Das Geheimrezept für effiziente Meetings

Wahrscheinlich machen Sie sich jetzt gerade folgende Gedanken:
«30 % wäre schon etwas wenig. Und 80 % ist dann doch sehr viel, das kann nicht sein. Also die goldene Mitte: 50 %.»

Falsch.

Eine Studie der Uni Zürich hat gezeigt, dass die Vorbereitung tatsächlich 80 % des Erfolgs eines Meetings ausmacht. Bei nicht vorbereiteten Meetings ist die Chance also sehr hoch, dass das Treffen in einem unproduktiven Meeting endet.

Der am häufigsten genannte Grund, warum sich jemand nicht auf ein Meeting vorbereitet, ist der Zeitmangel. Sich auf Meetings vorzubereiten ist immer ein Zusatzaufwand. Will man sich als Meeting-Leader vorbereiten und sich diesen Zusatzaufwand aufbuggeln, wenn man genau weiss, dass die Hälfte der Meeting-Teilnehmenden sowieso nicht vorbereitet erscheint? Nicht wirklich, oder?

Ändern Sie etwas. Als Meeting-Leader haben Sie die Zügel in der Hand, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen unser Impuls-Konzept vor und zeigen Ihnen, wie Sie und Ihre Mitarbeitenden Meetings (bzw. Impulse) effizienter gestalten können:

Unser Geheimrezept – Das Impuls-Konzept

Unser Geheimrezept für mehr Effizienz und Produktivität heisst «Impuls-Konzept». Dieses Konzept basiert auf dem Kerngedanken, dass wir nicht mehr nur die Meetings als produktive Zeit nutzen, sondern auch zwischen den Meetings aktiv weiterarbeiten.

Wir führen weiterhin Meetings durch. Diese zielen jedoch nicht darauf, zu informieren, sondern neue Impulse für die gemeinsame Zusammenarbeit zu kreieren. Daher nennen wir unsere wiederkehrenden Meetings Impulse. Unser Ziel: Diskutieren anstatt informieren.

Aber halt. Das soll nicht heissen, dass wir den Informationen dadurch weniger Gewicht geben. Informieren ist gerade in der heutigen Zeit sehr wichtig und essentiell für eine funktionierende Zusammenarbeit. Wenn Informationen jedoch richtig aufbereitet und auf einer Plattform ersichtlich sind, kann sich diese jeder für sich durchlesen. Die gemeinsame Zeit an Meetings bzw. Impulsen nutzen wir sinnvoller: für die Diskussion und den Beschluss.

Die «Homebase» für unsere Impulse bildet eine Zusammenarbeitsplattform. Diese Plattform erlaubt es uns Notizen, Ideen und Anmerkungen bereits im Vorfeld zusammenzutragen und für alle zugänglich zu machen.

Meetings bzw. Impulse sind also nicht weiter «isolierte» Zusammentreffen. Für jeden Impuls gibt es ein «Impuls-Protokoll». Über die übliche Protokoll-Funktion hinaus, ist dieses Dokument zugleich auch eine Traktandenliste. Das heisst, wir arbeiten immer mit demselben Impuls-Protokoll weiter, ergänzen Traktanden und Beschlüsse. Für unser Impuls-Protokoll verwenden wir beispielsweise Microsoft OneNote. Dort lassen sich Seiten leicht erstellen und kopieren. Zudem können alle Teilnehmenden gleichzeitig darauf zugreifen.

«Protokoll und Traktandenliste in einem? Wird das nicht total unübersichtlich?»

Ohne Struktur bestimmt. Wir haben die Handhabung aber klar geregelt. Ältere, abgeschlossene Traktanden werden von Zeit zu Zeit aus dem Protokoll entfernt. Das ist unproblematisch, da wir nach jedem Impuls eine Kopie des Impuls-Protokolls ablegen. Nicht auf Papier natürlich, sondern im entsprechenden OneNote-Notizbuch.

Ein Vorteil von OneNote ist, dass Inhalte immer sofort gespeichert werden. Den «Speicher-Button» suchen Sie hier vergebens. Auch wenn Sie offline an etwas arbeiten, werden die Daten gespeichert. Sobald Sie das nächste Mal online sind, wird die OneNote-Seite aktualisiert und mit Ergänzungen Ihrer Impuls-Gspändli zusammengetragen. Änderungen können Sie also gleichzeitig und ortsunabhängig vornehmen. Ein riesen Mehrwert.

