Eine moderne IT-Infrastruktur ist das Rückgrat eines erfolgreichen und sicheren Unternehmens. Doch woran erkennst du, dass dein System ein Update benötigt? Hier sind sechs deutliche Hinweise und die passenden Massnahmen, um deine IT fit für die Zukunft zu machen.
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Hinweis #1: Systeme sind langsam und anfällig
Hinweis #2: Arbeiten ist nur im Büro möglich
Hinweis #3: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten nicht möglich
Hinweis #4: Papierbasierte Prozesse dominieren
Hinweis #5: Updates sind nicht mehr möglich
Hinweis #6: Die Skalierbarkeit fehlt
Zusammenfassung
IT-Infrastruktur modernisieren?
Hinweis #1: Systeme sind langsam und anfällig
Deine Programme starten nur mit Geduld, der Zugriff auf Dateien dauert Ewigkeiten und Systemabstürze sind an der Tagesordnung. Sätze wie «Das Programm XY funktioniert schon wieder nicht» gehören zum Alltag.
Warum das problematisch ist: Langsame Systeme bedeuten nicht nur Frust bei den Mitarbeitenden, sondern führen auch zu Produktivitätsverlust und längeren Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Die Ursache sind oft alte Netzwerke, Server oder eine schwache Internetverbindung.
Massnahmen: Entwickle in deinem Unternehmen ein Zielbild, eine Vision deiner neuen IT-Infrastruktur. Mit diesem Ziel vor Augen kannst du dann schrittweise die konkreten Handlungsfelder bearbeiten. Beispiele für mögliche konkrete Umsetzungen: Tausche deine veralteten Server gegen moderne Cloud-Lösungen aus und rüste dein Netzwerk auf, zum Beispiel mit Glasfaser-Internet. Wichtig ist auch eine regelmässige Wartung und das Monitoring, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.
Hinweis #2: Arbeiten ist nur im Büro möglich
Du kannst auf wichtige Dokumente, Software oder das Telefon-System nur im Büro zugreifen – das Arbeiten ausserhalb des Büros ist eingeschränkt oder nahezu unmöglich. Aussagen wie «Ich muss ins Büro fahren, um das zu erledigen» sind ein deutliches Warnsignal.
Warum das problematisch ist: In der heutigen Arbeitswelt ist Flexibilität entscheidend. Eine ausschliesslich bürogebundene IT schränkt die Mobilität der Mitarbeitenden ein und macht das Unternehmen weniger wettbewerbsfähig – gerade bei Fachkräften, die Remote-Arbeit schätzen.
Massnahmen: Um die Arbeit unabhängig vom Büro zu ermöglichen, empfehlen wir cloudbasierte Software wie Microsoft 365 einzuführen, die den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall erlaubt. Zusätzlich sollten Laptops statt stationärer Desktop-PCs bereitgestellt werden, um die Flexibilität der Mitarbeitenden zu erhöhen. Moderne Telefonie-Lösungen wie Microsoft Teams ermöglichen eine nahtlose Kommunikation – sowohl im Büro als auch von unterwegs.
Hinweis #3: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten nicht möglich
Sätze wie «Ah, meine Kollegin ist in unserem Kalkulations-Excel, ich muss sie erst anrufen» zeigen, dass die Zusammenarbeit ineffizient organisiert ist. Häufig werden Dateien lokal gespeichert und es gibt keine zentrale Plattform.
Warum das problematisch ist: Es führt zu Verzögerungen in der Zusammenarbeit und es entstehen Versionskonflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Versionen eines Dokuments arbeiten. Dadurch steigt die Fehleranfälligkeit erheblich, da niemand den vollständigen Überblick über den aktuellen Stand der Dokumente behält.
Massnahmen: Nutze moderne Kollaborationsplattformen wie Microsoft SharePoint oder OneDrive. Sie ermöglichen in deinem Unternehmen eine effiziente Zusammenarbeit, indem sie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit unterstützen. Durch die integrierte Versionskontrolle wird sichergestellt, dass keine Daten verloren gehen und Änderungen stets nachvollziehbar bleiben. Zudem bieten diese Plattformen eine zentrale Speicherung, die den Zugriff auf Dokumente und Dateien von überall aus erlaubt, was die Flexibilität und Produktivität erheblich steigert.
