Der Microsoft Planner erfährt grosse Beliebtheit und viele Unternehmen setzen für das Taskmanagement im Arbeitsalltag auf dieses Tool. Jetzt ist eine neue Version von Microsoft Planner da, die mehrere Apps in einer Anwendung bündelt und in diesem Zuge auch stark mit «Project for the Web» verschmilzt. «Project for the Web» ist das Tool von Microsoft für cloudbasiertes Arbeits- und Projektmanagement.
Bevor du jetzt grosse Luftsprünge machst, gilt es zu sagen: Die wichtigen Funktionen für Projektmanagement im neuen Planner gibt’s nur mit einer dazugehörigen Lizenz.
Nun gut, wir stellen dir alles in diesem Blogbeitrag vor:
Gut zu wissen: Alle Informationen in diesem Blog beruhen sich auf den Stand von Ende April 2024. Wir bleiben am Ball und werden die entsprechenden Kapitel bei grösseren Updates anpassen.
Der neue Microsoft Planner – alles in einer App
Gut zu wissen: Zunächst erhältst du diese Neuerungen direkt in Microsoft Teams, bevor sie im Laufe des Jahres 2024 in einer eigenständigen Web-App vollständig zugänglich werden.
Du hast in der neuen App grundsätzlich drei verschiedene Kategorien zur Verfügung:
Mein Tag
An diesem Ort findest du all deine Aufgaben, die am aktuellen Tag fällig sind oder die du speziell als Task für «Mein Tag» gekennzeichnet hast. Du kannst auswählen, ob du dir nur die noch aktiven oder die erledigten Aufgaben anzeigen lassen willst. Zudem hast du verschiedene Filterfunktionen, um schneller einen Überblick zu bekommen oder eine bestimmte Aufgabe via Suche zu finden.
Meine Aufgaben
An diesem Ort findest du alle deine Aufgaben, egal an welchen Tag sie fällig sind. Du hast verschiedene Anzeigen zur Verfügung:
- «Alle» – eine Liste von all deinen Aufgaben (privat, geschäftlich, gekennzeichnete Mail)
- «Private Aufgaben» – eine Liste deiner privaten Aufgaben
- «Mir zugewiesen» – eine Liste von allen Aufgaben, die dir zugewiesen sind (aus allen Plänen)
- «Gekennzeichnete Mails» – eine Liste von all deinen gekennzeichneten Mails
Meine Pläne
An diesem Ort findest du alle Pläne, auf die du Zugriff hast. Du hast verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die dir die jeweiligen Pläne dazu anzeigen: «Zuletzt verwendet», «Freigegeben», «Persönlich», «Angeheftet» und «Meine Teams». Die angehefteten Pläne findest du zusätzlich auch in der linken Spalte unter den drei Kategorien.
Der neue Microsoft Planner – die Basis-Funktionen
Pläne privat erstellen
Du kannst neue Pläne ohne Zuordnung zu einer schon bestehenden M365-Gruppe erstellen. Diese privaten Pläne kannst du später jederzeit einer bestehenden Gruppe freigeben oder eine neue Gruppe für diesen Plan erstellen.
Pläne anpinnen
Du kannst dir ausgewählte Pläne an die Seitenleiste pinnen und hast damit einen schnelleren Zugriff.
Vorlagen für neue Pläne
Die neue Planner-Version liefert dir eine kleine Auswahl an Vorlagen für einen neuen Plan. Aufgepasst: Einige Vorlagen sind nur mit der Premium-Lizenz verfügbar.
Markierte Mails im Aufgaben-Look
Die gekennzeichneten Mails kommen im neuen Microsoft Planner im gleichen Look daher, wie die Aufgaben. Du kannst eine Deadline, einen Status oder eine Priorität, eine Notiz sowie eine Checkliste hinzufügen. Die ursprüngliche Mail ist automatisch als Anlage hinterlegt.
