Microsoft Teams – Das Tor zur neuen Welt

Gerade jetzt, wo das Corona-Virus dem Home-Office und der Online-Kommunikation einen gewaltigen Drive verliehen hat, rücken Tools wie Slack, Skype oder Microsoft Teams weiter in den Fokus.

«Microsoft Teams? Das kenne ich. Da kann man doch chatten und telefonieren?»

Ja, kann man. Aber Microsoft Teams kann noch viel mehr. Microsoft Teams ist wie das Tor zur neuen Welt. Wie der Flughafen, der es Ihnen erlaubt, zwischen den Flügen von unterschiedlichen Airlines auszuwählen und so von einem Ausgangspunkt aus verschiedene «Destinationen» anzusteuern.

Daher werden wir Ihnen in diesem Beitrag einen Überblick zur Bandbreite von Microsoft Teams aufzeigen.

Bevor wir jedoch direkt ins Thema eintauchen, hier noch eine kurze Begriffserklärung, die immer wieder für Verwirrung sorgt:

Die Namensgebung von Microsoft ist nicht wirklich ideal, da man innerhalb von «Microsoft Teams» (kurz «Teams» genannt) weitere «Teams» bilden kann. Nennt man diese dann Teams-Teams? Wir wissen es auch nicht.

Für mehr Klarheit verwenden wir in diesem Artikel ausschliesslich «Microsoft Teams» für das Tool und «Teams» für die sogenannten Teams innerhalb des Tools.

Das erwartet Sie im Blogbeitrag:

Was kann Microsoft Teams eigentlich?
Der Kommunikations-Teil von Microsoft Teams
– Einzel- und Gruppenchats: Wie WhatsApp fürs Geschäft
– Sprach- & Videoanrufe: Immer und überall erreichbar sein
Der Kollaborations-Teil von Microsoft Teams
– Teams-Cockpit: Alles Wichtige im Überblick
– Team-Beiträge: Digital erfolgreicher zusammenarbeiten
– Team-Dateien: Von überall auf Daten zugreifen
– Team-Applikationen: Die wichtigsten Apps gleich verknüpfen
– Online-Meetings: Von überall an Meetings teilnehmen
Microsoft Teams einführen oder etablieren

Was kann Microsoft Teams eigentlich?

Microsoft Teams gliedert sich in einen Kommunikations- und einen Kollaborations-Teil.

Zum Kommunikations-Teil zählen wir die Einzel- und Gruppenchats sowie Sprach- und Videoanrufe. Diese digitalen Kommunikationsmöglichkeiten können die interne wie auch externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen stark vereinfachen.

Der Kollaborations-Teil von Microsoft Teams schafft Raum für eine digital erfolgreiche Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Durch die Erstellung von einzelnen Teams innerhalb von Microsoft Teams, können Sie teamspezifisch Team-Beiträge erstellen, Team-Dateien zur Verfügung stellen und Team-Applikationen verlinken. Zudem können Sie Online-Meetings starten und somit die digitale Kollaboration weiter vorantreiben.

Der Kommunikations-Teil von Microsoft Teams

Einzel- und Gruppenchats: Wie WhatsApp fürs Geschäft

Die Chat-Funktion von Microsoft Teams kennen wohl alle. Ist ja auch praktisch, wenn man einfach kurz eine Nachricht an seine Mitarbeitenden schicken kann.

Seien Sie sich bewusst: Nachrichten im 1:1- oder 1:x-Chat sind kontextfrei, spontan und sehr «kurzlebig». Die neuste Nachricht wird immer zuunterst angezeigt, ältere Nachrichten rutschen nach oben und geraten so schnell in Vergessenheit.

Im Chat kann jeder drauflos schreiben. Der Störfaktor ist daher enorm hoch, da die aufpoppenden Push-Meldungen Ihre Mitarbeitenden immer wieder aus der vertieften Arbeit reissen.

