Datenmigration auf SharePoint: 3 fatale Fehler

Daten strukturieren. Daten sortieren. Daten migrieren. Daten ablegen. SharePoint einsetzen. Mit modernen Plattformen arbeiten. Alles Peanuts!

Oder vielleicht doch nicht?

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen 3 fatale Fehler vor, die bei der Datenmigration von einem Fileshare auf SharePoint auftreten können:

#1 Dehnbare Migrations-Deadlines
#2 Übernahme der bestehenden Datenstruktur
#3 Kein Coaching und Change-Management
Zusammenfassung: Drei fatale Fehler bei der Datenmigration

Doch bevor wir uns die Fehler genauer ansehen: Warum wollen Unternehmen Ihre Daten auf SharePoint migrieren?

In der Praxis treten oft diese 3 Gründe auf:

• Microsoft-Teams-Einführung: Wenn Sie Daten auf Microsoft Teams ablegen, legen Sie diese technisch gesehen auf SharePoint ab. Es lohnt sich also, sich auch mit der Datenstruktur auf SharePoint zu beschäftigen.
• Unternehmen wollen kollaborativ arbeiten: Da genügt ein Fileshare anno 1993 nicht mehr. Denn erst Datenablagen auf Plattformen ermöglichen intelligente Strukturen und fördern somit die digitale Zusammenarbeit.
• SharePoint ist in der Lizenzgebühr enthalten: Unternehmen mit Microsoft-365-Lizenzen zahlen bereits für SharePoint. Warum es also nicht auch nutzen?

#1 Dehnbare Migrations-Deadlines

Migrations-Strategie: Daten von A nach B. Punkt.

Dass ein Datentransfer von der alten auf die neue Datenplattform ein bisschen Arbeit bedeutet, ist wohl allen bewusst. Und dass Sie Ihre Mitarbeitenden beim Transfer einbinden, ist eine gute und sinnvolle Idee. Vor allem wenn es um kunden- oder projektspezifische Daten geht, bei denen Ihre Projektmanager den besten Überblick haben.

Aber: Wenn Sie sich dafür entscheiden, müssen Sie auf eine klare Migrations-Strategie beharren und klare Deadlines setzen. «In den nächsten Wochen» ist keine klare Deadline.

Wenn Sie das nicht tun, gehen Sie das Risiko ein, im ewigen «Providurium» festzusitzen. Ein Zustand, der eigentlich nur provisorisch angedacht war, wird zur neuen Realität. Sie stecken in zwei Arbeitswelten fest.

Ein Beispiel, wie Sie eine Migrations-Deadline durchsetzen können

Wir bei iTrust wollen moderne Entwicklungen leben. Deshalb hat auch bei uns kürzlich wieder eine Datenmigration stattgefunden. Unser Entwicklungsteam hat uns dabei mit einem prominenten «Countdown-Zähler» auf der SharePoint-Startseite eine Deadline für diese Migration gesetzt. Ausreden hatten also keine Chance. Bei jedem Einstieg wurde man charmant darauf aufmerksam gemacht.

Unsere Empfehlung: Machen Sie die Datenmigration zur Priorität, räumen Sie Ihren Leuten entsprechend Zeit ein und schliessen Sie nach der Deadline den «alten» Ort. Beispielsweise indem Sie nur noch einen Lesezugriff dieser Datenablage ermöglichen. Nur so können Sie gewährleisten, dass Ihr komplettes Team in der «neuen» Welt arbeitet.

#2 Übernahme der bestehenden Datenstruktur

Alte Datenstruktur = Neue Datenstruktur? Besser nicht.

Es wäre bestimmt am bequemsten, beim Umstieg auf eine neue, moderne Datenablage dieselben Ordner oder Beschriftungen zu übernehmen, mit denen man bereits Jahre gearbeitet hat.