Projekte bearbeiten ohne Project-Lizenz
Neu können gemeinsame Projekte in «Project for the Web» von Personen mit einer Microsoft 365 Lizenz in der Planner-App bearbeitet werden. Es können die gleichen Felder in Project aktualisiert werden, die auch im Planner verfügbar sind. Zum Beispiel Aufgabenname, Start- und Fälligkeitsdatum, Priorität, Labels, Checklisten, Notizen und Anhänge.
Um ein Projekt zu erstellen oder erweiterte Funktionen wie Abhängigkeiten oder benutzerdefinierte Felder zu nutzen, wird weiterhin eine Project-Lizenz benötigt.
Mehr Details zu Lizenzen und Kosten für den neuen Microsoft Planner findest du in einem anderen Kapitel.
Der neue Microsoft Planner – die Premium-Funktionen
Die Premium-Version bringt dir die wirklich coolen Funktionen in die neue Planner-App in Microsoft Teams. Der Haken: Für die ausgereifte Aufgaben- und Projektmanagement-Suite brauchst du zusätzlich mindestens eine Lizenz für Project Plan 1 (10 Franken/Euro/Dollar pro User/Monat). In der neuen Planner-App ist Premium also gleichgesetzt mit einer Project-Plan-Lizenz. Das bedeutet auch, dass für bereits aktive Benutzende von Project for the Web einige der folgenden Funktionen bekannt sein dürften.
Mehr Details zu Lizenzen und Kosten für den neuen Microsoft Planner findest du in einem anderen Kapitel.
Verfügst du über eine Lizenz für Project Plan 1 oder höher, kommst du mit der neuen App Microsoft Planner in den Genuss von folgenden Funktionen:
Untergeordnete Aufgaben
In der Rasteransicht kannst du verschiedene Aufgaben gruppieren und abstufen und so für mehr Struktur sorgen. Du kannst aber nur die einzelnen Tasks mit einer Deadline versehen oder einer Person zuweisen. Die Einstellungen für gruppierte, übergeordnete Aufgaben sind eingeschränkt.
Dauer / Aufwand pro Aufgabe
In der Detailansicht einer Aufgabe kannst du eine Dauer für die Erledigung der Aufgabe festlegen. Diesen Wert übernimmt es automatisch auch für den Aufwand, etwas weiter unten in der Ansicht. Beträgt die Dauer zwei Tage, steht bei Aufwand 16 Stunden.
Der Aufwand ist gegliedert in «Erledigt» und «Rest» – diese beiden Werte ergeben zusammen den Gesamtaufwand. Schaffst du am ersten Tag nur sechs statt acht Stunden, trägst du bei «Erledigt» sechs Stunden ein und bei «Rest» stehen dann automatisch zehn Stunden.
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Du kannst Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen. Die jeweilige Abhängigkeit einer einzelnen Aufgabe ist in der Detailansicht ersichtlich. Es gibt vier verschiedene Abhängigkeitstypen, von denen du eine pro Aufgabe auswählen kannst:
- Ende zu Start: Das Beendigungsdatum der vorigen Aufgabe diktiert das Anfangsdatum der nächsten Aufgabe (gängigste Variante).
- Ende zu Ende: Diese Abhängigkeit bedeutet, dass die nachfolgende Aufgabe die Arbeit der vorangegangenen Aufgabe fertigstellt. Die beiden Aufgaben müssen nicht gleichzeitig enden, aber eine kann nur fertiggestellt werden, wenn auch die andere abgeschlossen wird bzw. ist.
- Start zu Start: Dies bedeutet, dass eine nachfolgende Aufgabe erst anfangen kann, wenn auch die vorige Aufgabe anfängt.
- Start zu Ende: Das Anfangsdatum der vorigen Aufgabe diktiert das Beendigungsdatum der nächsten Aufgabe.
Du hast auch die Möglichkeit, die Verzögerung respektive den Vorlauf der Abhängigkeit selber zu definieren mit Anzahl Stunden oder Tagen.
Konversation zu einer Aufgabe
Unterhalte dich mit deinen Mitarbeitenden über eine ganz spezifische Aufgabe. Dafür muss der Premium-Plan mit einem Kanal in Microsoft Teams verbunden sein. Danach kannst du in diesem Kanal den Plan, via die Tabs oben, öffnen, auf das Info-Symbol bei einer Aufgabe klicken und dann ganz unten im Fenster via Aufgabenunterhaltung die Konversation starten.
