Die IT-Infrastruktur eines Unternehmens ist heute wichtiger denn je – sie bildet das Rückgrat für nahezu alle Geschäftsprozesse. Viele KMU stehen daher vor der Frage: Sollten wir unsere IT intern aufbauen oder setzen wir auf IT-Outsourcing? Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile – die Entscheidung hängt stark von den individuellen Bedürfnissen ab. Und: Es gibt ja auch noch den Mittelweg.
In diesem Beitrag erfährst du, welche Faktoren für deine Wahl entscheidend sind, welche Strategien dir zur Verfügung stehen und wie du mit fünf Praxistipps die richtige Lösung findest sowie umsetzt.
IT-Herausforderungen in KMU: Warum Outsourcing zur echten Alternative wird
In vielen KMU sehen wir immer wieder dasselbe Bild: Eine einzelne Person, die «irgendwie alles» abdecken soll – von der Serverwartung über den First-Level-Support bis hin zur Cybersecurity. Die Realität? Die Zeiten von früher sind vorbei, als eine einzige Person all diese Herausforderungen meistern konnte.
IT ist heute ein breites Feld, das Spezialistenwissen in vielen Bereichen verlangt. Kein Wunder, dass sich immer mehr Unternehmen die Frage stellen: Sollten wir diese Verantwortung nicht besser in die Hände eines Partners geben?
Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Interne Ressourcen: Verfügst du über ein IT-Team mit breitem Know-how?
- Budget: Kannst du es dir leisten, Spezialisten für alle relevanten Bereiche einzustellen?
- Risiko-Management: Wie gehst du mit Ausfällen, Sicherheitslücken oder einem erhöhten Supportbedarf um?
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Mehr InformationenIT-Outsourcing, Hybrid-Modell oder Inhouse-Lösung – drei Strategien
Komplettes IT-Outsourcing
In diesem Modell bleibt die gesamte IT bei einem (oder mehreren) externen Partner. Intern hältst du lediglich eine Steuerungsfunktion, die den Partner koordiniert und sicherstellt, dass alles reibungslos läuft.
Wann ist dieses Modell sinnvoll?
- Dein Unternehmen hat keine Kapazitäten oder Ressourcen, um eine eigene IT-Abteilung aufzubauen.
- Dein Unternehmen benötigt eine hochspezialisierte IT-Lösung, bei der du auf Know-how und Erfahrung des Partners angewiesen bist.
Die Vorteile
- Fokus auf das Wesentliche: Dein Unternehmen kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
- Expertise: Dein Partner bringt das notwendige Fachwissen und die Infrastruktur mit.
Die Risiken
- Weniger Flexibilität: Änderungen oder schnelle Anpassungen in der IT können länger dauern, da du dich an die Prozesse und Verfügbarkeiten des Partners halten musst.
- Verlust an internem Wissen: Ohne interne IT-Fachleute verlierst du das technische Verständnis im Unternehmen, was langfristig zu Nachteilen führen kann.
Tipp: Achte darauf, dass der Partner nicht nur technisch fit ist, sondern auch deine Branche versteht
Hybrid-Modell
Bei diesem Modell hält dein Unternehmen intern eine kleine IT-Abteilung, die für den First-Level-Support zuständig ist und eine Steuerungsfunktion inne hat. Alle komplexeren Aufgaben – etwa Projektplanung und -umsetzung, Security oder Second-Level-Support – werden an einen externen Partner ausgelagert.
Wann ist dieses Modell sinnvoll?
- Dein Unternehmen möchte intern gewisse Kompetenzen haben, etwa für den direkten Draht zu den Mitarbeitenden.
- Es gibt bereits IT-Mitarbeitende oder Mitarbeitende mit IT-Affinität (oft in Kombination mit anderen Aufgaben) in deinem Unternehmen, die aber nicht alles abdecken können.
Die Vorteile
- Agilität: Dein Unternehmen kann schnell auf einfache Probleme reagieren.
- Unterstützung schnell zur Hand: Dein IT-Partner steht für komplexere Themen bereit, ohne dass du dafür eine teure Vollzeitstelle schaffen musst.
Die Risiken
- Schnittstellenprobleme: Wenn nicht klar geregelt ist, wer für welche Aufgaben zuständig ist, können Missverständnisse entstehen, die die Effizienz mindern.
- Know-how-Lücken: Wenn sich dein interner IT-Mitarbeitender auf einfache Support-Aufgaben beschränkt, können ihm langfristig die Fähigkeiten fehlen, grössere Projekte oder Probleme zu beurteilen.
Wichtig: Klare Abgrenzungen zwischen internen und externen Aufgaben sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
Inhouse-Lösung
Das vollständige Inhouse-Modell bedeutet, dass du eine eigene IT-Abteilung mit Spezialisten für alle relevanten Bereiche aufbaust.
Wann ist dieses Modell sinnvoll?
- Dein Unternehmen ist ein grosses KMU mit entsprechendem Budget und langfristiger Strategie.
Die Vorteile:
- Kontrolle: Dein Unternehmen hat die volle Kontrolle über die IT.
- Nähe und Identifikation: Die eigene IT-Abteilung ist nahe dran und identifiziert sich stark mit dem Unternehmen.
