Datenmigration auf SharePoint: 9 Fragen, die Führungskräfte interessieren

Wann ist der ideale Zeitpunkt, um Daten auf SharePoint online zu migrieren? Wie lange dauert eine Migration auf SharePoint online? Und wie läuft eine Datenmigration von einem Fileshare auf SharePoint online eigentlich ab?

Heute klären wir 9 brennende Fragen rund um die Datenmigration auf SharePoint online, die du dir als Führungskraft vielleicht auch schon gestellt hast.

Wichtig: Für eine bessere Leserlichkeit schreiben wir nachfolgend nur noch «SharePoint» und verzichten auf das «online». 😉

#1 Wann ist der ideale Zeitpunkt für eine Datenmigration auf SharePoint?
#2 Wie lange dauert die Datenmigration auf SharePoint?
#3 Wie aufwändig ist die Datenmigration auf SharePoint?
#4 Wer sollte bei einer Datenmigration auf SharePoint involviert sein?
#5 Welche Phasen gibt es bei der Datenmigration auf SharePoint?
#6 Welche Daten gehören auf SharePoint, welche auf OneDrive?
#7 Wie funktioniert die Datenmigration auf SharePoint technisch?
#8 Sind unsere Daten nach der Datenmigration auf SharePoint noch sicher?
#9 Wie bringen wir das ganze Team dazu, mit SharePoint zu arbeiten?
Datenmigration auf SharePoint – moderne Zusammenarbeit nutzen

#1 Wann ist der ideale Zeitpunkt für eine Datenmigration auf SharePoint?

Aus unserer Sicht gibt es drei Situationen, die das Migrieren auf SharePoint begünstigen:

• Eure Datenablage ist alt und unübersichtlich? Dann macht es Sinn, die Datenstruktur zu reorganisieren und gleichzeitig einen Technologiewechsel – z. B. die Datenmigration auf SharePoint – ins Auge zu fassen.

• Typischerweise lassen alte Datenablagen bezüglich Mobilität zu wünschen übrig. Sprich: Du kannst z. B. von unterwegs nur mühsam via VPN-Verbindung auf die Unternehmensdaten zugreifen. Mit SharePoint lässt sich die Mobilität erhöhen und der Zugriff – auch via Smartphone – vereinfachen.

• Eine kollaborative und moderne Zusammenarbeit rückt bei vielen Unternehmen vermehrt in den Fokus. Somit kommst du um Plattformen wie SharePoint kaum mehr herum. Sie bietet diverse Kollaborationsmöglichkeiten und macht Aufgaben, Daten und Kommunikation für alle Mitarbeitenden an einem zentralen Ort zugänglich.

#2 Wie lange dauert die Datenmigration auf SharePoint?

Bei iTrust können wir eine technische Migration innerhalb von einem Wochenende umsetzen. Die Dauer der Migration hängt stark vom entsprechenden Server und der Leitung ab. Zudem spielt es eine Rolle, ob die Daten aus verschiedenen Orten zusammengezogen oder mehrheitlich grössere Ordner migriert werden können.

Aber aufgepasst: Der aufwändigere Teil ist die Reorganisation der Daten im Vorfeld. Zu definieren, welche Daten überhaupt migriert und wohin diese neu abgelegt werden sollen, ist zeitintensiv. Dieser Prozess dauert mindestens zwei bis vier Wochen.

#3 Wie aufwändig ist die Datenmigration auf SharePoint?

Es gibt zwei Bereiche, die Aufwände verursachen:

• Der technische Teil:
  Dazu gehören die Dienstleistungen, um die Daten von einem lokalen Speicherort (z. B. Fileserver) in die Cloud (SharePoint online) zu bringen. Hier handelt es sich meist um den kleineren Teil, der weniger aufwändig ist. Das kann von ein paar Stunden bis zu mehreren Tagen dauern – je nach Datenmenge.

• Der organisatorische Teil:
  Wenn Daten auf SharePoint migriert werden, setzt dies zunächst meist eine Reorganisation voraus. Dies, um die alte, unübersichtliche Datenstruktur schliesslich in eine neue, moderne zu überführen. Das braucht Zeit und die Begleitung durch Spezialisten, um als Kunde die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wie lange so ein Prozess dauert, ist individuell und hängt unter anderem von der Komplexität der technischen Umgebung ab.

#4 Wer sollte bei einer Datenmigration auf SharePoint involviert sein?

Ganz wichtig: Dabei handelt es sich um kein reines IT-Thema. Denn: Wir bringen die alte Datenablage in eine modernere Struktur. Das erfordert die Mitarbeit von Personen, die wissen, wie das Business funktioniert.

In der Praxis trommeln wir drei bis sechs Schlüsselpersonen pro Abteilung zusammen, die miteinander entscheiden, welche Daten übernommen und wo diese künftig abgelegt werden.

Gleichzeitig ist es wichtig, schon früh die gesamte Belegschaft über die aktuellen Schritte zu informieren bzw. sie auf diesem Weg mitzunehmen.