Gut zu wissen: Aus der ersten Nachricht wird im dazugehörigen Kanal ein Beitrag erstellt, indem die gewählte Aufgabe verlinkt ist.
Ansicht Zeitachse
Diese Ansicht ist hauptsächlich für Pläne relevant, die ein Projekt mit Abhängigkeiten und einem klaren zeitlichen Rahmen abbilden. Du siehst auf der Zeitachse auf einen Blick den zeitlichen Ablauf und die Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben.
In dieser für Projektmanager beliebten Ansicht hast du zudem via «Filter» die Möglichkeit, den kritischen Pfad anzuzeigen oder Kategorien, wie zum Beispiel «Buckets», auszuwählen. Mit «Zoom» kann die angezeigte Zeitspanne verkleinert oder vergrössert werden und du kannst mit «Zu Datum wechseln» direkt ein bestimmtes Datum ansteuern.
Ansicht Personen
Du hast alle Personen, die in diesem Plan mindestens eine zugewiesene Aufgabe haben, im Blick. Die ausgewiesene Übersicht des Fortschritts der jeweiligen Person lässt sich via «Ansichtsoptionen» in Stunden oder in Anzahl Aufgaben anzeigen.
Die unterhalb aufgelisteten Aufgaben pro Person kannst du im Kompaktmodus oder mit zusätzlichen Informationen anzeigen. Entscheide zudem, ob die bereits erledigten Tasks eingeblendet werden sollen oder nicht. In dieser Ansicht hast du natürlich ebenfalls die gewohnten Filtermöglichkeiten zur Verfügung.
Ansicht Zuordnungen
Diese Ansicht ist ähnlich wie die Personen-Ansicht – allerdings zeigt sie den Aufwand pro Person in einer bestimmten Zeitspanne und verteilt auf die einzelnen Tage, Wochen, Monate oder Jahre genauer an. So können Projektmanager beispielsweise eine bestimmte Woche oder einen bestimmten Monat unter die Lupe nehmen und erfahren, wie der Workload auf die einzelnen Personen – oder wahlweise auch gruppiert nach Aufgaben – verteilt ist.
Ziele
Unter dieser Kategorie kannst du deinen Plänen bestimmte Ziele zuordnen. Jedem einzelnen Ziel kannst du einen Namen und ein Enddatum hinzufügen. Zusätzlich kannst du einen aktuellen Status auswählen: «Nicht begonnen», «Auf Kurs», «Im Rückstand», «Gefährdet» oder «Geschlossen».
Zu guter Letzt kannst du verschiedene Aufgaben einem Ziel zuordnen und so die Zielerreichung noch besser tracken. In der Rasteransicht kannst du die Ziele als zusätzliche Spalte hinzufügen.
Ein Wehrmutstropfen: Der Status wird nicht automatisch je nach Fortschritt der Aufgaben aktualisiert und du kannst ein Ziel auch nicht einer Person zuweisen. Die Ziele im neuen Planner müssen selber überwacht werden und die zuständigen Personen müssen regelmässig ein Status-Update durchführen.
Aus unserer Sicht bist du diesbezüglich mit dem Microsoft-Tool Viva Goals besser ausgestattet: Viva Goals – unser Erfahrungsbericht.
Projekt-Spalten hinzufügen
In der Raster-Ansicht eines Premium-Plans kannst du deine ganz individuellen Spalten hinzufügen. Du hast dabei die Wahl aus vorgegebenen Varianten in deinem Dropdown-Menü oder du kannst via «Neues Feld» den Typ sowie den Namen der Spalte selber bestimmen.
Farben in der Rasteransicht
Ein kleines, aber feines Feature, für Personen, die es gern übersichtlich haben und Farben mögen: Es besteht die Möglichkeit, in der Rasteransicht eine bestimmte Art von Aufgabe mit einer Farbe zu versehen.
