Doch die Umstellung ist mehr als ein neues Design: Es gibt wichtige technische, funktionale und organisatorische Änderungen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, worauf es beim Wechsel ankommt. Los geht’s – mit kompaktem Überblick, hilfreichen Tipps und einem klaren Fazit für deinen Outlook-Rollout.
Kompatibilität & Integration mit der bestehenden IT-Landschaft
Die Einführung des neuen Outlooks bringt technische Veränderungen mit sich, die sich insbesondere auf Unternehmen mit hybriden oder On-Premises-Infrastrukturen auswirken können. Da Microsoft mit Outlook konsequent auf eine moderne Cloud-Architektur setzt, können ältere Systemumgebungen oder bestehende Integrationen an ihre Grenzen stossen.
Eine reibungslose Einbindung in die bestehende IT-Landschaft – insbesondere in Kombination mit Add-ins oder Drittanbieterlösungen – ist daher zentral, um Ausfälle oder Funktionseinschränkungen zu vermeiden.
Technische Knackpunkte im Überblick:
- Exchange-Server & Microsoft 365: Microsoft optimiert das neue Outlook gezielt für Microsoft 365. OnPremise-Mailserver – etwa klassische Exchange-Server im lokalen Rechenzentrum – werden derzeit nicht mehr unterstützt. Unternehmen mit hybrider Infrastruktur sollten daher frühzeitig prüfen, ob eine Migration zu Microsoft 365 notwendig ist.
- Add-ins & Integrationen von Drittanbietern: Viele Unternehmen nutzen Outlook-Add-ins für CRM, Dokumentenmanagement oder Sicherheitslösungen. Diese kleinen, oft geschäftskritischen Erweiterungen können bei veralteter Codebasis im neuen Outlook nicht mehr funktionieren – und müssen getestet, aktualisiert oder ersetzt werden.
iTrust-Empfehlung: Führe vor dem Rollout einen gezielten Kompatibilitätstest durch – insbesondere bei Add-ins und angebundenen Dritttools. Starte mit einem kleinen Pilotkreis und prüfe, ob die geschäftskritischen Funktionen wie gewünscht laufen. So lassen sich Risiken frühzeitig erkennen und lösen.
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Mehr InformationenBenutzerakzeptanz & Change Management
Beim neuen Outlook gehen die Meinungen auseinander: Manche lieben die neue Oberfläche und Arbeitsweise – andere kämpfen mit der Umstellung und empfinden sie als frustrierend. Der Ruf des neuen Outlooks ist (noch) nicht der beste, was die Einführung in Unternehmen zu einer echten Change-Aufgabe macht. Entscheidend ist: Wer den Umstieg begleitet, gestaltet auch die Akzeptanz aktiv mit.
So gelingt der Rollout:
- Schulungen & Support: Was auf den ersten Blick ungewohnt wirkt, kann nach kurzer Zeit durchaus überzeugen – das zeigen sowohl unsere eigenen Erfahrungen als auch Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden. Die Anfangsphase entscheidet: Unterstütze die User mit verständlichen Schulungen, kompakten Video-Tutorials und praktischen Anwendungsbeispielen.
- Kommunikation & Best Practices: Informiere frühzeitig über anstehende Änderungen und beantworte typische Fragen proaktiv. Eine interne FAQ, ein Teams-Kanal für den Erfahrungsaustausch oder kurze Info-Sessions sind ideale Formate, um Unsicherheiten abzubauen.
iTrust-Empfehlung: Wähle gezielt Schlüsselpersonen aus verschiedenen Abteilungen, die sich früh mit dem neuen Outlook vertraut machen. Diese «Key-User» können als Multiplikatoren wirken und das Wissen intern weitergeben. Ergänze den Rollout durch eine Pilotphase mit Feedbackschlaufen – das spart später Zeit, Nerven und Support-Tickets.