Klare interne Abmachungen sind daher sehr wichtig. Wir verwenden den Chat nur bei dringenderen Angelegenheiten, bei welcher eine Reaktion innert 4 Stunden erwartet wird. Alle andere Informationen platzieren wir, wenn immer möglich, für alle ersichtlich in einem Team-Beitrag und notifizieren die entsprechenden Personen. Notifizierungen kann man innerhalb von Microsoft Teams ganz einfach via @Person einfügen.

Damit wir nicht bei jeder Erwähnung innerhalb von Microsoft Teams wiederum eine Push-Nachricht erhalten, sondern wirklich nur bei den als dringend eingestuften Chat-Nachrichten, verwenden wir bei iTrust folgende Benachrichtigungseinstellungen:

So oder so lohnt es sich für Ihr Unternehmen zu definieren, welchen Kommunikationskanal Sie für welchen Zweck verwenden und mit welcher Reaktionszeit gerechnet werden darf.

Sprach- & Videoanrufe: Immer und überall erreichbar sein

Sprach- und Videoanrufe via Microsoft Teams? Kein Problem.

Es können 1:1-Calls oder Anrufe mit mehreren Teilnehmenden abgehalten werden. Dabei können Sie bei Bedarf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon ein- und ausschalten. Eine Bild-Übertragung schafft aber sicherlich mehr Nähe. Wir pflegen daher die Abmachung, dass wir unsere Calls immer MIT Kamera abhalten.

Mittlerweile kann man bereits das gesamte Telefon-System über Microsoft Teams laufen lassen. Wir haben diese Umstellung vor einiger Zeit gemacht. Die Telefonie übers Internet funktioniert grösstenteils reibungslos und auch unsere Kunden spüren kaum einen Unterschied. Eine stabile Internetverbindung ist hier natürlich das A und O.

Für unsere Mitarbeitenden, die oft von unterwegs arbeiten, ist diese Umstellung ein grosser Pluspunkt. Die Microsoft-Teams-Telefonie ermöglicht es Ihnen, Kunden oder Teamkollegen von überall aus übers Internet kostenlos zu kontaktieren.

Zudem können Sie auch via Microsoft-Teams-App direkt auf dem Handy Geschäftsanrufe entgegennehmen, ohne die eigene, private Handynummer herausgeben zu müssen.

Physische Telefonapparate werden im Büro überflüssig, da die Anrufe via Kopfhörer am Arbeitsgerät entgegen genommen werden.

Sollten Sie demnächst eine Telefonumstellung planen, lohnt es sich, Microsoft-Teams-Telefonie in Betracht zu ziehen, um in neue Welten vorzudringen.

Der Kollaborations-Teil von Microsoft Teams

Wenn Sie bereits den Kommunikations-Teil von Microsoft Teams mögen, werden Sie vom Kollaborations-Teil begeistert sein.

Diese neue Art der Zusammenarbeit muss zwar zuerst geübt sein. Diverse Abmachungen sind notwendig. Nach einer sauberen Einführung wird Microsoft Teams jedoch Ihr bester Freund im Berufsalltag. Dieses Tool ist nämlich die ideale Basis für digital erfolgreicheres Arbeiten − mit Ihren Mitarbeitenden sowie Kunden.

Teams-Cockpit: Alles Wichtige im Überblick

Wir stellen Ihnen nun das Teams-Cockpit genauer vor. Dieses Symbol mit den drei Männchen entführt Sie in eine neue Zusammenarbeits-Welt. Dazu gehören unter anderem Team-Beiträge, die Team-Ablage und Team Applikationen.

Das Teams-Cockpit zeigt Ihnen alle Teams, bei denen Sie dabei sind, sei es als «Besitzer» oder als «Teilnehmender». Mit Klick auf das entsprechende Team, können Sie via Navigationsleiste oben zu Beiträgen (Team-Beiträge), Dateien (Team-Dateien) und weitere Applikationen (Team-Applikationen) navigieren.