Hinweis #4: Papierbasierte Prozesse dominieren
«Mist, ich habe mein Mäppli im Büro vergessen, ich kann dir leider nicht helfen.» Solche Aussagen sind typisch für Unternehmen, die noch stark auf Papier setzen.
Warum das problematisch ist: Papierbasierte Prozesse sind ineffizient, zeitaufwendig und fehleranfällig. Zudem sind Dokumente, die im Büro liegen, für Remote-Mitarbeitende nicht zugänglich.
Massnahmen: Um die Prozesse in deinem Unternehmen zu digitalisieren, kannst du Tools wie Microsoft Power Automate einsetzen, um repetitive Aufgaben effizient zu automatisieren. Alle wichtigen Dokumente können in einer Cloud-Lösung wie Microsoft OneDrive oder SharePoint abgelegt werden, wodurch sie jederzeit und von überall aus zugänglich sind. Ergänzend dazu lassen sich Workflows erstellen, die den Zugriff auf Daten und die Bearbeitung klar strukturieren, um eine nahtlose und organisierte Zusammenarbeit sicherzustellen.
Hinweis #5: Updates sind nicht mehr möglich
Dein IT-Anbieter oder Software-Lieferant sagt dir: «Die neueste Version von XY ist nicht kompatibel mit deinem System.» Updates scheitern, weil die Infrastruktur nicht mehr mithalten kann.
Warum das problematisch ist: Es entstehen Sicherheitslücken, wenn alte Software nicht mehr aktualisiert wird – dadurch bietet dein Unternehmen eine grössere Angriffsfläche für Cyberangriffe. Gleichzeitig kannst du neue Funktionen nicht nutzen, was die Produktivität einschränkt und die Effizienz mindert. Zudem wird die Kompatibilität mit anderen Systemen zunehmend schwieriger, was die Integration moderner Lösungen erschwert.
Massnahmen: Um deine IT-Infrastruktur auf den neuesten Stand zu bringen, solltest du zunächst analysieren, welche Systeme und Anwendungen erneuert werden müssen. Anschliessend ist es wichtig, in moderne Hardware und Software zu investieren, um so eine zukunftssichere Basis für dein Unternehmen zu schaffen.
Hinweis #6: Die Skalierbarkeit fehlt
Dein Unternehmen wächst, ein neuer Standort soll eröffnet werden und neue Mitarbeitende starten – aber deine IT-Infrastruktur macht den Prozess kompliziert und teuer.
Warum das problematisch ist: Unflexible Systeme verhindern eine schnelle Expansion. Neue Mitarbeitende oder Standorte müssen aufwendig eingebunden werden, was Kosten verursacht und viel Zeit braucht.
Massnahmen: Um dein Unternehmen flexibel und zukunftssicher zu gestalten, solltest du auf skalierbare Technologien setzen. Cloud-Lösungen wie Microsoft Azure ermöglichen es, bei Bedarf zusätzliche Kapazitäten bereitzustellen, ohne dass eine umfangreiche Infrastruktur vor Ort erforderlich ist. Ergänzend dazu können SaaS-Modelle (Software as a Service) implementiert werden, die sich ohne grossen Aufwand erweitern lassen. Durch die Standardisierung von IT-Prozessen wird zudem die Einführung neuer Standorte beschleunigt, was Wachstum und Expansion erleichtert.
Thema | Zusammenfassung
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Eine veraltete IT-Infrastruktur kostet dich nicht nur Zeit und Geld, sondern gefährdet auch deine Wettbewerbsfähigkeit. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Massnahmen kannst du deine Systeme modernisieren und fit für die Zukunft machen. Investiere jetzt in eine flexible, skalierbare IT – und profitiere langfristig von mehr Effizienz und Produktivität.
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Patrick Müller
Owner & Chairman
