Mail-Flut bewältigen: 6 Tipps für einen leeren Outlook-Posteingang

Jeder spricht über Microsoft Teams und die Revolution der Kommunikation. Dennoch ist und bleibt das Thema «Mail-Flut bewältigen» ein wichtiger Aspekt im Arbeitsalltag. Ohne Mails kommen wir heute (noch) nicht aus. In den meisten Unternehmen ist die elektronische Post nach wie vor das Kommunikationsmittel Nummer 1.

Wusstest du, dass ein:e Mitarbeiter:in pro Stunde durchschnittlich 36 Mal die Mails checkt und es danach eine Weile dauert, bis man wieder konzentriert und fokussiert weiterarbeiten kann (PPM Express, 2023)? Beeindruckend, wie viel produktive Zeit (und Geld) durch diese «kleine» Unterbrechung flöten geht.

Bei iTrust haben wir einen simplen Ansatz entwickelt, der diesem Problem Abhilfe schafft. In diesem Blogbeitrag teilen wir 6 effektive Tipps, wie du die Mail-Flut bewältigen und dich über einen leeren Outlook-Posteingang freuen kannst.

Inhaltsverzeichnis

#1 Mails in regelmässigen Zeitblöcken verarbeiten
#2 Mails kategorisieren und einmalig verarbeiten
#3 Mails mit Links statt Anhängen versenden
#4 Mail-Ping-Pong durch richtige Kanalwahl vermeiden
#5 Mit Mail-Feedback Sicherheit schaffen
#6 Mit Microsoft Copilot deinen Outlook-Posteingang leichter managen
Mail-Flut bewältigen: Diese 6 Tipps helfen dir dabei

#1 Mails in regelmässigen Zeitblöcken verarbeiten

Aktuelle Studien zeigen, dass Mitarbeitende im Jahr 2024 durchschnittlich 127 geschäftliche Mails pro Tag erhalten (WP Dev Shed, 2024). Eine beachtliche Mail-Flut, die ohne clevere Verarbeitungsstrategie wohl kaum einen leeren Outlook-Posteingang zulässt.

Bei iTrust sind die Posteingänge regelmässig leer. Und das nicht, weil wir besonders gerne auf den «Delete-Button» drücken. Nein, wir halten uns ganz einfach an folgende Regeln:

• Notifikationen ausschalten: Bling! Oh, eine neue Mail – und schon ist die Konzentration dahin. Um diese ständigen Ablenkungen zu vermeiden, haben wir die Benachrichtigungen in Outlook deaktiviert und den Posteingang mehrheitlich geschlossen. Das erfordert jedoch einen gezielten Umgang mit Mails. Stichwort: Stapelverarbeitung.
• Mails stapelweise verarbeiten: Alle Mails werden in regelmässigen Zeitblöcken bearbeitet. Beispielsweise dreimal pro Tag – morgens, mittags und abends. Nutze dabei die Funktion «Fokuszeit» (via Viva Insights), um diese ungestörten Zeitfenster direkt in deinem Kalender einzuplanen. Während dieser Zeit liegt der Fokus voll und ganz auf den Nachrichten im Posteingang. Das funktioniert jedoch nur, wenn im Unternehmen klare Reaktionszeiten für Mails definiert sind.
• Reaktionszeiten einhalten: Bei uns sind Mails nie dringend (vgl. Tipp #4). Unsere Reaktionszeit haben wir im digitalen Verhaltenskodex auf 24 Stunden festgelegt. Für dringende Anliegen nutzen wir die Chat-Funktion von Microsoft Teams oder rufen an. Eine einfache Abmachung mit grosser Wirkung: Mitarbeiter:innen lassen sich nicht mehr von Mails ablenken und können konzentriert ihrer Arbeit nachgehen. Die Mail-Flut zu bewältigen wird so zum Kinderspiel.

Ein wichtiger Hinweis: Falls du bereits mit Microsoft Teams arbeitest, solltest du bedenken, dass du jetzt zwei Posteingänge hast. Am besten nutzt du den Mailblocker auch gleich für deinen Teams-Feed.

Schalte die Mail-Notifikationen aus und bearbeite deine Mails bewusst während fixen Zeitblöcken. Du arbeitest mit Microsoft Teams? Nutze die Mailblöcke auch, um den Microsoft-Teams-Feed abzuarbeiten.

#2 Mails kategorisieren und einmalig verarbeiten

Kennst du das OneTouch-Prinzip? Jede Mail wird während dem Zeitblock einmal angeschaut und direkt verarbeitet. Wir unterscheiden dabei zwischen drei Mail-Kategorien:

Kleine Aufgabe: Sie nehmen weniger als fünf Minuten in Anspruch und werden sofort bearbeitet. Danach wird das Mail entweder gelöscht oder an einem passenden Ort (Mail-Ordner, CRM etc.) abgelegt.

