Prozessautomatisierung mit Power Automate
Welche Prozesse mit Power Automate automatisieren?
Folgende Prozesse mit bestimmten Merkmalen, sind für eine Automatisierung mit Power Automate besonders geeignet.
Prozesse mit vielen Schnittstellen und involvierten Personen: Wenn ein Prozess viele verschiedene Schnittstellen oder Personen tangiert und Verantwortlichkeiten häufig übergeben werden müssen, führt das oft zu Verzögerungen. Obwohl der Prozess an sich nicht kompliziert ist, wird er dadurch in die Länge gezogen.
Prozesse mit mittelmässiger Relevanz: Diese Prozesse werden oft vernachlässigt, weil sie nicht zu den Kernprozessen gehören. Trotzdem sind sie wichtig, es fühlt sich jedoch niemand richtig dafür verantwortlich.
Teilprozesse: Manche Prozesse können in Teilstücke zerlegt werden. Hier macht es Sinn, nur die aufwendigen und repetitiven Aufgaben zu automatisieren.
Prozesse für die Kommunikation zwischen Teams: Automatisiere Bestätigungen und Informationsaustausche zwischen Teams, um die Effizienz zu steigern.
Ein iTrust-Beispiel: Immer am Monatsende erhalten ausgewählte Teams eine Content-Übersicht als Teams-Beitrag. Dort sind Blogartikel, Social-Media-Posts oder Erfolgsstories mit Kunden verlinkt und somit schnell zugänglich.
Die Möglichkeiten von Power Automate
Power Automate bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für Prozessautomatisierungen. Ein Vorteil des Microsoft-Tools ist, dass es auch Personen mit wenig Programmierwissen den Einstieg in das Thema leicht möglich macht.
Du kannst verschiedene Trigger (Auslöser) bestimmen, um eine Automatisierung mit Power Automate zu starten. Beispiele dafür sind eine Teams-Nachricht, eine Mail oder das Ablegen einer Datei an einem bestimmten Speicherort.
Power Automate kann dich unter anderem bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- Files mutieren, Name ändern, Mail-Anhang ablegen: Automatisiere das Umbenennen von Dateien oder das Ablegen von Mail-Anhängen.
- Neues Dokument erstellen: Automatisiere das Erstellen von neuen Dokumenten, wie z. B. ein PDF für Genehmigungsprozesse oder ein Bild in mehreren Formaten.
- Benachrichtigungen: Automatisiere das Senden von Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen.
- Etwas einfordern und nachhaken: Automatisiere das Anfordern von Informationen und das Nachhaken, wenn etwas noch nicht erledigt wurde.
- Links generieren und verschicken: Automatisiere das Generieren und Verschicken von Links, z. B. für eine Content-Übersicht.
- Abwesenheit regeln: Automatisiere das Erstellen wiederkehrender Abwesenheitsmeldungen.
- Planner-Task als Auslöser: Automatisiere Kalendereinträge oder eine Rückmeldung – mit Aufgaben aus Microsoft Planner als Auslöser.
Du willst detailliertere Informationen zu den Grundlagen von Power Automate (und Power Apps)? Klicke auf den untenstehenden Button.
Power Automate in der Praxis: Eintrittsprozess von neuen Mitarbeitenden
Hinweis: Natürlich können die folgenden Automatisierungen auch für den Austrittsprozess eingesetzt werden. Wir schreiben einfachheitshalber nur vom Eintrittsprozess.
Ausgangslage
In vielen Unternehmen stellt der Eintrittsprozess von Mitarbeitenden eine erhebliche organisatorische Herausforderung dar. Sobald ein neuer Eintritt vom HR erfasst wird, erhalten viele Personen im Unternehmen unterschiedliche Aufgaben. Je nach Job-Profil des neuen Mitarbeitenden sind das andere Aufgaben für andere Personen. Je nach Unternehmensgrösse sind die zuständigen Personen über mehrere Standorte verteilt, was den Prozess zusätzlich erschwert.
Fazit: Diese Ausgangslage sorgt oft dafür, dass die Übersicht verloren geht und somit der Eintrittsprozess früher oder später ins Stocken gerät.
So meistert iTrust die Herausforderung
Die Vorbereitung: Das Wichtigste bei diesem Beispiel ist, dass alle nötigen Informationen strukturiert verfügbar sind: die Tasks, die verschiedenen Job-Profile, die Angaben der zuständigen Personen. Daraus entsteht ein File, das Power Automate als Grundlage für die Automatisierungen dient. Eine einheitliche und klare Struktur hilft zudem, wenn später neue Tasks oder Job-Profile hinzugefügt werden müssen.
Das «Handwerk»: In Power Automate werden diese Informationen von einem iTrust-Experten in sogenannten Workflows miteinander verknüpft und aufeinander abgestimmt. Jeder Flow erhält einen Trigger, der den Prozess auslöst.
Das passiert bei einem Eintritt – die zwei Power-Automate-Flows erklärt
Flow #1: Eintritt eines neuen Mitarbeitenden
Der folgende Slider mit Visualisierungen zeigt den Ablauf des Flows:
Fazit: Nach der Erfassung des Eintritts erhält jede Person, die für den Eintrittsprozess eine Aufgabe hat, diese in Microsoft Planner zugeteilt. Mit dabei sind die nötigen Informationen wie Deadline oder Abhängigkeit zu einer anderen Aufgabe.
Flow #2: Kontrolle und Erinnerung
Die folgenden drei Schritte zeigen, wie der Kontroll-Flow funktioniert:
Schritt 1: In einem individuell bestimmten Intervall wird eine «Kontroll-Flow» ausgelöst.
Schritt 2: Status/Fortschritt der Aufgaben sowie baldige Überfälligkeiten werden ausgewiesen.
Schritt 3: Es können Erinnerungen oder Eskalationen an Mitarbeitende zugewiesen werden.
Zusammenfassung
Ein weiterer Vorteil von Power Automate ist, dass es auch Einsteigern ohne grosses Programmierwissen möglich ist, effektive Automatisierungen zu erstellen. Die Einstiegshürde für Automatisierungen ist somit deutlich geringer, was den Zugang zu diesen leistungsstarken Tools erleichtert.
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Patrick Müller
Owner & Chairman