In den meisten Fällen ist es aber so, dass in der alten Welt die Datenstruktur mit einem gewachsenen Chaos gleichzusetzen ist. Nutzen Sie also die Datenmigration, um alten Ballast abzuwerfen und neu zu starten.

Zudem können Sie nicht das komplette Potenzial des plattformorientierten Arbeitens ausschöpfen, wenn Sie in der alten Arbeitsweise denken. Bauen Sie also neue Strukturen auf, sodass Sie auch von den neuen Möglichkeiten profitieren können.

Darum braucht es eine neue Datenstruktur

Warum macht es keinen Sinn in den alten, bisherigen «Schubladen» zu denken?

• Je mehr Ordner, desto mehr Ablagemöglichkeiten und desto höher ist das Überschneidungspotenzial.
• Moderne Datenablagen verfügen über eine intelligente und sekundenschnelle Suchfunktion mit Volltextsuche. Sie sind also schneller, wenn Sie nach einer Datei suchen, als wenn Sie sich durch den Dateipfad wälzen.
• Ordnerstrukturen haben einen subjektiven Charakter. Eine Datenstruktur, die für Sie logisch ist, ist es vielleicht nicht unbedingt auch für Ihre Mitarbeitenden.
• Die Strukturen in der modernen Welt müssen Daten, Kommunikation und Task-Management zusammenbringen. Mit alten Datenstrukturen können Sie das oft nicht abbilden.

Ein Beispiel, warum eine neue Datenstruktur wichtig ist

Ein grosser Konzern wollte Microsoft Teams einführen und hat sich wichtige Gedanken zur Struktur gemacht. Man versuchte die Ordner-Struktur aus dem File Explorer abzubilden. Die Ordner teilten Projekte in verschiedene Phasen ein: Initialisierung, Konzeption, Umsetzung, Abschluss. Eine sinnvolle Struktur, könnte man meinen.

Doch dabei wurde völlig ausser Acht gelassen, dass sich die Kommunikation meistens nicht in diese «Schubladen» stecken lässt. Kommunikation findet meistens phasen- und projektübergreifend statt.

Damit das Unternehmen also nicht ein «Über-Engineering» betreiben musste, reduzierten wir die Channels drastisch. Die Ablage auf SharePoint konnte weiterhin nach Phasen gemacht werden. Die Kommunikation fand aber übergreifend auf einem Channel statt.

Unsere Empfehlung: Halten Sie nicht an Ihrer bisherigen Datenstruktur fest, sondern seien Sie offen für Neues. Bei vier bis acht Ordnern besteht am wenigsten Überschneidungspotenzial. Dank der intelligenten Suchfunktion finden Sie Ihre Dokumente ohnehin innert Sekunden.

#3 Kein Coaching und Change-Management

Datenmigration? Check. Nächstes Projekt.

Halt, Stopp. Sie haben die Datenmigration abgeschlossen. Bravo. Aber machen Sie jetzt nicht den Fehler, das Projekt voreilig ad acta zu legen. Denn ein wichtiger Teil fehlt noch: Das Coaching.

Sie können Ihre Mitarbeitenden nicht mit der «neuen» Welt alleine lassen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden wie die neue Arbeitsweise aussehen soll und wie sie die neue Plattform effizient einsetzen.

Ein Beispiel, warum Coachings wichtig sind

Ein Industrie-Unternehmen wandte sich ein paar Monate nach der Microsoft-Teams-Einführung verzweifelt an uns. Einführung ist hier eigentlich das falsche Wort. Das Tool wurde installiert und kurz vorgestellt. Dann waren die Mitarbeitenden auf sich gestellt. Können Sie sich vorstellen, auf welches Chaos wir nur einige Monate nach der «Installation» gestossen sind?

Wo lag das Problem?