#5 Welche Phasen gibt es bei der Datenmigration auf SharePoint?

Wir teilen die Datenmigration auf SharePoint in 4 Phasen auf.

Doch bevor wir genauer darauf eingehen, müssen wir kurz einen Schritt zurückgehen. Denn: Die Voraussetzung für eine Datenmigration ist eine globale SharePoint/Teams-Struktur. Diese ermitteln wir gemeinsam im Datenmanagement-Workshop. Die Hauptfrage: Wie denkt ihr in eurem Unternehmen? In Produkten, in Kunden, in Projekten oder vielleicht in Standorten? Darauf basierend erstellen unsere Techniker einen Proof of Concept (POC) eurer SharePoint/Teams-Struktur als Prototyp auf unserem Test-Tenant.

Übrigens, eine einfache Analogie zur SharePoint/Teams-Struktur und welche drei typischen Fehler du besser vermeiden solltest, verrate ich dir im Video unten:

Zurück zum Prototyp, den wir für dich erstellt haben:

Bei einem erneuten Workshop feilen wir gemeinsam am POC und definieren die finale Struktur. Anschliessend starten unsere Techniker den Aufbau in eurer Live-Umgebung. Dazu gehört unter anderem das Grund-Setup der SharePoint/Teams-Struktur, der Aufbau statischer Elemente sowie Automatisierungen. Eine Berechtigungsübersicht wird erstellt. Nach einer Testphase und der finalen Abnahme können wir dann zur eigentlichen Datenmigration übergehen.

• Phase 1: Instruktion (Kick-off)
  Die Personen, welche bei der Daten-Reorganisation involviert sind, müssen über den gesamten Prozess Bescheid wissen. Sie werden in einem Kick-Off-Workshop dazu instruiert. Gemeinsam definieren wir das Timing der Migration und setzen klare Deadlines.

• Phase 2: Datenanalyse (Migrations-Workshop)
  Anhand eines Power-BI-Reports machen wir eine Auslegeordnung eurer Daten: Anzahl Files, Datengrösse, File-Art, Speicherplatz, Pfadlänge, Dateialter etc.
  So verschaffen wir uns einen ersten Überblick und können rasch aufzeigen, wo grosse «Daten-Brocken» liegen. In dieser Phase definieren wir zudem, wer bis wann für die Bereinigung welcher Daten verantwortlich ist.

• Phase 3: Reorganisation der Daten
  Jetzt liegt der Ball bei euch. Es geht ans Aufräumen. Ihr entscheidet, welche Daten migriert und wo diese künftig abgelegt werden. Konkret: Welche Datei kommt in welchen Ordner und gehört in welches Teams. Dazu erstellt ihr ein Source-to-Target-Mapping.

• Phase 4: Technische Migration
  Hier startet der eigentliche Umzug der Daten – vom Fileserver auf SharePoint. Was genau passiert, erfährst du bei #7 Wie funktioniert die Datenmigration auf SharePoint technisch?

Nicht zu vergessen: Natürlich spielt das Coaching deiner Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle. Bestenfalls vereinbart ihr SharePoint/Teams-Coachings für deine Mitarbeitenden für die Zeit kurz vor der Migration. Der Abstand zwischen Coaching und effektivem Umstieg in die neue Welt sollte nicht zu weit auseinander liegen. Dank dem Coaching werden sich deine Mitarbeitenden ab Tag 1 nach der Migration in der neuen Umgebung zurechtfinden und kennen die wichtigsten Kniffs und Tricks in der neuen Welt. SharePoint bietet beispielsweise viele spannende Superkräfte, die du als Anwender unbedingt kennen solltest.

#6 Welche Daten gehören auf SharePoint, welche auf OneDrive?

OneDrive ist dein persönlicher Cloud-Speicher – dein Garten – der standardmässig nur für dich zugänglich ist.

SharePoint ist eine offene Cloud-Speicherlösung – der Park – welche die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden in einer Organisation barrierefrei möglich macht.

Microsoft Teams bietet dir – als Eingangstor – den Zugang zu OneDrive- und SharePoint-Dateien, ist aber selbst keine Dateiablage.

Generell gilt: Lege möglichst viele Daten (ausser private) auf SharePoint ab. So, dass die Teamverfügbarkeit gewährleistet werden kann.

Eine einfache Analogie zur Unterscheidung zwischen OneDrive, SharePoint und Teams liefern wir dir in diesem Blogbeitrag: OneDrive vs. SharePoint vs. Microsoft Teams

#7 Wie funktioniert die Datenmigration auf SharePoint technisch?

Tauchen wir etwas detaillierter in die technische Datenmigration ein.

Was ist das beste Timing für die technische Migration? In der Regel starten wir Migrationen am Freitagabend, sobald alle Mitarbeitenden ausgeloggt und alle Dokumente geschlossen sind. Wir starten ab 20.00 Uhr, weil ansonsten das automatische Throttle von Microsoft zu Speedeinbussen führen kann. Zudem warten wir ab, bis das Tages-Backup abgeschlossen ist.