- Direkt und serviceorientiert: Diese Lösung ermöglicht einen direkteren Zugriff auf die IT und oft ein höheres Servicelevel.
Die Risiken:
- Hoher Kostenaufwand: Dein Unternehmen benötigt mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen Spezialgebieten.
- Schwierige Skalierung: IT-Wissen veraltet schnell – dein Unternehmen sollte laufend in Weiterbildung investieren.
Beispiel aus der Praxis: Einige KMU versuchen, so viel wie möglich intern zu lösen, stossen aber schnell an ihre Grenzen. Der Worst Case? Alles bricht zusammen, weil die internen Ressourcen nicht mehr ausreichen.
Das YouTube-Video zum Thema
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Mehr InformationenIT outsourcen oder nicht? 5 Praxistipps, die deine Entscheidung erleichtern
Mit diesen Praxistipps kannst du die für dein KMU passende Lösung finden und schrittweise umsetzen:
Tipp #1: Analysiere deine Ausgangslage objektiv
Bevor du dich für ein Modell entscheidest, solltest du deine aktuelle IT-Situation realistisch einschätzen. Leitfragen könnten sein:
- Gibt es Mitarbeitende mit IT-Know-how oder fängst du bei Null an?
- Welche IT-Bereiche deckst du aktuell ab?
- Wo gibt es Lücken, die du jetzt oder in Zukunft schliessen musst?
Wichtig: Antizipiere, wie sich deine IT-Anforderungen in den nächsten Jahren entwickeln werden – etwa durch Wachstum, Digitalisierung oder neue Sicherheitsanforderungen.
Tipp #2: Entscheide dich für ein Modell – und kommuniziere es klar
Sobald du deine Ausgangslage und Bedürfnisse kennst, wähle das passende IT-Modell: Vollständiges Outsourcing, ein Hybrid-Ansatz oder die Inhouse-Lösung. Wichtig ist, dass du diese Entscheidung klar kommunizierst. Das heisst:
- Sorge dafür, dass alle Führungskräfte und Mitarbeitenden wissen, welches Modell verfolgt wird und was es für das Unternehmen bedeutet.
- Schaffe Verständnis dafür, warum das gewählte Modell langfristig das Beste für dein Unternehmen ist.
Tipp #3: Nähere dich deinem Zielmodell Schritt für Schritt an
Ein IT-Modell muss nicht über Nacht eingeführt werden. Gerade KMU profitieren davon, sich dem Zielmodell schrittweise anzunähern. Das heisst:
- Beginne mit kleineren Projekten, bevor du grössere IT-Bereiche übernimmst oder auslagerst.
- Plane den Übergang sorgfältig – ein «Big Bang» ist oft weder nötig noch empfehlenswert. Setze stattdessen auf Evolution statt Revolution.
Tipp #4: Definiere klare Ziele
Was willst du mit deiner IT erreichen? Setze dir klare Ziele. Leitfragen könnten sein:
- Möchtest du deine IT langfristig intern aufbauen und unabhängig sein?
- Brauchst du eine schnelle, zuverlässige Lösung, die dir sofort hilft?
Tipp #5: Fange klein an
Gerade das Hybrid-Modell bietet sich an, um erste Erfahrungen mit einem IT-Partner zu sammeln. Das heisst:
- First-Level-Support intern halten und komplexere Aufgaben auslagern.
- Kleine IT-Projekte testen, bevor du grössere Teile an den Partner überträgst.
- Flexibel und bedarfsgerecht entscheiden, wie viel Verantwortung du intern und extern verteilen möchtest.
Fazit: Die richtige Lösung ist sehr individuell
Die Entscheidung zwischen Outsourcing, einem Hybrid-Modell oder Inhouse-IT ist selten einfach – und genau deshalb sollte sie gut durchdacht sein. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass es keine Standardlösung gibt. Jede IT-Strategie muss individuell an die Anforderungen, Ressourcen und Ziele eines Unternehmens angepasst werden.
Wir haben bereits viele Unternehmen bei der Wahl des richtigen Modells begleitet. Dabei zeigt sich immer wieder, wie wichtig es ist, die Ausgangssituation kritisch zu hinterfragen:
- Sind die aktuellen Ressourcen und Strukturen wirklich ausreichend, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden?
- Gibt es blinde Flecken, die von innen nicht erkannt werden?
Es lohnt sich, die eigene IT-Strategie von einem externen Partner challengen zu lassen. Ein aussenstehender Experte bringt frische Perspektiven, hinterfragt eingefahrene Denkmuster und hilft dir dabei, die für dein KMU optimale Lösung zu finden.
Am Ende zählt, dass deine IT so aufgestellt ist, dass sie nicht nur heute, sondern auch in Zukunft reibungslos funktioniert – und dabei dein Unternehmen stärkt, statt es zu bremsen. Zögere nicht, Unterstützung in Anspruch zu nehmen, um diese wichtige Entscheidung auf einer fundierten Basis zu treffen.
Gemeinsam finden wir die richtige Strategie
Du willst in deinem Unternehmen die IT-Strategie überdenken? Wir unterstützen dich gerne auf dem Weg zu einer effizienten und modernen IT-Umgebung sowie beim Coaching der Mitarbeitenden. Melde dich bei uns via Kontaktformular für einen ersten unverbindlichen Austausch.
Patrick Müller
Owner & Chairman
