt.»

Als Anfang 2022 die Zusammenarbeit mit iTrust begann, waren also zumindest ein erstes Fundament und der nötige Wille für weitere Schritte vorhanden.

VORGEHEN

Als Erstes brachten wir die Kommunikations- und Kollaborationsplattform Microsoft Teams bei Sunstar auf das nächste Level. Das heisst: Wir haben einen Prototypen für die Teams-Landschaft entwickelt und eine Struktur / ein Vorgehen inklusive digitaler Verhaltenskodex, Tool-Landschaft und Change-Plan vorgeschlagen.

Oliver Sommer, Consultant & Account Manager bei iTrust, erläutert, wie wir nach der technischen Umsetzung sicherstellten, dass die Sunstar-Mitarbeitenden in der neuen Welt klarkommen: «iTrust bildete digitale Champions aus, die bei Sunstar für die interne Ausbildung zuständig sind und am Ball bleiben. Das ist wichtig, um den erarbeiteten Vorsprung nicht wieder aus der Hand zu geben.»

Den digitalen Fortschritt bewahren ist schön und gut. Doch Sunstar-CEO Schoch sah mehr Potenzial und ging als «Motor der Digitalisierung» weiter voran. Prozessautomatisierung soll das Personal an der Front entlasten, damit es sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Mit Automatisierungen via Microsoft Power Automate startet die Hotelgruppe nun Schritt für Schritt. Den ersten konkreten Prozess hatte Sunstar schon vorsondiert. Sommer erklärt:

«Es geht im HR-Bereich um den On- und Offboarding-Prozess, der automatisiert werden soll.»

CEO Silvio Schoch ergänzt: «Diese Automatisierung soll dafür sorgen, dass beispielsweise die Berechtigungen sauber vergeben werden und kein Punkt vergessen geht. Das hilft am Ende des Tages dem ganzen Unternehmen.»

Ein weiterer Case sieht ein Ticketing-System vor, beispielsweise für den IT-Support oder für Schadensmeldungen des Zimmerpersonals. Der Hoteldirektor soll dadurch einen besseren Überblick erhalten, welche Tasks in welchem Bereich offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind.

RESULTAT

Silvio Schoch sieht Sunstar als Vorreiter in der Branche und hofft, eine Inspiration für andere Hotel-Unternehmen zu sein. Der CEO fasst es so zusammen:

«Wir wollen zeigen, was alles möglich ist. Ich habe noch die eine oder andere Idee. Der Fokus liegt jetzt aber auf den ersten Automatisierungen, die wir erfolgreich etablieren wollen.»

Dank der einheitlichen Lösung mit Microsoft 365 kann die Hotelgruppe auf andere branchenspezifische Tools (z. B. Hotelkit oder ein separates Ticketinsystem) mehrheitlich verzichten. Dadurch werden Kosten gespart und Sunstar kann sich auf eine Tool-Suite verlassen, die für alle Herausforderungen gewappnet ist.

Die neue Teams-Struktur in Kombination mit dem digitalen Verhaltenscodex sorgen dafür, dass Informationen schneller gefunden werden und die Kommunikation sowie Kollaboration in geregelten Bahnen ablaufen.

Insgesamt arbeitet CEO Silvio Schoch mit diesen Aktivitäten auf seine Vision hin: «Die Sunstar-Mitarbeitenden sollen mehr Zeit für den Gast haben, anstatt sich mit mühsamen und komplizierten Admin-Aufgaben herumzuschlagen.»

Wir freuen uns, dass wir Sunstar Swiss Hotel Collection weiterhin auf ihrem digitalen Weg begleiten dürfen und sind gespannt, welche Prozesse wir als nächstes gemeinsam angehen werden.