In unserem Marketing-Team haben wir beispielsweise unsere Website, die Videoplanung und unseren Marketing-Impuls (wöchentliches Sitzungsprotokoll in OneNote) verlinkt.

Team-Beiträge: Digital erfolgreicher zusammenarbeiten

Wir werden immer wieder darauf angesprochen, was es mit diesen «Beiträgen» (früher «Unterhaltungen») in den einzelnen Teams auf sich hat.

Es sind genau diese Beiträge, die für eine teamübergreifende Kommunikation und Kollaboration extrem entscheidend sind. Nicht ohne Grund nennen wir die Arbeit mit den Beiträgen auch die «Königsdisziplin» in Microsoft Teams.

Um Beiträge zu starten, sind Teams innerhalb von Microsoft Teams zu bilden. Erst innerhalb dieser Teams können Sie Beiträge verfassen. Beiträge sind daher so spannend, weil Sie Ihren Informationen einen Kontext geben können. Ihre Mitarbeitenden können direkt auf Ihre Nachricht antworten, sodass zusammengehörige Informationen oder Nachrichten in einem «Päckchen» vereint bleiben. So liegen die Informationen für alle Teammitglieder ersichtlich auf einer zentralen Plattform − und zwar kontextbezogen.

In anderen Worten: Sie stellen Ihrem Team eine «Apéroplatte» in die Mitte.

• Jeder sieht, was es alles gibt und wer gerade nach welchem Häppchen greift.
• Die Häppchen sind fein säuberlich sortiert. Hier die Sbrinz-Möckli, da die Wurst-Rädchen, dort das Brot.
• Wenn jemand zusätzlich getrocknete Aprikosen auf der Platte anrichtet, bekommen das alle mit und können ebenfalls davon profitieren.
• Wenn bereits Cervelat-Rädchen auf der Platte liegen, wird kein Mitarbeitender auf die Ideen kommen, nochmals eine neue Cervelat anzuschneiden.

Sie vermeiden Redundanzen und schaffen gleichzeitig Ordnung und Transparenz.

Anstatt also mit E-Mails zwischen einzelnen Teammitgliedern Informationen «unter den Tisch» fallen zu lassen und «Cervelat-Rädli» im privaten E-Mail-Postfach anzusammeln, schaffen Sie eine reichhaltige, mit Informationen gespickte «Apéroplatte» für das ganze Team.

Eine solche zentrale Informationsplattform können Sie mit einer cleveren Teams-Struktur erstellen.

Bei uns gibt es beispielsweise für jedes grössere Projekt ein entsprechendes Team. Zusätzlich pflegen wir auch für jeden internen Geschäftsbereich ein «Team» − das Marketing-Team, das HR-Team, das Coaching-Team, das Technologie-Team. Warum? Weil wir dadurch interne E-Mails auf ein Minimum reduzieren und auch teamübergreifend Informationen direkt im richtigen «Töpfchen» platzieren können.

Den Unterschied von einer E-Mail- und einer Microsoft-Teams-Kommunikation, erkläre ich im Video:

Team-Dateien: Von überall auf Daten zugreifen

Da Microsoft Teams und SharePoint so stark verbunden sind, fällt es vielen schwer, die beiden Tools zu unterscheiden. Und eigentlich sind Microsoft Teams und SharePoint auch wie ein Herz und eine Seele.

Denn: Wenn Sie beispielsweise ein neues Team in Microsoft Teams erstellen, wird im Hintergrund auf SharePoint direkt ein entsprechendes «Plätzchen» eröffnet. Daher lohnt es sich, immer zuerst eine klare Teams-Struktur zu definieren, um nicht ein SharePoint-Chaos anzuzetteln. 5 CEO-Geheimnisse für eine erfolgreiche Microsoft-Teams-Einführung haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Diese Verknüpfung zur SharePoint-Datenablage wird Ihr Leben verändern. Daten, die Sie innerhalb eines Teams verschickt haben, werden direkt auf SharePoint abgelegt. Der Clue der Sache: Sie können via Microsoft-Teams-App von überall auf diese Daten zugreifen. Microsoft Teams öffnet Ihnen also das Tor zur modernen Datenablage.

