Digitale Transformation: 7 Erfolgsfaktoren aus unserer Praxis

In der Praxis habe ich schon viele Projekte erlebt, die eine «digitale Transformation» zum Ziel hatten. Einige waren erfolgreich, andere nicht. In diesem Artikel habe ich die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Führungskräfte und digitale Champions zusammengefasst. Wenn du diese Faktoren kennst und anwendest, wirst du dein Unternehmen erfolgreicher transformieren.

Erfolgsfaktor #1: Klein starten statt lange abwarten

Du kannst dir nicht vorstellen, wie viele Konzepte, Strategien und Projektbeschriebe ich bereits gesehen habe. Meist sind diese Papiertiger von noch längeren Meetings, Diskussionen und Ping-Pong Mails begleitet. Je grösser das Konzept, desto kleiner der konkrete Einfluss auf die digitale Transformation – so scheint es zumindest. Wohl auch darum, weil die Leute mehr Zeit mit dem Darübersprechen als mit dem Umsetzen von konkreten Massnahmen verbringen.

Klar ist es wichtig, nicht konzeptlos auf das Projekt loszurennen. Doch in der Praxis ist es besser, kleine Schritte zu planen und diese auch zeitnah umzusetzen. Eine erfolgreiche digitale Transformation ist für mich die Summe kleiner, aber wirkungsvoller Schritte.

Meine Empfehlung: Beginne die digitale Transformation mit kleinen Schritten. Zum Beispiel mit Coachings für die Mitarbeitenden zu Themen wie Mailflut bewältigen oder papierloser Arbeiten mit OneNote.

Erfolgsfaktor #2: Involvierte Personen abholen

Die Mitarbeitenden sind der wichtigste Faktor eines Unternehmens − und das wichtigste Element in der digitalen Transformation. Um die Mitarbeitenden für digitale Transformationsprojekte zu begeistern, ist es wichtig, sie von Beginn an in das Vorhaben zu involvieren.

Für unsere Analysen des Ist-Zustands führen wir Interviews mit Schlüsselpersonen in den Unternehmen durch. Sie dienen einerseits dazu, das Unternehmen und die Mitarbeitenden besser kennenzulernen. Andererseits geht es darum, die Menschen im Unternehmen von Beginn an zu involvieren und ihre persönlichen Meinungen abzuholen. Ich erinnere mich an eine Rückmeldung. Eine interviewte Frau sagte mir im Anschluss an das Gespräch: «Ich habe es sehr geschätzt, dass meine Meinung abgeholt wurde. In anderen Projekten wird dieser wichtige Punkt oft vergessen.»

Meine Empfehlung: Diskutiere Transformationsprojekte nicht nur in der Führungsetage, sondern hole von Beginn an auch die Mitarbeitenden an Bord.

Erfolgsfaktor #3: Klar kommunizieren

Schon wieder eine neue Initiative! Schon wieder ein neues Programm! Selbst von den iTrust-Mitarbeitenden höre ich bei neuen Initiativen solche Reaktionen. Wer nimmt es ihnen übel? Eine Neuerung bedeutet immer eine mühsame Umstellung der gewohnten Arbeitsweise.

Motiviert ist eine Person meist nur, wenn sie auch weiss, was dabei für sie selbst herausspringt. Es ist darum enorm wichtig, dass du als Führungsperson über Ziele, Ablauf und Gründe der Initiative aufklärst. Beantworte folgende Frage: «Warum haben wir dieses Vorhaben gestartet?”
Ich habe schon oft die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeitende zwar von einer Initiative wussten, jedoch keine Ahnung davon hatten, was die Ziele sind und warum die Initiative genau gestartet wurde. Das minimiert die Erfolgschance des Transformationsprojektes stark.

Bei iTrust bemühen wir uns aus diesen Gründen, zu Beginn von jeder Initiative einen Onboarding-Event durchzuführen. Diese haben zum Ziel, die Mitarbeitenden zur aktiven Teilnahme zu motivieren und über den Ablauf des Projekts aufzuklären. Ich folge jeweils diesem einfachen 3-Punkteplan:

• Schritt 1: Ist-Zustand aufzeigen
• Schritt 2: «Warum» erläutern
• Schritt 3: Erwartungshaltung klären

Zum 3-Punkte-Plan für die Kommunikation in der digitalen Transformation haben wir einen separaten Blogbeitrag geschrieben. Schaue da gerne mal rein.

Meine Empfehlung: Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. Informiere dein Team regelmässig über den IST-Zustand, das «Warum» und die nächsten Schritte. Das «Warum» kannst du nicht zu oft erläutern − die Botschaft kommt erst durch Wiederholung an.

Erfolgsfaktor #4: Als Führungskraft die Veränderung vorleben

Ich habe hautnah selbst erlebt, was passiert, wenn dieser Grundsatz nicht angewendet wird.

Für Führungspersonen heisst dies im Umkehrschluss, dass sie als gute Vorbilder vorangehen müssen. Das erkläre ich auch in unserem Blogartikel «Digitale Transformation ist Chefsache». Wenn du als Führungskraft mit den neuen Arbeitsmitteln arbeitest und deine eigene Arbeitsweise anpasst, so sind die Chancen gross, dass auch deine Mitarbeitenden mitziehen. Falls Führungskräfte selbst nicht bereit sind die eigene Arbeitsweise anzupassen, so stehen die Chancen dagegen schlecht, eine erfolgreiche Veränderung im Unternehmen zu erzielen.

Wir bei iTrust führen aus den oben genannten Gründen Coachings nach dem «Top-down-Ansatz» durch. Das heisst, zuerst wird die Geschäftsleitung, dann werden die Führungskräfte und am Ende die Fachkräfte gecoacht. Dieses Vorgehen ermöglicht der Führung als Vorbild voranzugehen und die eigenen Mitarbeitenden im Veränderungsprozess zu unterstützen.

Meine Empfehlung: Gehe als Führungskraft als Vorbild voran und vollziehe die Veränderung auch für dich selbst. Das erhöht die Erfolgschancen enorm.

Erfolgsfaktor #5: Digitalen Verhaltenscodex erarbeiten

Der Strassenverkehr funktioniert nur, weil es gewisse Regeln gibt, wie zum Beispiel Geschwindigkeitsbegrenzung oder Rechtsvortritt. Gleiches gilt für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Mitarbeitende brauchen Richtlinien, welche Kommunikationsmittel sie beispielsweise für dringende Anliegen verwenden oder wo sie ihre Dokumente ablegen sollen.

Richtlinien ermöglichen eine einheitliche Verwendung von Arbeitsmitteln. Ist dies nicht der Fall, so kommt es schnell zu Missverständnissen und Konflikten. Nur durch eine einheitliche Handhabung kann ein Unternehmen das Beste aus der modernen Technologie herausholen.

Mit unseren Kunden erstellen wir bei Transformationsprojekten einen «Digitalen Verhaltenscodex». Darin erarbeiten und diskutieren wir gemeinsam mit den Kunden klare Richtlinien für die interne Kommunikation sowie Zusammenarbeit. Meist finden diese Diskussionen innerhalb des Führungsteams und Schlüsselpersonen statt. Diverse Personen können ihre Meinung einbringen und gemeinsam eine passende Lösung finden. Ist der Verhaltenscodex einmal verabschiedet, gilt er als Kompass und ist für die komplette Mannschaft verbindlich.

Meine Empfehlung: Etabliere in deinem Unternehmen einen digitalen Verhaltenscodex, um zu definieren, wie die Kommunikation und Zusammenarbeit funktionieren soll. Das schafft Klarheit und führt zu einer effizienteren Arbeitsweise.

Erfolgsfaktor #6: Neue Arbeitsweise trainieren

Was haben wir alles in der Schule gelernt – die Hauptstadt von Pakistan, den Ablauf der Photosynthese, wie man auf Französisch das Passiv bildet? Und was haben wir alles davon wieder vergessen? Ich würde mal behaupten ziemlich viel – zumindest geht es mir so. Was ich einmal höre oder einmal lerne, das vergesse ich schnell wieder. Denn einmal ist eben keinmal.

Um Arbeitsweisen nachhaltig zu verändern, ist es wichtig, dass diese mehrfach angewendet und trainiert werden. Erst wenn ich etwas zehn Mal gemacht habe, dann weiss ich auch wirklich wie es geht.

Bei iTrust setzen wir deshalb auf das «Mehrimpulskonzept». Die Coachings sind nicht wie herkömmliche Schulungen aufgebaut, sondern bestehen aus mehreren Impulsen. 1:1-Coachings bestehen beispielsweise aus einem persönlichen Impuls, einem Vertiefungsimpuls per Online-Besprechung und einem Überraschungsimpuls. In Unternehmensinitiativen finden nachgelagert zu Gruppencoachings vertiefende Coachings statt. So stellen wir sicher, dass die Teilnehmenden ihr Wissen auffrischen und vertiefen können.

Ohne Wiederholung ist die Chance gross, dass die Teilnehmenden das Gelernte schnell wieder vergessen und auf ihre gewohnte Arbeitsweise zurückgreifen. Um den Erfolg nachhaltig sicherzustellen, gilt somit immer: «Einmal ist Keinmal.»

Meine Empfehlung: Setze mit deinem Unternehmen auf mehrfaches, gezieltes Coaching für die Mitarbeitenden – vom Lernenden bis zur Geschäftsleitung. Veränderung resultiert aus der Wiederholung.

Erfolgsfaktor #7: Aus Fehlern lernen und gemeinsam wachsen

Die digitale Transformation bereitet sicherlich nicht immer nur Freude. Meiner Erfahrung nach tauchen oftmals zu Beginn einer Umstellung Frustration und Unzufriedenheit auf.

Beispiele:

• «Mit dem physischen Notizblock war ich doch schneller.»
• «Diese Chat-Nachrichten lenken mich andauernd ab.»

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Menschlich ist es auch, wenn die neue Arbeitsweise – wie zum Beispiel das neue Meeting-Konzept – noch nicht von Tag 1 erfolgreich umgesetzt werden kann. Solche Veränderungen erfordern Beharrlichkeit und regelmässigen Austausch im Team: Was können wir besser machen? Was gelingt uns bereits? Was gelingt uns noch nicht?

Das Etablieren einer offenen Feedback- und Fehlerkultur sehe ich als Schlüssel zum Erfolg in Veränderungsprozessen. Nur wer Fehler zulässt und Verbesserungsvorschläge annimmt, kann die Arbeitsweise im Team nachhaltig verändern.

Deshalb empfiehlt es sich immer wieder 30+minütige Lessons-Learned+Sessions einzubauen.

Meine Empfehlung: Lege im Digitalisierungsprozess regelmässige Zwischenhalte ein. Lessons-Learned-Sessions oder Feedbackräume können den internen Austausch ankurbeln. Dadurch hältst du das Frustpotenzial bei den Mitarbeitenden klein.

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