Feedbackkultur einführen und etablieren: Unser Erfahrungsbericht

Ich bin einer der glücklichen CEOs, der von seinen Mitarbeitenden Feedback erhält – und zwar nicht nur positives, sondern auch kritisches.

Normalerweise ist es doch eher ein No-Go, dem Chef die eigene Meinung zu geigen. Nicht so bei uns.

Doch das war nicht immer so. Ich möchte Ihnen in diesem Blogbeitrag Einblicke in unseren Weg zur Feedbackkultur ermöglichen:

Wie ich die Feedbackkultur bei iTrust beinahe an die Wand gefahren hätte
Warum ist eine Feedbackkultur wichtig?
3 positive Auswirkungen, die wir dank unserer Feedbackkultur bei iTrust spüren
Feedbackkultur etablieren: Konkrete Massnahmen aus unserer Praxis
Feedbackkultur: Unsere Empfehlungen und häufige Stolpersteine

Bevor wir starten: Ich bin bei der iTrust nicht der Ursprung unserer Feedbackkultur. Mein Geschäftspartner Markus war Initiant dieses Wandels und hat sein Gedankengut ins Unternehmen gebracht. Ich war wohl damals nicht unbedingt die Führungskraft, die eine positive Feedbackkultur befeuert hat. Warum? Ein kleines Beispiel dazu zum Einstieg.

Wie ich die Feedbackkultur bei iTrust beinahe an die Wand gefahren hätte

Vor ein paar Jahren kam eine Mitarbeiterin auf mich zu und fragte mich, ob wir eine «Arena» veranstalten könnten. Bei dieser Art von Event setzen sich alle Mitarbeitenden in einen Raum und sprechen offen und ehrlich darüber, was sie gerade bewegt, was nicht gut läuft und wo sich Frust ansammelt.

Dabei gab es zwei Regeln:

1. Alles, was im Raum gesagt wird, bleibt im Raum und darf später nicht gegeneinander verwendet werden.
2. Niemand darf sich persönlich angegriffen fühlen.

Einige Tage vor jener Arena hatte ich eine unschöne Aktion geliefert. Und prompt wurde dieser Vorfall von praktisch jedem Mitarbeitenden angesprochen. Als dann eine Person ihr Feedback dazu noch etwas schärfer darbot, platzte mir der Kragen.

Ich liess meinen Gefühlen freien Lauf, rechtfertigte und verteidigte mich. Ich wurde sogar etwas lauter und schmetterte das mir entgegengebrachte Feedback nieder. Ein grosser Fehler.

Mein Benehmen war sehr kontraproduktiv für eine funktionierende Feedbackkultur. Mit einer solchen Reaktion, verspielen Sie sich als Führungskraft jedes weitere ehrliche Feedback.

Heute würde ich komplett anders reagieren. Denn gerade in der aktuellen Zeit ist die Feedbackkultur eine wichtige Voraussetzung für alle Unternehmen, die modern arbeiten wollen.

Warum ist eine Feedbackkultur wichtig?

Wer digital erfolgreich arbeiten will und seine Mitarbeitenden dazu bewegen möchte, auf Plattformen zu arbeiten, muss eine Vertrauenskultur schaffen. Denn nur wenn sich alle Menschen im Unternehmen gegenseitig vertrauen, werden auch alle Informationen auf der Plattform landen.

Diese nötige Offenheit und das Vertrauen können Sie mit einer funktionierenden Feedbackkultur fördern.

Doch das sind nicht die einzigen Vorteile einer Feedbackkultur:

3 positive Auswirkungen, die wir dank unserer Feedbackkultur bei iTrust spüren

#1 Höhere Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen

Von unseren Mitarbeitenden verlangen wir, dass sie mitdenken und sich einbringen. Feedback wird also aktiv eingeholt. Eingebrachte Ideen prüfen wir und erfolgsversprechende Änderungen setzen wir um, egal ob sie vom langjährigen Mitarbeiter oder von der Lernenden stammen.

Ich spüre, dass dies die Identifikation der Mitarbeitenden mit iTrust stark beeinflusst. Denn wir wollen gemeinsam etwas bewirken. Dadurch bildet sich ein Gemeinschaftsgefühl, was sich auch in einer erhöhten Eigeninitiative widerspiegelt.