Unsere Kunden schätzen gerade diesen mobilen Zugriff besonders. Anstatt sich mühsam via VPN anzumelden erhalten Sie mit Microsoft Teams bzw. SharePoint einen einfachen und trotzdem sicheren Zugriff (dank 2-Faktor-Authentifizierung) auf Ihre Daten. Und wieder profitieren Sie von der «Aperoplatte» in der Mitte. Alle Mitarbeitenden greifen auf eine zentralisierte Plattform zu.

Eine moderne Datenablage, wie hier bei Microsoft Teams bzw. SharePoint können wir Ihnen sehr empfehlen. Sie werden begeistert sein von den vielen Vorteilen:

• Schluss mit «schreibgeschützten Dokumenten» − Sie und Ihre Mitarbeitenden können gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten.
• Schluss mit Version 1, Version 2 und Version 3 desselben Dokuments − Sie arbeiten in einem Dokument und haben dort immer noch die Möglichkeit, ältere Versionen anzuschauen oder diese wiederherzustellen.
• Schluss mit der Sucherei − Auf die Lupe klicken und die intelligente Suche findet Ihr gewünschtes Dokument innert Sekunden. Volltextsuche integriert.
• Schluss mit Zugriffseinschränkungen − Sie können auch offline an Dokumenten arbeiten. Die Änderungen werden übertragen, sobald Sie das nächste Mal online sind.
• Und Schluss mit den örtlichen Einschränkungen − Sie können via Internetbrowser von überall auf Ihre Daten zugreifen.

Praktisch oder? Microsoft Teams (und SharePoint) öffnet Ihnen somit das Tor zu ganz neuen Möglichkeiten.

Team-Applikationen: Die wichtigsten Apps gleich verknüpfen

Heute öffnen wir morgens zuerst Outlook und schauen uns die E-Mails und den Kalender an. In Zukunft soll Microsoft Teams einen ähnlichen Stellenwert wie Outlook einnehmen.

Microsoft Teams wird immer mehr in den Fokus rücken, da sich nicht nur Microsoft-Produkte wie Tasks, SharePoint und OneNote einbinden lassen, sondern auch Produkte von Drittanbietern direkt verknüpft werden können. Mit einem Klick in Microsoft Teams landen Sie so beispielsweise bei YouTube, Wrike oder Asana.

Diese übergreifenden Möglichkeiten machen Microsoft Teams gerade auch für Tool-Landschaften spannend, bei denen Tools im Einsatz sind, die nicht zur Microsoft-Familie gehören.

Nicht für jedes Team sind die gleichen Applikationen von Wichtigkeit. Darum ist es möglich, dass Sie für jedes einzelne Team die passenden Applikationen verlinken können.

Wir verwenden beispielsweise sehr häufig die Verknüpfung zum digitalen Notizbuch «Microsoft OneNote», wo wir unsere Notizen digital, zentralisiert und somit teamverfügbar ablegen.

Auch spannend finden wir die zentralisierte Aufgabenliste von «Microsoft Tasks» (Planner & To-Do). Sie und Ihre Mitarbeitenden können pro Team Aufgaben erfassen, planen und vergeben. Diese zentrale Ablage von Aufgaben ist daher so spannend, da jeder nachschauen kann, wie der aktuelle Stand pro Aufgabe ist und bei wem die Verantwortung liegt. Tasks hat jedoch einen Nachteil: Sie können den Aufgaben keine zeitliche Aufwandschätzung zuweisen. Tasks eignet sich somit nicht zur Kapazitäten-Planung.