Am definierten Tag starten unsere Techniker mit dem eigentlichen Umzug der Daten von eurem lokalen Server in die Cloud. Dieser Prozess kann von ein paar Stunden bis zu mehreren Tagen dauern. Je nach Datenvolumen haben wir auch schon Datenmigrationen über mehrere Wochenenden verteilt. In der Regel werden die Daten aus Sicherheitsgründen auf SharePoint kopiert, nicht verschoben.

Sofort nach der Migration wird die «alte Welt» auf «read only» gesetzt. So stellen wir sicher, dass niemand mehr mit den alten Daten arbeitet und es zu keinen Diskrepanzen, z. B. verschiedene Versionen von einem Dokument, kommen kann.

Sobald die Migration abgeschlossen ist, kontrolliert der zuständige Techniker, ob alle gewünschten Daten am richtigen Ort übernommen wurden. Allfällige Fehlermeldungen werden behoben. Meistens handelt es dabei um versehentlich geöffnete Dokumente, die nicht migriert werden konnten. Es wird zudem überprüft, ob die Berechtigungen verteilt sind.

Unser Techniker steht dir am Tag nach der Migration rund um die Uhr zur Verfügung, um Support zu leisten oder Fragen zu klären. Zudem ist auf Wunsch ein Digital Coach aus unseren Reihen vor Ort zur Stelle (im Rahmen eines Floor-Walkings), um kleinere Problemchen der Mitarbeitenden in der neuen Umgebung gleich zu klären und möglichen Frust aufzufangen.

#8 Sind unsere Daten nach der Datenmigration auf SharePoint noch sicher?

Eine Frage, die uns von Kunden oft gestellt wird. Verständlich, denn das Thema Sicherheit ist sehr wichtig – gerade in der Digitalisierung.

Der Sicherheitsanspruch in der Treuhand-, Finanz- oder Versicherungsbranche ist hoch. Unsere Erfahrung zeigt, dass auch Firmen aus diesen Branchen auf SharePoint wechseln – ein gutes Indiz für die gewährleistete Sicherheit. Besonders seit Microsoft den Datenstandort Schweiz anbietet. Zudem bietet die moderne Plattform Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder auch die Möglichkeit der Datenklassifizierung. Wer die Hausaufgaben in punkto Sicherheitsvorkehrungen macht, dessen Daten sind auch auf SharePoint sicher.

Wichtig: Microsoft übernimmt keine Verantwortung für deine Daten. Das heisst, ein Backup deiner Daten ist unerlässlich. Die Top3-Gründe, die für ein M365-Backup sprechen, haben wir in unserem Blogartikel für dich zusammengefasst.

#9 Wie bringen wir das ganze Team dazu, mit SharePoint zu arbeiten?

Wird der Migrationsprozess richtig gemacht, gibt es immer eine Deadline, ab welcher nicht mehr auf die alte Datenablage zugegriffen werden kann. Das hilft, um die Leute zu «motivieren», mit der neuen Datenablage – SharePoint – zu arbeiten.

Dabei ist es wichtig, die Mitarbeitenden im Umgang mit den Daten und der neuen Struktur zu befähigen. Einerseits durch einen Verhaltenscodex, der klar definiert, wie die moderne Zusammenarbeit und Kommunikation künftig gehandhabt werden. Andererseits durch praxisorientierte Coachings, welche die Mitarbeitenden bei dessen Umsetzung unterstützen.

Worauf du bei der Erstellung eines Verhaltenscodex achten solltest, haben wir in diesem Blogbeitrag zusammengefasst: Auf zur modernen Unternehmenskultur

Datenmigration auf SharePoint – moderne Zusammenarbeit nutzen

Die Datenmigration auf SharePoint wirft immer wieder Fragen auf. Wir hoffen, dass wir mit unseren Antworten etwas Licht ins Dunkel bringen konnten.

Du möchtest dir die ganzen Infos lieber in Videoform anschauen? Hier findest du die Antworten auf die 9 Fragen noch in Bewegtbild:

SharePoint bietet Unternehmen die grosse Chance, die moderne, teamübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und effizienter zu gestalten. Erkennt ihr euch in den bei Punkt 1 erwähnten Situationen wieder, kann es sich definitiv lohnen, über eine Datenmigration nachzudenken.

By the way: iTrust bietet Datenmanagement-Workshops an, bei denen wir gemeinsam den Weg zur modernen Datenablage ebnen. Ein konkretes Praxisbeispiel, wie wir dabei vorgehen, findest du in der Erfolgsstory mit Le Patron Orior Menu AG.

Auch für den Aufbau von einem Microsoft SharePoint haben wir die passenden Spezialisten in unserem Team.

Fragen oder Interesse? Kontaktiere uns gerne.