Beispiel: Markus schickt mir eine Terminanfrage für eine Besprechung. Sofort zusagen, absagen oder bei Bedarf Alternativtermin vorschlagen – erledigt.

Grosse Aufgabe: Sie nehmen mehr als fünf Minuten in Anspruch. Die Aufgabe wird daher im Kalender eingeplant. Am besten mit einem «Quickstep», sodass die Mail direkt im Anhang des Termins erscheint und aus dem Posteingang gelöscht wird. Oder: Du verwandelst die Mail direkt in Outlook in eine Aufgabe mit Fälligkeitstermin. So behältst du wichtige To-Dos im Blick und kannst effizienter arbeiten.

Beispiel*: Unser Video-Spezialist Fabio wünscht sich eine Rückmeldung zu seinem YouTube-Konzept. Ich plane mir die Aufgabe via Quickstep im Kalender ein und melde ihm zurück, wann er mit meiner Rückmeldung rechnen kann.

Apropos: Du möchtest dein Aufgabenmanagement auf’s nächste Level bringen? In unserem Blogbeitrag Microsoft To Do und Planner: Tipps für dein Aufgabenmanagement liefern wir dir knackige Empfehlungen und einfache Hacks für den effizienten Einsatz der beiden Tools.

Information: Mails, die rein informativ sind, werden gelesen und danach gelöscht oder abgelegt.

Beispiel*: Unser Geschäftsführer Markus informiert darüber, dass die ausgeschriebene ICT-Engineer-Stelle besetzt werden konnte. Du nimmst das zur Kenntnis – erledigt.

*Diese Beispiele stammen aus der Zeit vor der Microsoft-Teams-Einführung. Heute kommunizieren wir in diesen Fällen direkt via Microsoft Teams und nutzen dabei Beiträge. Du willst mehr darüber wissen? Hier geht’s zum Blogbeitrag: Microsoft-Teams-Beiträge nutzen wie ein Profi – so geht’s

Outlook-Posteingang: Wie viele Unterordner braucht es?

Unser Tipp, damit du den Überblick in deinem Outlook-Posteingang behältst: Erstelle maximal so viele Unterordner, dass du nie Schwierigkeiten hast, dich zwischen zweien als Ablageort zu entscheiden. Wir empfehlen maximal fünf Unterordner. Im Video erfährst du, welche das sein könnten:

Automatische Sortierung mit Regeln einrichten

Nutze Regeln in Outlook, um eingehende Mails automatisch nach bestimmten Kriterien zu sortieren und in entsprechende Ordner zu verschieben. Dies hilft, deinen Posteingang übersichtlich zu halten und dich auf die wirklich wichtigen Nachrichten zu konzentrieren. Hier sind einige Beispiele, wie du solche Regeln einrichten kannst:

• Sortierung nach Absender: Lege eine Regel fest, die alle Mails von einem bestimmten Absender, z. B. deinem Vorgesetzten oder einem wichtigen Kunden, automatisch in einen bestimmten Ordner verschiebt.
• Sortierung nach Priorität: Mails, die als «hohe Priorität» markiert sind, können automatisch in einen Ordner für dringende Nachrichten verschoben werden.
• Sortierung nach Bezeichnung/Betreff: Lege eine Regel fest, die alle Mails mit bestimmten Worten im Betreff (z. B. einem Projektnamen) automatisch in einen bestimmten Ordner verschiebt.

Microsoft-Teams-Feed organisieren

Bei iTrust haben wir die interne Kommunikation auf Microsoft Teams umgestellt. Dadurch konnten wir unsere Mail-Flut stark reduzieren. Informationen und interne Aufgaben werden bei uns nicht mehr via Mail verschickt, sondern im Microsoft-Teams-Feed platziert. In Teams kannst du mit dem OneTouch-Prinzip ebenfalls für Ordnung sorgen.

By the way: Du möchtest betreffend Microsoft Teams immer auf dem neusten Stand bleiben? Dann schau doch mal in unsere monatlichen Microsoft-Teams-Updates rein.

Mails an Microsoft Teams weiterleiten

In deinem Unternehmen ist Microsoft Teams bereits im Einsatz? Super, dann kannst du Mails ganz einfach direkt dorthin weiterleiten. So geht’s:

• Klicke beim Channel im gewünschten Team auf die drei Punkte und wähle «Mail-Adresse abrufen».
• Leite die Mail an diese Mail-Adresse weiter und die Nachricht erscheint wenig später als Teams-Beitrag im entsprechenden Channel.
• Am besten notifizierst du dann noch den Absender, damit dieser die Nachricht das nächste Mal direkt via Microsoft Teams zugänglich macht.