Sicherheits- & Compliance-Aspekte
Mit dem neuen Outlook verlagert sich vieles in die Cloud – das hat nicht nur technische, sondern auch sicherheitsrelevante und regulatorische Auswirkungen. Gerade Unternehmen, die erhöhten Anforderungen unterliegen (z. B. Banken, Versicherungen oder öffentliche Institutionen), müssen sicherstellen, dass Richtlinien, Prozesse und eingesetzte Tools weiterhin konform und sicher funktionieren.
Wichtige Prüfpunkte im Überblick:
- Datenaufbewahrung & Archivierung: Wenn euer Unternehmen spezielle Anforderungen an E-Mail-Aufbewahrung oder Archivierung hat, solltet ihr genau prüfen, ob sich durch das neue Outlook etwas an der Journaling-Funktion ändert oder ob bestehende Archivierungslösungen weiterhin kompatibel sind.
- Sicherheitseinstellungen & Richtlinien: Microsoft setzt beim neuen Outlook stärker auf Cloud-Security. Das kann Auswirkungen auf bestehende Sicherheitskonfigurationen, GPOs oder DLP-Richtlinien haben. Unternehmen sollten ihre Einstellungen im Detail überprüfen – vor allem dort, wo Compliance zentral ist.
iTrust-Empfehlung: Definiere in deinem Unternehmen frühzeitig, welche Sicherheitsfunktionen geschäftskritisch sind – und führe eine gezielte Testphase im neuen Outlook durch. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Compliance-Vorgaben und Sicherheitsrichtlinien im Live-Betrieb weiterhin greifen.
Automatisierung & Effizienzsteigerung
Das neue Outlook bringt nicht nur ein moderneres Design, sondern auch deutlich mehr Möglichkeiten zur Automatisierung und Prozessoptimierung. Die enge Integration in das Microsoft 365-Ökosystem – insbesondere mit Copilot, Planner, Loop und To Do – eröffnet neue Wege, um Arbeitsabläufe zu verschlanken und intelligenter zu gestalten.
Wesentliche Vorteile im Überblick:
- Stärkere Integration mit Microsoft 365: Aufgaben lassen sich direkt aus E-Mails in To Do übernehmen, Meetings können in Planner geplant oder mit wenigen Klicks in Teams geteilt werden. Die Verknüpfung zwischen den Tools ist spürbar effizienter als in der klassischen Outlook-Version.
- Microsoft Copilot im Einsatz: Outlook bietet nun native KI-Unterstützung – z. B. beim Formulieren von E-Mails, Zusammenfassen von Inhalten, Analysieren des Kalenders oder Erstellen von Vorschlägen für Besprechungszeiten. Das spart Zeit und erhöht die Qualität.
iTrust-Empfehlung: Nutze den Umstieg auf das neue Outlook, um bestehende Prozesse systematisch zu überprüfen: Wo kannst du Automatisierung sinnvoll einsetzen? Wie können Copilot & Co. konkret unterstützen? Halte Best Practices aus Tests fest – und mache Outlook zum integralen Bestandteil deiner digitalen Arbeitsplatzstrategie.
Look & Feel – das neue Outlook
Schaue dir unten im Video die Sequenz zu Look & Feel an inklusive den Visualisierungen. Hier gibt’s eine kurze Auflistungen mit einigen Tipps zum Mail- sowie Kalender-Bereich.
E-Mail-Optimierungen
- Direkt aus einer E-Mail einen Termin erstellen: Betreff, Text und Empfänger werden automatisch übernommen – das spart Zeit und Klicks.
- Nachrichten erneut senden: Bereits gesendete Mails lassen sich ohne Umwege erneut verschicken – ganz ohne Kopieren oder Weiterleiten.
- Quicksteps für Aufgaben in To Do: E-Mails lassen sich mit nur einem Klick in Aufgaben umwandeln – perfekt für die nahtlose Integration in Microsoft To Do.
- Nachrichten planen & Serien-Versand: Du kannst Mails jetzt zu einem bestimmten Zeitpunkt vorausplanen. Besonders praktisch: Wenn du eine Nachricht an mehrere Empfänger senden möchtest, ohne dass sie sich gegenseitig sehen, kannst du statt „Bcc“ eine Mail-Serie starten. Klicke dazu auf den kleinen Pfeil neben dem Senden-Button, füge die Empfänger hinzu – und jede:r erhält eine individuelle E-Mail.