Du hast die Möglichkeit, die Bedingungen für die Einfärbung zu bestimmen und kannst auch mehrere solcher Färbungen hinzufügen.
Änderungsverlauf pro Aufgabe
Was bringt diese Funktion? Du kannst die ganze Veränderungs-Historie einer Aufgabe einsehen. Damit lässt sich nachvollziehen, welche Person zu welcher Zeit welche Änderung an der Aufgabe vorgenommen hat.
Gut zu wissen: Diese Funktion ist nur ab einer Project Plan 3 Lizenz verfügbar. Mehr zu Lizenzen und Kosten rund um den neuen Planner findest du im nächsten Kapitel.
Der neue Microsoft Planner – Lizenzen und Kosten
In diesem Punkt liegt beim neuen Planner der Hund begraben. Es ist ganz einfach: Wer bisher Microsoft Planner ohne Project Plan Lizenz genutzt hat, und das weiterhin tut, für den ändert sich abgesehen von einer etwas anderen Ansicht und ein paar neuen Funktionen wenig.
Mit der Project Plan 1 Lizenz für 10 Franken/Euro/Dollar pro User/Monat kommst du in den Genuss der meisten oben aufgeführten Premium-Funktionen. Damit wird aus dem neuen Microsoft Planner auch eine Suite für Projektmanagement.
Mit einer Project Plan 3 Lizenz für 30 Franken/Euro/Dollar pro User/Monat sind alle Premium-Funktionen zugänglich und du kannst Microsoft Copilot verwenden, falls du zusätzlich eine eigene Lizenz für Copilot hast.
Fazit: Willst du die volle Power der neuen Planner- und Projektmanagement-Suite in Microsoft Teams auskosten, kommst du um eine Project Plan Lizenz nicht herum. Um die künstliche Intelligenz zu nutzen, brauchst du nicht nur eine Copilot-Lizenz, sondern auch eine teurere Project Plan Lizenz.
Der neue Microsoft Planner und Copilot
Konkrete Fragen zu Inhalten des Plans kann Microsoft Copilot aktuell noch nicht beantworten. Er findet zum Beispiel keine Antwort auf die Frage: Wie viele Aufgaben sind der Person XY zugewiesen?
Es bleibt zu hoffen, dass die Künstliche Intelligenz in diesem Tool noch einen gewaltigen Sprung nach vorne macht – aktuell sehe ich fast keine sinnvolle Verwendung für den Microsoft Copilot im neuen Planner.
Der neue Microsoft Planner – Zusammenfassung
Der neue Microsoft Planner kombiniert das Task- und Projektmanagement in einer einzigen App namens Planner. Die App kommt mit einem neuen Logo und integriert – sofern die nötigen Lizenzen vorhanden sind – die künstliche Intelligenz von Microsoft Copilot.
Die neue App integriert Funktionen aus «Planner», «To Do» und «Project for the Web». Eine kurze Übersicht, was du im neuen All-in-one-Paket findest:
- Drei Kategorien: «Mein Tag» für aktuelle Aufgaben, «Meine Aufgaben» für alle Aufgaben unabhängig vom Fälligkeitstag und «Meine Pläne» für einen Überblick über alle verfügbaren Pläne.
- Basic-Funktionen: Privates Erstellen von Plänen, Anpinnen von Plänen für schnelleren Zugriff und Vorlagen für neue Pläne, wobei einige Vorlagen eine Premium-Lizenz erfordern.
- Premium-Funktionen (ab Project Plan 1 Lizenz): Erweiterte Möglichkeiten wie das Gruppieren und Abstufen von Aufgaben, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren, Konversationen zu spezifischen Aufgaben in Teams, individuelle Projekt-Spalten und Dauer/Aufwand-Angaben für Aufgaben.
Für den vollen Funktionsumfang und den Einsatz von Microsoft Copilot sind zusätzliche Kosten für Project Plan Lizenzen erforderlich. Ohne eine entsprechende Lizenz bleibt der Funktionsumfang begrenzt. Der Microsoft Planner ist bereits in Teams integriert und wird später als eigenständige Web-App verfügbar sein.
Patrick Müller
Owner & Chairman