• Es gab keine klare Struktur für Microsoft Teams. Jeder Mitarbeitende konnte selber neue Teams anlegen.
• Es wurde nirgends geregelt, welche Informationen in welchen «Gefässen» via Microsoft Teams fliessen sollen. Die Informationen waren in 1:1-Chats und in Gruppen-Chats verstreut. Einige entdeckten zudem die Teams-Beiträge und wieder andere hielten an Mails fest.
• Gleichzeitig mit der Microsoft-Teams-Einführung kam die Plattform «SharePoint» ins Spiel. Da die Arbeit mit SharePoint für viele «umständlich» erschien, landeten Dokumente oftmals auf dem lokalen Laufwerk anstatt auf der Plattform.

Ein klassischer Fall von «verpasstem» Coaching und unzureichendem Change-Management. Die Leute wurden bei dieser elementaren Veränderung der Arbeitsweise einfach aussen vor gelassen. Solche Veränderungen ziehen aber auch immer eine Change-Management-Komponente mit sich.

Change-Management bei Datenmigrations-Projekten

Fakt ist: Plattformen wie SharePoint und Microsoft Teams sind riesige «Kleider» und haben das Ziel, alles abzudecken. Clevere Funktionen sollen es kleinen, grossen, lokalen und internationalen Unternehmen gleichermassen ermöglichen, erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Doch diese «Kleider» sind allen zu gross. Sie müssen sich also zuerst Ihre Passform zusammenschneidern, bevor Sie damit vor die Tür gehen können. Entscheiden Sie, wie Sie die Plattform nutzen wollen.

Zudem sollten Sie Ihre Mitarbeitenden bei dieser «Typ-Veränderung» unbedingt mit ins Boot holen. Präsentieren Sie Ihr neues «Kleid» und erklären Sie, was Sie damit erreichen wollen.

Unsere Empfehlung: Definieren Sie für Ihr Unternehmen, wie Sie die zur Verfügung stehenden Plattformen nutzen wollen. Setzen Sie auf entsprechende Coachings, um die neue Arbeitsweise zu trainieren und zu festigen. Erklären Sie, warum plattformorientiertes Arbeiten für Ihr Unternehmen wichtig ist und fordern Sie die neue Arbeitsweise konsequent ein.

Zusammenfassung: 3 fatale Fehler bei der Datenmigration auf SharePoint

Kurz und knapp. Hier finden Sie drei Stolpersteine und unsere Empfehlung dazu:

#1 Dehnbare Migrations-Deadlines
Machen Sie die Datenmigration zur Priorität, räumen Sie Ihren Leuten entsprechend Zeit ein und schliessen Sie nach der Deadline den «alten» Ort. Beispielsweise indem Sie nur noch einen Lesezugriff dieser Datenablage ermöglichen. Nur so können Sie gewährleisten, dass Ihr komplettes Team in der «neuen» Welt arbeitet.

#2 Übernahme der bestehenden Datenstruktur
Halten Sie nicht an Ihrer bisherigen Datenstruktur fest, sondern seien Sie offen für Neues. Bei vier bis acht Ordnern besteht am wenigsten Überschneidungspotenzial. Dank der intelligenten Suchfunktion finden Sie Ihre Dokumente ohnehin innert Sekunden.

#3 Kein Coaching und Change-Management
Definieren Sie für Ihr Unternehmen, wie Sie die zur Verfügung stehenden Plattformen nutzen wollen. Setzen Sie auf entsprechende Coachings, um die neue Arbeitsweise zu trainieren und zu festigen. Erklären Sie, warum plattformorientiertes Arbeiten für Ihr Unternehmen wichtig ist und fordern Sie die neue Arbeitsweise konsequent ein.

Falls das jetzt alles etwas viel war: Im Video habe ich die drei Fehler nochmals in sechs Minuten zusammengefasst. Reinschauen lohnt sich.

Jetzt Daten erfolgreich auf SharePoint migrieren 

Damit Sie bei der Datenmigration oder der Umstellung auf plattformorientiertes Arbeiten nicht ins Stolpern geraten, unterstützen wir Sie gerne dabei. Melden Sie sich bei uns und schildern Sie uns unverbindlich Ihre Herausforderung.

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