Erfolgreiche Business-Leader haben längst erkannt, dass es für die Zukunft entscheidend ist, Leute mit Affinität zu digitalen Technologien in ihr Unternehmen zu holen. Wir treffen täglich digitale Champions und solche, die es gerne wären. Unsere Erkenntnisse aus all den Jahren in unzähligen Unternehmen aller Grössenordnungen haben wir zusammengetragen.
Jeder kennt ihn: Am Handgelenk trägt er eine Smart Watch. Er hat drei verschiedene Apps, mit denen er seine Todo-Listen pflegt. Dem Navi diktiert er das Ziel, anstatt es einzutippen. Nach den Ferien zeigt er keine Fotos, sondern präsentiert ein Video – mit der Action-Kamera und Drohne aufgenommen, versteht sich. Oftmals werden die technologischen Nerds, diese 2 – 5 % der Mitarbeitenden, die mit den neusten Gadgets aufwarten und unzählige Anwendungen nutzen, für die digitalen Champions gehalten.
Digitale Champions zeichnen sich aber nicht durch eine möglichst extensive Nutzung aller technologischen Möglichkeiten, von der ersten bis zur letzten Anwendung, aus. Echte digitale Champions erkennen Sie an der effektiven Nutzung der Möglichkeiten zu ihrem Vorteil. Wir haben für Sie fünf Merkmale zusammengestellt, anhand derer sie die wahren digitalen Champions in Ihrem Unternehmen erkennen.
#1 Digitale Champions lassen sich nicht durch die Technologie fremdbestimmen
Ein neues Mail, «ping», das Mail-Symbol in der Taskleiste erscheint und die Desktopbenachrichtigung zeigt bereits den Mailanfang. So kriegen Sie garantiert immer mit, wenn ein neues Mail in Ihrem Posteingang ankommt. So verlieren Sie aber auch garantiert jedes Mal den Fokus auf die Aufgabe, die Sie eigentlich gerade bearbeitet haben.
Studien zeigen, dass es im Durchschnitt 16 Minuten dauert, bis nach der Unterbrechung wieder dasselbe Level an Konzentration erreicht ist, wie vor der Unterbrechung. Das «ich lese das Mail nur schnell und mache es dann später» bei jedem Mail geht also im Endeffekt nicht so schnell, sondern kostet Sie rund 15 Minuten produktives Arbeiten.
Warum sich also ständig unterbrechen lassen?
Digitale Champions sind sich Ihrer Ressourcen bewusst und vermeiden unnötige Unterbrechungen, wie jene bei jedem neuen Mail.
Der erste Schritt dazu: alle Notifikationen ausschalten.
#2 Digitale Champions wählen ihren Kommunikations-Kanal weise
«Die Mail-Notifikationen auszuschalten ist für mich nicht möglich…» Lassen Sie mich den Satz vervollständigen: «…was ist, wenn ein dringendes Mail kommt»? Gegenfrage: Wie oft leeren Sie Ihren Briefkasten? Wenn Sie jemandem einen Brief in den Briefkasten legen, geht niemand davon aus, dass dieser in den nächsten 10 Minuten geleert wird. Genauso wenig darf davon ausgegangen werden, dass das Mail-Postfach ständig überwacht wird. Die einzige Ausnahme bilden Support-Funktionen, deren explizite Aufgabe es ist, ihren Mail-Eingang in hoher Frequenz zu bearbeiten.
Digitale Champions sind sich darüber bewusst, dass das Mail sich nicht für dringende Aufgaben eignet. Sie wählen Ihren Kanal weise anstatt nach Bequemlichkeit und greifen je nach Situation beispielsweise auf das Telefon, persönlichen Kontakt oder Instant Messaging zurück.