Kalender-Funktionen
- Filteransicht für Termine: Ideal zum schnellen Umplanen von Meetings – z. B. während Abwesenheiten oder Ferienvertretungen.
- Präsenz-Termine markieren: Du kannst ein Meeting im neuen Outlook als «Präsenzveranstaltung» markieren – das bedeutet der Termin findet physisch vor Ort statt und nicht online.
- Termine duplizieren: Perfekt für wiederkehrende, aber nicht serielle Termine (z. B. bei projektbezogenen Meetings).
- Arbeitszeiten & Standorte im Kalender: Direkt im Zahnrad-Menü einstellbar – Arbeitszeiten werden dezent durch feine Linien markiert.
- Kalender-Übersicht fixieren: Fixiere deinen Kalender als Seitenleiste rechts im Fenster – so hast du deine nächsten Termine immer im Blick. Aktivierbar über Ansicht > Mein Tag anzeigen oder mit einem Klick auf das Kalender-Symbol oben rechts.
Tipps für den Arbeitsalltag im neuen Outlook
- Termin verschwunden? Wenn du beim Erstellen eines Termins auf ein anderes Fenster klickst, verschwindet der Entwurf oft. Lösung: Das Terminfenster sofort vergrößern.
- Posteingang effizient sortieren: Wenn deine Mailliste länger ist als der Posteingang, hilft eine Sortierung nach „Von“ oder die Aktivierung der Unterhaltungsansicht, um E-Mail-Threads übersichtlicher darzustellen.
- Schnell suchen: Das erweiterte Suchcenter ist besonders hilfreich, wenn du ältere Mails mit Anhängen gezielt finden möchtest.
- Terminplanungs-Umfragen nutzen: Ideal, um Termine mit mehreren Teilnehmenden zu koordinieren – inkl. Vorreservierung und automatischer Bestätigung des gewählten Zeitpunkts.
Video: Das neue Outlook
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Mehr InformationenFazit: Proaktive Planung statt Überraschungseffekt
Der Umstieg auf das neue Outlook ist mehr als nur ein neues Design – es bringt tiefgreifende funktionale, technische und organisatorische Veränderungen mit sich. Wer das volle Potenzial ausschöpfen möchte, sollte den Wechsel strukturiert planen und aktiv begleiten. Eine schrittweise Einführung und gezielte Trainings können helfen, Frust zu vermeiden und stattdessen echte Produktivitätsgewinne zu erzielen.
Unsere Empfehlungen für einen erfolgreichen Outlook-Rollout:
- Frühzeitig testen, ob alle geschäftskritischen Tools, Add-ins und Integrationen weiterhin reibungslos funktionieren
- Change-Management & Schulungen einplanen, um die Benutzerakzeptanz aktiv zu fördern und Reibungsverluste zu vermeiden
- Sicherheits- und Compliance-Themen im Vorfeld prüfen, besonders bei regulierten Branchen oder Cloud-sensiblen Infrastrukturen
- Neue Features aktiv nutzen, z. B. Automatisierungen, Copilot-Integration und moderne Kalenderfunktionen
- Schrittweise Umstellung erwägen, um die Einführung kontrolliert, teamweise oder pilotiert zu gestalten – mit Feedbackschleifen zur Optimierung
iTrust-Tipp: Wer Outlook im Arbeitsalltag intensiv nutzt, sollte die neuen Funktionen kennen – und gezielt einsetzen. Der ideale Zeitpunkt für eine strukturierte, zukunftsfähige Umstellung ist jetzt.
Du willst sichergehen, dass der Umstieg für dein Team reibungslos klappt?
Wir begleiten dich gern – mit Know-how, Best Practices und den passenden Trainingsformaten. So wird der Wechsel zum neuen Outlook kein Hindernis, sondern ein echter Fortschritt.
Patrick Müller
Owner & Chairman