Damit wir uns innerhalb des Protokolls zurecht finden, verteilen wir denjenigen Traktanden, die wir im nächsten Impuls besprechen wollen, einen Stern. ⭐

Zudem heben wir Beschlüsse farblich hervor und verteilen bei den einzelnen Traktanden auch gleich die entsprechenden Aufgaben an die Teilnehmenden. ⬜

Sind Aufgaben erledigt, können die Teilnehmenden die Aufgaben direkt im Impuls-Protokoll abhaken. So behält man Pendenzen im Visier und stolpert spätestens bei der nächsten Impuls-Vorbereitung wieder darüber.

«Das ist also ein Mehr-Besseres-Protokoll. Aber wie sollen wir dadurch effizienter werden?»

Der Clue am Impuls-Konzept kommt jetzt: Die Impulse sind Teil eines Kreislaufs. Sie arbeiten also aktiv mit dem Impuls-Protokoll. Haben Sie einen Input, den Sie im Impuls besprechen wollen, können Sie ihn direkt heute im Protokoll eintragen, mit einem Stern versehen und fertig. Ihr Input teilen Sie somit direkt auf einer Plattform, damit Ihre Mitarbeitenden ebenfalls davon profitieren und womöglich Ergänzungen direkt vornehmen können.

Wir bewegen uns also weg vom «isolierten Meeting-Denken», hin zur «plattformorientierten Zusammenarbeit».

«Das macht doch alles nur komplizierter.»

Ja, zu Beginn müssen Sie und Ihre Mitarbeitenden sich bestimmt eine Zeit lang «umgewöhnen». Doch diese Art von Zusammenarbeit bietet Ihnen auch über die Meetings hinaus wahren Mehrwert und eine langfristige Effizienzsteigerung. Es lohnt sich also durchzubeissen. Sie profitieren gleich von mehreren Vorteilen:

Warum Sie das Impuls-Konzept einführen sollten

Die unterschiedlichen Vorteile haben wir hier für Sie zusammengefasst:

• Meeting-Zeiten reduzieren
  Indem Sie darauf verzichten, während Meetings zu informieren und sich stattdessen auf die Diskussion fokussieren, können Sie Meeting-Zeiten klar reduzieren. Jeder Teilnehmende weiss bereits, wovon die Rede ist und Sie können sofort mit der Diskussion starten. So sparen Sie wertvolle Zeit.

• Beschluss-Findung beschleunigen
  Durch die Vorbereitung kann sich jeder Meeting-Teilnehmende zu den aktuellen Themen bereits Gedanken machen und sich eine eigene Meinung bilden. Dadurch werden Sie als Team dynamischer und können schneller einen gemeinsamen Nenner finden. Die Zeit bis zu einem Beschluss oder einem Entscheid verkürzt sich dadurch.

• Notizen für alle zugänglich machen
  Indem Sie eine entsprechende Plattform zur Verfügung stellen, haben alle Teilnehmenden Einsicht in die Notizen ihrer Arbeitskollegen. So können Ideen eingebracht werden und sich bereits auf der Plattform weiterentwickeln. Mitarbeitende können sich so auch gegenseitig inspirieren.

• Kommunikation vereinfachen
  Durch das plattformorientierte Arbeiten können Sie die Kommunikation innerhalb der Meeting-Gruppe vereinfachen und beschleunigen. Als Meeting-Leader werden Sie nicht mehr mit E-Mails mit möglichen Traktanden bombardiert und müssen diese mühsam auf der Traktandenliste aufnehmen. Die Teilnehmenden übernehmen diese Aufgabe gleich selber und zeigen mit dem Stern an, was sie besprechen möchten.

• Inputs am richtigen Ort platzieren
  Sie haben gerade einen guten Einfall oder eine teamrelevante Information? Platzieren Sie Ihren Input direkt am richtigen Ort, also auf der entsprechenden Plattform. So können Sie beispielsweise auch im Impuls-Protokoll des Marketing-Teams einen Input platzieren, ohne dass Sie am Meeting persönlich teilnehmen. Durch das sofortige Ablegen der Information oder der Idee haben Sie im «Hinterstübchen» zudem wieder Platz für neue Gedanken. Ein zusätzlicher Vorteil: Ihre Mitarbeitenden stören sich gegenseitig weniger, da ein konkreter Platz für solche Inputs existiert und die Punkte in regelmässigen Abständen besprochen werden.

• Meeting-Qualität erhöhen
  Diese neue Art von Meetings wird die Zusammenarbeit von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden prägen. Sie motivieren Ihre Mitarbeitenden dazu, aktiv mitzudenken und kurbeln dadurch die Interaktion an. Da alle Teilnehmenden vorbereitet erscheinen, ihre eigene Meinung einbringen und auch am Meeting selber präsent und aufmerksam dabei sind, erhöht sich die Meeting-Qualität und der daraus folgende Output enorm.

Must-haves für die Umsetzung des Impuls-Konzepts

Damit das Impuls-Konzept auch in Ihrem Unternehmen zu erfolgreicheren Zusammentreffen führen kann und Sie Meetings effizienter gestalten können, sollten Sie folgende Voraussetzungen schaffen:

• Offene Unternehmenskultur
  Geben Sie Ihren Mitarbeitenden das Gefühl, dass es richtig und wichtig ist, sich als Mitarbeitender aktiv einzubringen. «Aktivieren» Sie Ihre Mitarbeitenden, damit diese die obligatorische Meeting-Vorbereitung als Mitsprache-Möglichkeit erkennen. Ihre Mitarbeitenden sollen ihre Meinung aktiv kommunizieren, ohne Angst vor schlechter Bewertung. Ehrliches und vor allem konstruktives Feedback spielt hier eine entscheidende Rolle. Meetings sollen nicht mehr dazu da sein, um sich mit Informationen berieseln zu lassen. Die Macher-Qualitäten jedes einzelnen Mitarbeitenden sind gefragt.

• Diskussionsbereite Inhalte
  Ein Stichwort alleine zum Traktandum reicht beim Impuls-Konzept nicht mehr aus. Beiträge müssen diskussionsbereit notiert werden. Jeder Teilnehmende muss bereits beim Lesen verstehen, worum es geht. Bestenfalls besteht das Traktandum aus den folgenden drei Komponenten:
  – Titel: Worum geht es? Seien Sie präzise.
  – Ausgangslage: Wie sieht die Situation aus? Was ist bisher geschehen? Warum ist dieser Punkt für Sie relevant?
  – Vorschlag: Was ist Ihr konkreter Vorschlag? Welche nächsten Schritte würden Sie angehen?

• Zeit für die Meeting-Vorbereitung
  Räumen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden Zeit für die Meeting-Vorbereitung ein. Fehlt die notwendige Zeit, wird Frust aufkommen und Teilnehmende werden wiederum unvorbereitet erscheinen. Das ist nicht das Ziel. Nutzen Sie die oben notierten Vorteile des Impuls-Konzepts, um Ihren Mitarbeitenden das neue Konzept schmackhaft zu machen. Zu Beginn investiert jeder etwas mehr Zeit, um die eigenen Inputs diskussionsbereit vorzubereiten. Diese Zeit sparen Sie anschliessend aber um ein Mehrfaches ein, wenn Sie langfristig kürzere Meetings- bzw. Impuls-Zeiten umsetzen können.

• Meeting-Leader mit Vorbild-Funktion
  Begeistern Sie Ihre Meeting-Leader und wenn möglich auch alle Mitarbeitenden für dieses Konzept. Nur wenn Sie als gutes Vorbild voran gehen und den Mehrwert aufzeigen können, werden es Ihnen Ihre Mitarbeitenden nachtun. Setzen Sie Ihre Führungskompetenzen ein, um hinter dem Konzept zu stehen und den entscheidenden Schritt in Richtung effizientere Meetings zu machen. Gerade bei einer solch grossen Umstellung ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden mit ins Boot holen und Sie ebenfalls für das Konzept begeistern. Der 3-Punkteplan hilft Ihnen dabei.

So, genug von der Theorie. Sie fragen sich bestimmt, wie das in der Praxis aussieht. Lassen Sie uns dazu einmal die komplette «Runde» drehen.

Schritt 1: Greifen Sie nach den Sternen

Nehmen wir an Sie leiten das Geschäftsleitungs-Meeting (GL-Meeting), welches einmal wöchentlich ansteht. Jeweils am Dienstagmorgen treffen Sie sich mit den anderen vier GL-Mitgliedern, um strategische Entscheide zu treffen, anstehende Projekte zu diskutieren und Beschlüsse zu fällen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben am Mittwochmorgen DIE Idee, wie Sie noch mehr Kunden für Ihre Dienstleistungen oder Produkte begeistern könnten. Anstatt diese bei sich zu notieren, stellen Sie die Idee diskussionsbereit auf die Plattform und markieren den Abschnitt mit einem «Stern». Fügen Sie unterhalb Ihrer Idee auch gleich eine Tabelle ein, sodass Sie die Meinungen Ihrer Meeting-Teilnehmenden bereits im Voraus abholen können. So können Sie am Impuls selber direkt mit der Diskussion starten.

Tipp: Falls Ihnen das Thema besonders am Herzen liegt oder Sie einen Punkt einbringen, der möglichst schnell umgesetzt werden soll, können Sie den anderen Meeting-Teilnehmenden eine Notifikation (Link zum Absatz) zuschicken und somit die Idee schneller vorantreiben.

So können Sie zwischen den Impulsen immer wieder Ergänzungen auf der Plattform vornehmen. Sie werden erstaunt sein, wie schnell sich kleine Ideen weiterentwickeln können, wenn man sie mit einer Gruppe teilt.

«Und wie mache ich das, wenn ich beispielsweise ein PDF der Buchhaltung mit den neusten Zahlen bereitstellen will? Direkt ins Protokoll einfügen?»

Nein. Bestenfalls hat die Buchhaltung das PDF bereits auf Ihrer modernen Datenablage abgelegt, sodass Sie direkt den Link zum Dokument im Impuls-Protokoll ergänzen können. Sie müssen Inhalte oder Informationen, die bereits irgendwo vorhanden sind, nicht nochmals abtippen oder kopieren, sondern verlinken direkt an die entsprechende Stelle. So bleibt auch das Impuls-Protokoll übersichtlich.

Schritt 2: Vorbereitung ist das A und O

Ihr GL-Meeting findet jeweils am Dienstagmorgen um 9.00 Uhr statt. Vereinbaren Sie einen zeitlichen Rahmen, bis wann alle Teilnehmenden ihre Traktanden, Ergänzungen und Meinungen im Impuls-Protokoll spätestens eintragen sollen. Ergänzen Sie letzte Traktanden. Dabei greifen nicht nur Sie, sondern auch die anderen Teilnehmenden nach den «Sternen», um Themen zu markieren, die zu besprechen sind.

Zudem kommentieren Sie dort, wo eine Meinung im Voraus verlangt ist. Notieren Ihre Frage, wo Ihnen etwas unklar ist. Bringen Ihre Bedenken bereits schriftlich ein, wenn Sie anderer Meinung sind.

Welchen zeitlichen Rahmen Sie für die Vorbereitung vereinbaren möchten, ist selbstverständlich Ihnen überlassen. Wir haben gute Erfahrungen mit der «24h-Regel» gemacht. In diesem Fall bereiten sich also alle Teilnehmenden bis Montagmorgen (24h vor dem Impuls) vor. So bleibt den Teilnehmenden auch noch etwas Zeit, falls eine Aufgabe der letzten Woche untergegangen sein sollte. Zudem sind die Themen in den Köpfen aller Teilnehmenden präsent und auch für Sie bleibt genügend Zeit, um Ihren Pflichten als Leader nachzukommen.

Der GL-Impuls dauert maximal 45 Minuten. Es ist nun Ihre Verantwortung, das Protokoll 12h vor dem Impuls durchzugehen und abzuschätzen, welche «Sterne» in dieser Zeit besprochen werden können. Sind es zu viele, dann dürfen Sie entscheiden, welche Themen auf die nächste Woche vertagt werden. Es ist also Ihre Pflicht als Impuls-Leader, Prioritäten zu setzen und effizient durch das Meeting zu führen.

Übrigens, einem rein informativen Beitrag, bei dem es nichts zu diskutieren oder entscheiden gibt, vergeben Sie keinen Stern. Die Information können Sie beispielsweise mit einem «Lesezeichen» markieren, sodass alle wissen, dass es sich um etwas Lesenswertes handelt.

Sie sind vorbereitet. Sie wissen genau, was Sie am Meeting erwartet. Sie haben die neusten Informationen gelesen. Sie haben Ihre Aufgaben vom letzten Mal im Überblick und haken ab, was Sie erledigt haben. Ein gutes Gefühl, oder?

Sie sind bereit für den Impuls.

Schritt 3: Impulse: Kurz, knackig und zielführend

Dienstagmorgen, 9.00 Uhr – Der GL-Impuls startet. Pünktlich auf die Minute.

Der Protokoll-Führende nimmt seine Funktion ohne Erinnerung wahr, verbindet sein Notebook mit dem externen Bildschirm oder Beamer, sodass alle Impuls-Teilnehmenden sehen, was notiert wird: Beschlüsse und Aufgaben werden direkt im Protokoll vermerkt.

Wichtig: Sie als Impuls-Leader sind nie gleichzeitig auch Protokoll-Führer. Nur so können Sie effizient durchs Meeting führen, ohne dass die Teilnehmenden darauf warten müssen, bis Beschlüsse oder Aufgaben eingetippt sind.

Sollte das Protokoll-Führer-Ämtli auch in Ihrem Unternehmen eher unbeliebt sein, könnte Ihnen folgende Idee gefallen: Bei uns arbeiten wir oft mit rotierenden Protokoll-Führern. So trifft es jeden nur alle paar Wochen einmal, was für alle Mitarbeitenden verkraftbar sein sollte. Bestenfalls motivieren Sie jedoch eine wortgewandte Person zum Protokoll-Führer-Amt, die das gesprochene Wort gut schriftlich abbilden kann.

Los geht’s.

Sie begrüssen die Teilnehmenden und begeben sich dann sofort auf die Suche nach dem ersten Stern. Im Schnellzug-Tempo besprechen Sie so Stern für Stern. Die Impuls-Teilnehmenden wissen genau, was besprochen wird und konnten sich bereits im Vorfeld Gedanken machen. Anstatt zu informieren, starten Sie sofort mit der Diskussion. Es ist nicht unhöflich, direkt auf den Punkt zu kommen. Tauchen Sie sofort ein. Action gibt es also wirklich nur bei den Sternen. Alles andere wird gekonnt ignoriert bzw. übersprungen.

Verzichten Sie gerade auch bei Punkten, wo Sie bereits Rückmeldungen oder Meinungen im Voraus abgeholt haben, auf das Wiederkäuen der einzelnen Inputs. Alle Teilnehmenden haben die Notizen gelesen und sind bereit mit Ihnen zu diskutieren. Unvorbereitet am Meeting zu erscheinen ist dank Ihrer klaren und überzeugenden Haltung für alle Teilnehmenden ein No-Go.

Bei jedem Stern wird ein Beschluss notiert. Auch Aufgaben werden gleich der entsprechenden Person zugeteilt und mit einem Deadline-Datum vermerkt. So weiss jeder, was er bis wann zu tun hat. Ist die Aufgabe erledigt, kann sie direkt im aktuellen Impuls-Protokoll abgehakt werden.

Ihre Aufgabe als Impuls-Führer ist es die Zeit im Griff zu haben, Diskussionen zu leiten und zielführend zu prägen, die Beschlüsse nochmals zusammenzufassen und den Überblick zu behalten.

Dazu gehört auch, endlose Diskussionen zu unterbrechen und unvorbereitete Themen zurückzuweisen. Zweigen Sie nicht von Ihrem Impuls-Protokoll ab, wenn jemand ein Thema adhoc einbringt. Versuchen Sie die Teilnehmenden aktiv mit einzubeziehen, bei Unklarheiten nachzufragen und eine produktive Stimmung zu verbreiten. Bringen Sie «Drive» in Ihre Meetings. So steht dem Meeting-Erfolg nichts im Weg.

Schritt 4: Nach dem Impuls ist vor dem Impuls

Im Anschluss an den Impuls ist der Protokoll-Führende dafür zuständig, dass eine Protokoll-Kopie abgelegt wird und das Protokoll für den nächsten Impuls-Kreislauf bereit ist. Das heisst, alle «alten» Sterne und nicht mehr relevante Informationen werden entfernt. Die im Voraus vertagten Themen erhalten einen Stern. Jeder Teilnehmende nimmt bestenfalls die ihm zugeteilten Aufgaben auf seiner Pendenzenliste auf.

Bestimmt haben Sie die Vorteile dieser Art von Zusammentreffen erkannt. Spannend ist doch, dass man nicht mehr nur am Meeting selber produktiv ist. Viel mehr nutzt man die Zeit zwischen den Meetings, um die Zusammenarbeit voranzutreiben und schneller zu Ergebnissen zu kommen.

So. Das Impuls-Protokoll ist jetzt bereit für neue Inputs. Diese geniale Art der Zusammenarbeit startet in die neue Runde. Das Spiel startet von vorne. Wenn jemand einen Input für den Impuls hat, ergänzt er diese diskussionsbereit auf dem Impuls-Protokoll und markiert den Absatz mit einem Stern. Die Teilnehmenden bereiten sich 24 Stunden vor dem Treffen auf den Impuls vor und starten den nächsten Impuls pünktlich am Dienstagmorgen, 9.00 Uhr. Und so weiter und so fort.

Stolpersteine bei der Umsetzung des Impuls-Konzepts

Die Einführung des Impuls-Konzepts hat es in sich. Wir sprechen hier nicht von einem Konzept, welches von heute auf morgen umgesetzt werden kann. Mit dem Impuls-Konzept führen Sie eine ganz neue Art der Zusammenarbeit ein und das muss gelernt sein. Die Umsetzung ist nur möglich, wenn mehrere Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen werden.

Sie stehen jedoch nicht alleine da. Holen Sie sich einen externen Begleiter für die Umstellung, der Ihnen die nötigen Schritte konkret auf Sie zugeschnitten aufzeigen kann.

Damit das Konzept funktioniert, muss ein Umdenken stattfinden. Sie erarbeiten Vorschläge oder Ideen nicht mehr bei sich auf Ihrem Desktop, sondern stellen Ihre Inputs von Anfang an auf einer Plattform zur Verfügung. So kann aus Ihrer Idee in kurzer Zeit etwas Grossartiges entstehen.

Wenn Sie sich für diese Konzept entscheiden, sollten Sie sich folgender Stolpersteine bewusst sein:

• Mitarbeitende, die sich nicht gerne schriftlich ausdrücken oder Mühe haben, Ihre Gedanken in Worte zu fassen, werden anfangs zu beissen haben.

• Schriftliche Kommunikation kann schnell falsch verstanden werden. Die Tonlage, die Mimik und Gestik des Absenders fehlen. Mit Smileys oder Emojis können einige Emotionen transportiert werden, aber es ist nicht dasselbe, wie wenn man die Aussage persönlich macht.

• Gerade bei kritischen oder emotionalen Themen ist Vorsicht geboten. Solche Themen auf einer Plattform zu deponieren kann zu Unruhe oder Unsicherheiten bei Mitarbeitenden führen. Hier lohnt es sich, mündlich anstatt schriftlich zu informieren.

• Dieses Konzept funktioniert nur, wenn Sie in Ihrem Unternehmen persönliche Meinungen und Feedback der Mitarbeitenden zulassen. Nur mit Mitarbeitenden, die sich aktiv einbringen und auch einmal etwas kritisieren oder hinterfragen, können Sie diese Art der Zusammenarbeit vorantreiben und als Unternehmen profitieren. «Mitläufer» bringen Ihr Unternehmen langfristig nicht weiter.

• Führungspersönlichkeiten, die gerne improvisieren, werden zu Beginn ebenfalls zusätzlich gefordert sein. Improvisationstalent ist für ein Unternehmen wertvoll – jedoch nicht bei Meetings. Legen Sie Ihre Karten auf den Tisch. Ihre Impuls-Teilnehmenden danken es Ihnen und belohnen Sie mit ehrlichem und konstruktivem Feedback.

Zusammenfassung

Erleben Sie die Magie, wie Ihre Inputs auf der Plattform wachsen und sich Ideen weiterentwickeln. Bewegen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team weg vom «isolierten Meeting-Denken», hin zur «plattformorientierten Zusammenarbeit».

Unser Geheimrezept – Das Impuls-Konzept
Planen Sie für wiederkehrende Treffen «Impulse» anstatt «Meetings» und stellen Sie das «Protokoll» auf einer Plattform zur Verfügung, damit gleichzeitiges Arbeiten am Dokument möglich ist und Sie mit Ihren Arbeitskollegen auch zwischen den Impulsen digital erfolgreich zusammenarbeiten können.

Warum Sie das Impuls-Konzepts einführen sollten
Indem Sie unser Impuls-Konzept anwenden können Sie unter anderem von kürzeren Meeting-Zeiten, einer schnelleren Beschluss-Findung, einer vereinfachten Kommunikation und einer erhöhten Meeting-Qualität profitieren. Zudem können Sie und Ihre Mitarbeitenden Informationen und Inputs sofort und für alle zugänglich auf einer Plattform bereit stellen. Ideen können sich so auch zwischen den Meetings bzw. Impulsen weiterentwickeln.

Must-haves für die Umsetzung des Impuls-Konzepts
Damit das Impuls-Konzept auch in Ihrem Unternehmen funktioniert, müssen einige Voraussetzungen bestehen. Eine offene Unternehmenskultur ist entscheidend. Räumen Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit ein, damit diese sich aktiv auf die Meetings vorbereiten können und ihre Inhalt diskussionsbereit auf die Plattform stellen. Ebenfalls ist es wichtig, dass Sie als Meeting-Leader Ihre Vorbild-Funktion wahrnehmen.

Schritt 1: Greifen Sie nach den Sternen
Da Sie und Ihre Mitarbeitenden die Inputs auf einer Plattform bereitstellen, können Sie mögliche Traktanden oder Informationen jederzeit auf dem Impuls-Protokoll notieren oder bestehende Punkte ergänzen. Alle Meeting-Teilnehmenden markieren ihre diskussionsbereiten Punkte mit einem «Stern». So leiten die Sterne durch den Impuls und sorgen für mehr Übersicht.

Schritt 2: Vorbereitung ist das A und O
Sie definieren klar, bis wann sich jeder Teilnehmende auf den Impuls vorbereitet, z. B. bis 24 Stunden vor dem Impuls. Zur Vorbereitung gehört einerseits die Ergänzung mit Traktanden. Aber auch das Notieren von Meinungen oder Fragen sowie das Lesen von neuen Informationen sind fester Bestandteil der Vorbereitung. Ebenfalls soll jeder Teilnehmende seine offenen Aufgaben im Blick behalten. Sie als Impuls-Leader haben zusätzlich die Aufgabe, Prioritäten zu setzen, falls zu viele «Sterne» für den nächsten Impuls eingeplant sind.

Schritt 3: Impulse – Kurz, knackig und zielführend
Während des Impulses gehen Sie von Stern zu Stern, diskutieren und beschliessen. Der Protokoll-Führer notiert Beschlüsse und Aufgaben direkt im Impuls-Protokoll. Als Impuls-Leader unterbrechen Sie endlose Diskussionen und prägen diese zielführend. Ebenfalls winken Sie ab, wenn unvorbereitete Themen eingebracht werden. Sie sorgen für eine gute und produktive Stimmung innerhalb der Gruppe.

Schnitt 4: Nach dem Impuls ist vor dem Impuls
Der Protokoll-Führer speichert eine Impuls-Kopie ab und bereitet das Protokoll anschliessend für den nächsten «Impuls-Kreislauf» vor. Alle Sterne und überflüssige Informationen werden entfernt. So können Sie und Ihre Mitarbeitenden von Neuem Inputs liefern, Sterne verteilen und Informationen platzieren.

Stolpersteine bei der Umsetzung des Impuls-Konzepts
Das Impuls-Konzept kann nicht von heute auf morgen umgesetzt werden. Es bedingt ein Umdenken in Ihrem Unternehmen. Ein externer Begleiter, zum Beispiel mit Sitz in Cham, kann das Konzept auf Ihr Unternehmen zuschneiden und Ihnen bei der Einführung zur Seite stehen. Bedenken Sie dabei die Stolpersteine des Konzept: Schriftliche Kommunikation liegt nicht jeder Person, Text können falsch verstanden werden und persönliche Meinungen sowie aktives Verhalten der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Konzept-Erfolg.

Jetzt kennen Sie unser Geheimrezept für effiziente Meetings und eine produktivere Zusammenarbeit.

Sie möchten das Konzept in Ihrem Unternehmen einführen oder haben Fragen zu unserem iTrust-Ansatz? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.