Unsere Mitarbeitenden sind gewillt, die Extra-Meile für Kunden zu gehen oder bei einem IT-Notfall auch mal nachts oder am Wochenende anzutraben. Ich sehe, dass sie sich manchmal persönlich betroffen fühlen, wenn bei iTrust etwas nicht gut gelaufen ist. Andererseits beflügelt es sie, wenn wir ein Projekt so richtig gerockt haben. Sie arbeiten fast so, als wäre es ihr eigenes Unternehmen: Mit viel Herzblut, Leidenschaft und Wille. Das ist echt schön mitanzusehen.

#2 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess des Unternehmens und der Mitarbeitenden

Ich verrate Ihnen ein Geheimnis: In jedem einzelnen iTruster steckt ein kleiner «Prozessoptimierer». 😉

Das hat unser Unternehmen in den letzten Jahren extrem weitergebracht. Denn wenn das Hinterfragen erlaubt ist, entsteht automatisch Raum für Verbesserungen. Dabei passieren sicher auch ab und zu Fehler. Solange man aber daraus lernt, kann dies den Lernprozess des Unternehmens stark ankurbeln.

Ich beobachte das auch bei der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden. Es ist erstaunlich, welche Entwicklung gewisse Leute bei uns durchmachen durften. Von einem eher zurückhaltenden Rohdiamanten zu einer selbstbewussten «Hinterfragerin». Vom zurückhaltenden IT-Spezialisten zum eigeninitiativen Kundenliebling. Durch konkretes Feedback – im Alltag und an den Mitarbeitergesprächen – erhalten Mitarbeitende die Chance, an den eigenen Schwächen zu arbeiten und die Stärken weiter auszuprägen.

#3 Offene und direkte Kommunikation

Eine Feedbackkultur bringt die interne Kommunikation auf ein völlig neues Niveau. Ich würde sogar behaupten, dass eine funktionierende Feedbackkultur die Basis einer offenen und direkten Kommunikation ist. Denn wenn jeder jedem sagen kann, was einen bewegt, stört oder begeistert, können wir Probleme viel schneller aus dem Weg räumen.

Ich sehe das gerade bei neuen Mitarbeitenden, die zu Beginn oft etwas überfordert sind, die eigene Meinung öffentlich zu platzieren, z. B. bei unserer Meeting-Vorbereitung. Wenn wir fragen, warum das so sei, kommt oft die Antwort: «Meine Meinung war bisher gar nie gefragt.»

Doch eine klare und vor allem transparente Kommunikation hat viele Vorteile und ist gerade bei der plattformorientierten Zusammenarbeit das A und O.

Feedbackkultur etablieren: Konkrete Massnahmen aus unserer Praxis

Erst dann, wenn jeder jedem im Unternehmen Feedback gibt, haben Sie es tatsächlich geschafft. Das heisst, Sie müssen alle Mitarbeitenden mit ins Boot holen und klar kommunizieren, dass Feedback nicht nur gewünscht, sondern gefordert wird. Voilà, ein paar Massnahmen, die uns dabei geholfen haben, die Feedbackkultur aktiv in unserem Alltag zu verankern:

Klare Spielregeln setzen

In unserem digitalen Verhaltenscodex haben wir festgelegt, wie wir bei iTrust kommunizieren und zusammenarbeiten wollen. Es ist also klar geregelt, welche Arbeitsweise von iTrustern verlangt wird. Das macht es auch einfacher, jemanden auf eine Ungereimtheit aufmerksam zu machen. Wir haben beispielsweise unser «Sündenquiz» im monatlichen Mitarbeiter-Meeting, bei dem wir auf Fehltritte aufmerksam machen. Nicht, um jemanden an den Pranger zu stellen, sondern vor allem darum, dass alle etwas daraus lernen können.

«Lessons learned» nach Projektabschluss

Nach jedem Projektabschluss halten wir bei einem 30-minütigen Austausch unsere «Lessons learned» fest. Dazu verwenden wir eine OneNote-Vorlage mit den folgenden drei Fragen:

• Was haben wir gut gemacht
• Was könnten wir verbessern
• Was habe ich persönlich gelernt

Diese Lessons learned tragen wir anschliessend weiter ins gesamte Team, damit auch andere iTruster von den Erkenntnissen profitieren können.