Microsoft Teams fungiert auch hier wiederum als Türöffner. Die verlinkten Applikationen pro Team ermöglichen einen noch schnelleren Zugriff auf die wichtigsten Informationen und Daten − direkt aus Microsoft Teams.

Das waren die wichtigsten Team-Cockpit-Inhalte. Weiter geht’s mit der Parade-Disziplin der digitalen Zusammenarbeit: Online-Meetings.

Online-Meetings: Von überall an Meetings teilnehmen

Mit Microsoft Teams können Sie ganz einfach Online-Meetings abhalten. Diese Möglichkeit, auch von unterwegs, Zuhause oder im Ausland an Meetings teilzunehmen, öffnet neue Türen der modernen Zusammenarbeit.

Wir empfehlen dabei: Schalten Sie die Kamera an. Sie schaffen dadurch Nähe zum Gegenüber. So können Sie auch auf Mimik und Gestik Ihres Gesprächspartners eingehen.

Online-Meetings schaffen mehr Raum für eine produktive Arbeitstag-Gestaltung. Anstatt nur für eine kurze Besprechung von A nach B zu düsen, können Sie einfach von unterwegs an einem Meeting teilnehmen.

Überlassen Sie also Ihren Mitarbeitenden die Entscheidung, ob Sie vor Ort oder von unterwegs am Meeting teilnehmen wollen. Diese kennen Ihren Terminkalender am besten und können so den für sie effizienteste Tagesplan zusammenstellen.

Schaffen Sie also die Grundlage für Online Meetings in Ihrem Unternehmen. Dieser simple Trick macht es möglich:

Übrigens: Mit der Microsoft-Teams-App können Sie problemlos auch via Handy an Online-Meetings teilnehmen.

Microsoft Teams einführen oder etablieren

Microsoft Teams schafft eine geniale Grundlage für digital erfolgreicheres Arbeiten. Nutzen Sie das Tor zur neuen, modernen Welt für eine schnellere Kommunikation und eine intensivierte, digitale Zusammenarbeit.

Sie möchten nun sofort mit Microsoft Teams durchstarten? Super Idee. 

Falls Sie zuvor noch keine Berührungspunkte mit diesem Tool hatten, empfehlen wir Ihnen eine Einführung in zwei Schritten. Zuerst den Kommunikations-Teil und erst dann den Kollaborations-Teil. Mehr dazu im Video.

Unterschätzen Sie nicht die Komplexität dieses Tools, sobald Sie den zweiten Schritt in Angriff nehmen. Wenn jeder ziellos und ohne Struktur Teams erstellt oder Beiträge startet, ist das Chaos vorprogrammiert.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung ist unter anderem ein sauberes, technisches Setup von Microsoft Teams. Klären Sie bereits zu Beginn:

• Wann wir ein neues Team erstellt?
• Wer hat die Berechtigung dazu?
• Wie können Sie die Daten-Sicherheit gewährleisten?
• Welche Navigation ist für Ihr Unternehmen am sinnvollsten?
• Welche Automatisierung müssen bestehen, damit Ihre Microsoft-Teams- und SharePoint-Struktur konsistent aufgebaut sind?

Nebst den technischen Fragen, die geklärt werden müssen, können Sie mit gezielten Coachings Ihre Mitarbeitenden auf dieses Kommunikations- und Kollaborationstool einstimmen und den Start erleichtern.

Es ist wichtig, dass Sie «Mensch» und «Technologie» ideal aufeinander abstimmen. Ansonsten kann es passieren, dass Sie zwar die Tools von morgen nutzen, aber noch wie im Jahre 1993 arbeiten. Wir wüssten da auch ein Experten-Team, welches Sie gerne dabei unterstützt, digital erfolgreicher zu arbeiten.

Microsoft Teams verbindet. Wann starten Sie und öffnen das Tor zur neuen Welt?

Wir sind gerne für Sie da und begleiten Sie bei der Einführung oder Etablierung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen.