Bis vor wenigen Monaten verschickten wir Verträge noch als PDFs zum Ausdrucken und Unterschreiben. Heute muss ich den Kopf schütteln, wenn ich daran denke. Denn der Wechsel zur digitalen Unterschrift mit Skribble hat einiges vereinfacht und ermöglichte uns eine enorme Effizienzsteigerung.
Nicht nur bei iTrust ist die digitale Unterschrift ein Thema: Viele Kunden von uns machen sich Gedanken darüber: Ist das wirklich sicher? Wie funktioniert es genau? Wieviel kostet es? Wie kompliziert ist die Umstellung?
Darum fassen wir in diesem Blogartikel alles Wissenswerte zur digitalen Unterschrift für Unternehmen zusammen:
- Was ist eine digitale Unterschrift?
- Die drei Signatur-Standards der digitalen Unterschrift
- Die Vorteile der digitalen Unterschrift für Unternehmen
- Die Kosten einer digitalen Unterschrift
- So funktioniert der digitale Unterschriftenprozess – mit Skribble
- Digitale Unterschrift in die M365-Landschaft einbetten
- Digitale Unterschrift im Unternehmen einführen – so geht’s
- Jetzt digitale Unterschrift einführen – wir unterstützen dich gerne
Die Inputs für diesen Beitrag stammen übrigens aus meinem Gespräch mit Philipp Dick, CEO & Co-Founder von Skribble. Das ganze Gespräch mit ihm gibt’s im iTrust-Podcast oder als YouTube-Video.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Eine Unterschrift, die digitalisiert wurde oder digital vorliegt? Nein, eben nicht.
Wenn du mit dem digitalen Stift ein Dokument via Touchscreen unterzeichnest, ist das grundsätzlich keine digitale Unterschrift. Ein eingefügtes Foto von deiner handschriftlichen Unterschrift übrigens auch nicht – das kann sogar als Urkundenfälschung abgetan werden.
Eine digitale Unterschrift ist ein technischer Begriff, der zur Beschreibung eines kryptografischen Verfahrens verwendet wird. Oft wird der Begriff als Synonym für die «elektronische Signatur» verwendet (wie auch in diesem Blogbeitrag). Jene Definition gibt etwas mehr Aufschluss:
Die elektronische Signatur wird im rechtlichen bzw. juristischen Umfeld verwendet und beschreibt Daten, die mit elektronischen Informationen verknüpft sind und der Identifikation der unterzeichnenden Person dienen.
Bei der digitalen Unterschrift spielen drei Faktoren eine essenzielle Rolle:
- Die Identität der unterzeichnenden Person,
- die Willensbekundung der unterzeichnenden Person und
- die Integrität, also die Unveränderbarkeit, des Dokuments.
Um diesen Faktoren unterschiedlich gerecht zu werden, haben sich in der Schweiz und im europäischen Raum drei Signatur-Standards etabliert. Ich stelle dir die drei Varianten im nächsten Kapitel vor.
Die drei Signatur-Standards der digitalen Unterschrift
Die einfache elektronische Signatur (EES)
Bei dieser Stufe genügt ein Klick für die Unterschrift. Sie ist die weltweit am häufigsten verwendete elektronische Signatur, allerdings auch jene mit der geringsten Beweiskraft vor Gericht. Dieser Standard wird für Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift mit geringem Haftungsrisiko verwendet wie beispielsweise Lieferanten-Offerten, Bestellungen oder Aufträge.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Diese Stufe hat höhere Anforderungen an die technische Sicherheit und verlangt den eindeutigen Rückschluss auf den Unterzeichnenden. Es besteht daher eine zusätzliche Identifikationsstufe, beispielsweise via Mobiltelefonnummer oder SMS-Code. Drei Beispiele, bei denen die FES zum Einsatz kommen kann: Mietvertrag, Kaufvertrag oder einfacher Arbeitsvertrag.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Überall da, wo ein Vertrag nach Gesetz eine Schriftformerfordernis hat, kommt diese Stufe ins Spiel. Gemäss OR Art. 14 Abs. 2bis ist die qualifizierte elektronische Signatur mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Nebst der Willensbekundung, die via Multi-Faktor-Authentifizierung sichergestellt wird, muss vorgängig eine Identitätsprüfung mittels amtlichem Ausweis stattfinden. Für Skribble-Unterschriften kann diese Identifikation beispielsweise in bestimmten Swisscom-Shops durchgeführt werden. Es besteht somit eine eindeutige Zuweisung zur physischen Person. Drei Anwendungsbeispiele: Konsumkreditvertrag, Kader-Arbeitsverträge oder Revisionsberichte.
Grundsätzlich sind alle drei Stufen der elektronischen Signatur rechtsgültig – ausser das Gesetz verlangt die Schriftform, dann zählt nur die qualifizierte elektronische Signatur. Die elektronischen Signaturen unterscheiden sich also primär in ihrer Beweiskraft, sprich Aussagekraft, vor Gericht. Wir nennen hier zwar Beispiele, falls du dich aber für E-Signaturen entscheidest, solltest du in jedem Fall mit deiner Rechtsberatung klären, welche konkreten Unternehmensfälle ihr mit welcher Signatur abhandelt.
Die Vorteile der digitalen Unterschrift für Unternehmen
Mit der digitalen Unterschrift bzw. der elektronischen Signatur gestaltest du den Unterschriftenprozess in deinem Unternehmen effizienter, einfacher und günstiger. Du sparst Geld, Nerven und lange Wartezeiten. Faktisch bringst du dich mit der elektronischen Signatur in eine bessere Position, wenn es ums Thema Rechtssicherheit geht. Denn du kannst je nach Stufe der Unterschrift nebst der Integrität des Dokuments auch die Identität sowie die Willensbekundung dank elektronisch hinterlegten Daten beweisen.
Bei der elektronischen Signatur mit Skribble kommen weitere Pluspunkte dazu:
- Du musst keine zusätzliche Software installieren. Die Skribble-Plattform kannst du im Webbrowser öffnen oder dank zahlreichen Schnittstellen und Add-ons (z. B. SharePoint) direkt in deine Software-Landschaft einbinden.
- Du kannst Dokumente ortsunabhängig unterzeichnen.
- Die Plattform ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv. Das Onboarding deiner Mitarbeitenden ist mit wenig Training sichergestellt.
- Du bist weltweit für jede Vertragssituation gerüstet. Denn die Skribble-Signaturen decken alle Wünsche ab. Du kannst ganz bequem aus den drei E-Signatur-Standards auswählen.
Ein Beispiel, wie viel Zeit du mit der digitalen Unterschrift sparen kannst: Skribble hat mittlerweile 70 Investoren. Kürzlich musste ein Vertrag neu unterzeichnet werden. Innerhalb von 18 Stunden hatte das Unternehmen die 70 Unterschriften auf einem Dokument. Stelle dir mal vor, wie lange das bei einem Vertrag in Papierform gedauert hätte. 😅
Ein paar Fakten über Skribble – Das 2008 gegründete Schweizer Unternehmen hat innerhalb von fünf Jahren knapp 3000 Kunden für sich gewonnen. Der vielversprechende USP des Unternehmens liegt in der Einfachheit der digitalen Unterschrift. Dokument hochladen, E-Mail-Adressen der Unterzeichnenden eingeben und schon kann das Dokument ortsunabhängig unterzeichnet werden. Alle Daten von Skribble liegen im eigens betriebenen Rechencenter in der Schweiz. Nebst der einfachen elektronischen Signatur können auch die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur schnell und unkompliziert genutzt werden. Als grösste Konkurrenz sieht Skribble nicht etwa die Mitbewerber, sondern das Papier. Immer noch unterzeichnen mehr als 80 % ihre Dokumente handschriftlich und lassen enormes Effizienzpotenzial verpuffen.
Weitere Infos: https://www.skribble.com/de
Die Kosten einer digitalen Unterschrift
Lass uns das am Beispiel von Skribble anschauen:
Bei Skribble wird pro Unterschrift abgerechnet. Im Starter-Paket beispielsweise sind 600 Unterschriften für knapp CHF 1000.– erhältlich. Der Preis pro Unterschrift liegt somit bei ca. CHF 1.60. Sobald du ungefähr weisst, wie viele Unterschriften du für dein Unternehmen benötigst, kannst du auch eine bestimmte Anzahl Signatur-Lizenzen lösen.
Tendenziell gilt: Je mehr Signaturen, desto günstiger der Preis pro Unterschrift. Da jedoch nicht alle Signatur-Standards gleich viel kosten, lohnt sich eine kurze Kostenzusammenstellung. Wenn du beispielsweise nur die einfache elektronische Signatur nutzt, kann es sinnvoll sein, ein kleineres Paket zu lösen und zusätzliche Signaturen separat abzurechnen.
Deine Vertragspartner unterzeichnen kostenlos – du trägst die Kosten. Für die einfache elektronische Signatur benötigen Signierende kein Konto bei Skribble. Ein Klick genügt. Anstelle des Namens erscheint dann die E-Mail-Adresse im Vertrag.
«CHF 1000.- ist aber doch noch ein rechter Batzen. Ich bleibe beim Papier. Handschriftlich kostet ja nichts.» Das stimmt nicht ganz.
Von Philipp Dick zitierte Studien haben herausgefunden, dass es uns CHF 28.- kostet, um einen Vertrag von zwei Parteien unterzeichnen zu lassen. Nebst den Kosten für Papier, Couvert und Briefmarken sind darin auch die Arbeits- und Wartezeiten der Vertragsparteien miteingerechnet. Dieselbe Vertragsunterzeichnung mit Skribble hingegen kostet uns knapp CHF 3.– und ist in wenigen Sekunden erledigt.
So funktioniert der digitale Unterschriftenprozess – mit Skribble
Du möchtest ein Dokument von zwei weiteren Parteien unterzeichnen lassen. Wie funktioniert das mit Skribble? Ganz einfach. Ich erkläre es dir in 4 Schritten:
1. Du logst dich bei Skribble ein und lädst dein Dokument hoch. Oder hier geht’s zur Beschreibung, wie du das direkt aus Teams/SharePoint machen kannst.
2. Du definierst, welche Stufe der Unterschrift benötigt wird, fügst die beiden E-Mail-Adressen der Unterzeichnenden ein und wählst, falls notwendig, die Reihenfolge der Unterzeichnung. Die zweite Person erhält dann erst eine Signatur-Einladung, sobald die erste Person unterzeichnet hat.
Du wirst per Mail benachrichtigt, sobald das Dokument unterzeichnet ist oder kannst den Status direkt in deinem Skribble-Profil verfolgen. Dort hast du auch den Überblick über alle deine von dir hochgeladenen und für dich freigegebenen Dokumente. Du siehst zudem den Status der Dokumente: Erledigt (=unterzeichnet), ausstehend, zurückgezogen oder abgelehnt.
Es ist also auch möglich zur Unterschrift geteilte Dokumente zurückzuziehen oder erhaltene Verträge abzulehnen. Im Notizfeld kannst du deine Gründe für den Absender festhalten.
Wir bei iTrust haben den Unterschriftenprozess in unser Ablagesystem eingebunden und unterzeichnen Verträge direkt aus SharePoint. Die Vorteile davon verrate ich dir im nächsten Abschnitt.
Digitale Unterschrift in die M365-Landschaft einbetten
Was uns bei iTrust besonders beeindruckt, ist die Integration in die Microsoft-365-Welt. Mit dem SharePoint Add-on von Skribble können wir schnell und unkompliziert den Unterschriftenprozess starten – direkt aus unserer Office-Suite. Es öffnet sich die Skribble-Maske und wir können gleich bei Schritt 2 einsteigen. Und es kommt noch besser: Das unterzeichnete Dokument wird im Anschluss automatisch im entsprechenden Ordner als Kopie abgespeichert.
Wenn ihr das SharePoint Add-on verwendet, empfehlen wir euch eine Löschfrist für «abgeschlossene» Skribble-Dokumente zu definieren. Die unterzeichneten Dokumente liegen ja auf SharePoint und so könnt ihr für mehr Übersicht in eurem Skribble-Profil sorgen. Wir haben bei uns beispielsweise eine Löschfrist von 90 Tagen definiert.
Digitale Unterschrift im Unternehmen einführen – so geht’s
Viele Unternehmen starten mit einem bestimmten Usecase wie zum Beispiel Einkaufs- oder Arbeitsverträge. Anschliessend wird die E-Signatur nach und nach auf die weiteren Fälle im Unternehmen ausgeweitet und meistens ziemlich schnell auf alle Unternehmensbereiche ausgerollt. Denn viele erkennen sofort die grosse Effizienzsteigerung und sind begeistert von der einfachen Handhabung.
Bestenfalls ziehst du für die Umstellung einen externen Partner bei, der sicherstellt, dass die technische Konfiguration korrekt über die Bühne geht. So kannst du sicher sein, dass dein Grund-Setup stimmt und dein Skribble Business-Account korrekt aufgesetzt ist. Zudem lohnt es sich meistens im gleichen Zug weitere Office-Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Nicht nur beim Unterschriftenprozess liegt viel Effizienzpotenzial begraben.
Unser Team unterstützt dich gerne dabei, digital noch erfolgreicher zu arbeiten. Wir legen dabei grossen Wert auf ein kurzes Onboarding deines Teams, damit es sofort zur Gewohnheit wird, mit den E-Signaturen zu arbeiten.
Jetzt digitale Unterschrift einführen – wir unterstützen dich gerne
Einmal mit der digitalen Unterschrift gearbeitet, möchtest du wahrscheinlich nie mehr auf Papier wechseln. So geht es zumindest uns bei iTrust. Wir schätzen nebst der Ortsunabhängigkeit und dem Nachhaltigkeitscharakter (Papier ade) vor allem auch den Effizienzgewinn.
Du bist noch nicht überzeugt? Was hindert dich daran, umzustellen? Lass es mich gerne wissen und kontaktiere mich via LinkedIn.
Patrick Müller
Owner & Chairman