Dieselben Lessons learned tragen wir auch im Anschluss an Kundenpräsentationen oder Events zusammen. Indem sich jeder kurz Gedanken macht, was gut war und woran wir noch arbeiten können, bewegen wir uns in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dabei beachten wir einerseits die Gesamtleistung, andererseits aber auch die Einzel-Performance. Und es hat sich schon ein paar Mal gezeigt, dass sich hier die Eigen- und Fremdwahrnehmung stark unterscheiden können.

Feedback-Abschnitt am Ende jedes Impulses

Unsere wiederkehrenden Meetings bezeichnen wir als Impulse. Damit wir sicherstellen können, dass diese regelmässigen Treffen qualitativ hochwertig bleiben, steht bei jedem Impuls-Protokoll am Schluss ein Abschnitt für die Beurteilung der Mehrwerthaltigkeit. Der Impuls-Führer holt von Zeit zu Zeit bei den Teilnehmenden ihre Meinung dazu ab und erhält somit aktiv Feedback zu seiner Impulsgestaltung.

Mehr zu unserem Impuls-Konzept finden Sie in unserem Blogbeitrag «Das Geheimrezept für effiziente Meetings».

Einführungsprogramm: Neue Mitarbeitende ins Boot holen

Bereits in unserem Einführungsprogramm bereiten wir unsere neuen Mitarbeitenden auf unsere Feedbackkultur vor. So gibt es beispielsweise bei den einzelnen Programmpunkten ein Spalte für Verbesserungsvorschläge und Rückmeldungen. So können sie ihre Aussenwahrnehmung einbringen und uns womöglich auf Aspekte hinweisen, die wir aufgrund unserer «Betriebsblindheit» nicht mehr sehen.

Feedbackkultur: Unsere Empfehlungen und häufige Stolpersteine

Sie wollen in Ihrem Unternehmen ebenfalls die Feedbackkultur fördern und nachhaltig etablieren? Dann sollten Sie sich den folgenden Stolpersteinen bewusst sein:

• Mitarbeitende aktiv motivieren: Wenn die eigene Meinung bisher nicht wirklich gefragt war, kann die Einführung einer Feedbackkultur Ihre Mitarbeitenden zu Beginn herausfordern. Denn sich eine eigene Meinung zu bilden und Verbesserungsvorschläge aktiv einzubringen, muss gelernt sein. Anfängliche Hemmungen sind üblich. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden ein Teil der Feedbackkultur zu werden, indem Sie Feedback aktiv einholen und verteilen.
• Feedback über alle Unternehmenspositionen hinweg fördern: Erst wenn sich alle gegenseitig Feedback geben, von der Lernenden bis zum CEO, kann sich die Wirkung so richtig entfalten. Bauen Sie falsche Hemmungen ab und nehmen Sie dabei eine Vorbildfunktion ein.
• Konstruktives Feedback abgeben: Es gibt Feedback und Feedback. Damit Ihre Mitarbeitenden von Ihrem Feedback profitieren können, sollte Ihre Rückmeldung möglichst konstruktiv sein. Am besten beschreiben Sie Ihren Standpunkt anhand einer konkreten Situation und dies möglichst zeitnah. Wählen Sie dazu den richtigen Kontext, z. B. beim persönlichen Gespräch oder per Telefon. Positives Feedback kann auch schriftlich oder via Sprachnachricht verkündet werden.
• Keinen Verteidigungsmodus einnehmen: Machen Sie nicht den Fehler, sich zu verteidigen, wenn Sie negatives Feedback erhalten. Fragen Sie stattdessen nach, was Sie besser hätten machen können. Argumentieren Sie nicht, sondern nutzen Sie den Zaubersatz: «Vielen Dank fürs Feedback.» Punkt.

Feedbackkultur einführen und etablieren: Los geht’s 

Wie Sie sehen, bin ich mittlerweile ein grosser Fan unserer Feedbackkultur. Wir haben dieser Entwicklung von iTrust vieles zu verdanken:

Unsere Mitarbeitenden können sich nicht nur stärker mit iTrust identifizieren. Unser Unternehmen wie auch unsere Leute befinden sich dadurch in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Hinzu kommt, dass wir durch die Feedbackkultur offener und auch direkter miteinander kommunizieren.

Sie wünschen sich das auch für Ihr Unternehmen? Vielleicht lässt sich die eine oder andere Massnahme auch in Ihrem Unternehmen einbauen. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass die Veränderung top-down gelebt werden muss. Sie als Führungskraft müssen als Vorbild vorangehen.

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