#3 Digitale Champions versenden Links statt Anhänge
Sie kennen das Vorgehen: Sie erarbeiten einen Vorschlag für ein Kunden-Dokument und brauchen dafür noch die Rückmeldung Ihres Teams. Sie packen das Dokument «Dokument X_Vorschlag Müller.doc» in ein Mail und bitten Ihre Kolleginnen und Kollegen um ein Feedback dazu. Was passiert? Sie erhalten vier Mails zurück, jedes mit einem Dokument im Gepäck:
«Dokument X_Vorschlag Müller_V2.doc»
«Dokument X_Vorschlag Huber.doc»
«FB Stähle 01.10.18.doc»
«Vorschlag Müller_V2.doc»
Sie lesen nun jeden Vorschlag, passen an, was Herr Huber vorgeschlagen hat, merken dann, dass Frau Stähle den Text ganz umgeformt hat, was eigentlich noch besser aussieht… Wenn Sie dann alles verarbeitet haben und die Version «Dokument X_Vorschlag Müller final final definitiv.doc» steht, haben Sie ziemlich viel Zeit mit vergleichen, anpassen, wieder rückgängig machen und ganz neu schreiben verbracht.
Dem digitalen Champion passiert das nicht. Er hat gleich zu Beginn einen Link zum Dokument «Dokument X.doc» verschickt. Sein Team hat die Vorschläge ins Dokument geschrieben. Dabei hat Frau Stähle schon gesehen, was Herr Huber geschrieben hat und direkt daran weitergearbeitet. Der digitale Champion hat danach keine Zeit mit Konsolidierungsaufgaben verloren, sondern direkt mit dem aktuellsten Dokument weitergearbeitet.
#4 Digitale Champions planen ihren Arbeitstag im Kalender
Ihr Mitarbeiter ruft an: «Kannst du mir helfen bis Donnerstag ein Konzept für den Kunden X zu erstellen?»
Wissen Sie, ob Sie in den nächsten drei Tagen noch freie Zeitfenster haben, um Ihren Mitarbeiter zu unterstützen?
Digitale Champions sehen es auf einen Blick im Kalender. Sie haben sämtliche Aufgaben im Kalender zeitlich eingeplant, nutzen den Kalender als ihr persönliches Cockpit. Ein kurzer Blick und sie wissen, dass sie morgen auswärts an einem Kundentermin sind und danach ein Inhouse-Meeting haben.
Am Nachmittag sind verschiedene Aufgaben eingeplant – sie sehen aber auch auf einen Blick, dass diese nicht zeitkritisch sind und gut verschoben werden können. Digitale Champions brauchen in diesem Fall nicht lange nachzudenken, sondern können eine prompte Antwort liefern – und nicht nur in diesem Fall, sondern immer wenn Sie einen Blick in Ihren Kalender werfen. Die richtige Planung macht flexibel für Ungeplantes.
#5 Digitale Champions erfassen ihre Notizen digital
Mit Ungeplantem geht es weiter – nach dem GL-Meeting kommt eine Kollegin auf Sie zu, sie hatte gerade eine Idee zum Projekt X und möchte diese kurz mit ihnen teilen. Das passt jetzt nicht gut – sie müssten zuerst wieder die beiden Ordner abstellen, die sie im Meeting gebraucht haben und ausserdem haben Sie Ihre eigenen Notizen nicht dabei. Diese sind gerade bei Ihrem Mitarbeiter, der mit der Ausführung des Projekts betraut ist. Also etwas ungünstig – sie müssen das Gespräch vertagen, bis sie wieder Zugriff zu Ihren Notizen haben.
Dem digitalen Champion geht es anders. Er hat von Anfang an seine Notizen auf seinem mobilen Gerät gemacht, dank dem passenden Stift auch bequem handschriftlich. Der digitale Champion ist durch die Suchfunktion in Sekundenschnelle bei der richtigen Notiz und kann direkt skizzieren, was die Kollegin beschreibt – auch wenn sein Mitarbeiter gleichzeitig anhand der Notizen das Projekt bearbeitet.
Mein Fazit: Digitale Champions nutzen Technologie nicht zum Selbstzweck, sondern um sich selbst und ihr Team schneller, besser und effektiver zu machen.
Patrick Müller
Owner & Chairman