Dir ist noch nicht ganz klar, in welcher Situation du Outlook und wann du besser Teams einsetzen solltest? We got you! In unserem Blogbeitrag Teams und Outlook: So holst du das Beste aus beiden Tools heraus schaffen wir Klarheit.

Kategorisiere deine Mails. Wende dabei das OneTouch-Prinzip an: Jede Nachricht wird nur einmal angeschaut und je nach Kategorie direkt verarbeitet, eingeplant oder abgelegt. Das funktioniert übrigens auch für den Microsoft-Teams-Feed.

#3 Mails mit Links statt Anhängen versenden

Unsere Erfahrung zeigt: Je weniger Anhänge wir versenden, desto kleiner ist die Mail-Flut.

Statt Anhänge versenden wir Links zu Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien oder OneNote-Seiten. Warum? Wir legen Inhalte an einem zentralen Ort (z. B. SharePoint) ab. So können mehrere Personen darauf zugreifen und wenn nötig gleichzeitig daran arbeiten. Ausserdem ist dadurch jederzeit die aktuellste Version der Informationen abrufbar – ohne zusätzliche Mail-Flut.

Übrigens, eine moderne Datenablage sowie plattformorientiertes Arbeiten haben viele Vorteile. Mehr dazu findest du in unserem Blogbeitrag: Was ist SharePoint? Moderne Datenablage mit Superkräften

Verzichte auf Mail-Anhänge und vermeide Nachrichten mit Mail-Ping-Pong-Potenzial. Integriere stattdessen Links, um die Empfänger:innen auf eine zentrale Plattform zu leiten, auf welcher die Inhalte teamverfügbar sind.

#4 Mail-Ping-Pong durch richtige Kanalwahl vermeiden

RE: AW: AW: AW: AW: Kommt dir diese Buchstabenabfolge bekannt vor? Wir nennen das Mail-Ping-Pong. Sport ist gut, wir bevorzugen aber andere Sportarten und nutzen die Zeit lieber, um produktiv zu sein.

Mail-Inhalte entscheiden darüber, wie gross das Mail-Ping-Pong-Potenzial ist. Alles, was inhaltlich wichtigen Gehalt hat und in Diskussionen münden kann, gilt es zu vermeiden. Denn genau dadurch entstehen schnell zahlreiche Mails, die hin und her geschickt werden. Idealerweise platzierst du solche Inhalte direkt auf einer zentralen Plattform oder greifst bei einer 1:1-Diskussion zum Headset. Sind mehrere Personen involviert, lohnt es sich, den Inhalt diskussionsbereit vorzubereiten und eine Besprechung einzuläuten.

Überlege dir also in jedem Fall: Muss es tatsächlich eine Mail sein?

Wir bei iTrust haben folgende Reaktionszeiten für unsere Kanäle definiert:

• Sofortige Reaktion: Wenn wir sofort eine Antwort benötigen, rufen wir die Person an oder suchen das persönliche Gespräch. Wichtig: Frage dich vorher immer, ob dein Anliegen tatsächlich dringend genug ist, um die andere Person bei ihrer Arbeit zu unterbrechen.
• Reaktion innert 4 Stunden: Wenn uns eine Antwort innerhalb der nächsten vier Stunden ausreicht, nutzen wir die Chat-Funktion von Microsoft Teams. Wegen der erhöhten Dringlichkeit lassen wir hier die Notifikationen eingeschaltet.
• Reaktion innert 24 Stunden: Wenn das Anliegen nicht so drängt und uns eine Antwort innerhalb der nächsten 24 Stunden reicht, schreiben wir eine Mail – oder sogar noch lieber einen Teams-Beitrag.

Vermeide Mail-Ping-Pong in deinem Unternehmen. Definiert Reaktionszeiten für eure Informationskanäle und nutzt je nach Dringlichkeit den passenden Kanal.

Durch die optimale Kanalwahl kannst du Mail-Ping-Pong ganz leicht vermeiden. Aber was ist eigentlich genau der Unterschied zwischen Mail und Microsoft Teams?

#5 Mit Mail-Feedback Sicherheit schaffen

Mit diesem einfachen Trick steigerst du deine Professionalität. Schaffe Sicherheit beim Mail-Absender, indem du ihm eine Rückmeldung innerhalb der definierten Reaktionszeit schickst. Vor allem, wenn die Mail eine grosse Aufgabe enthält. Kommuniziere klar und unmissverständlich, bis wann dein Gegenüber mit deiner ausführlichen Antwort rechnen darf.

Bist du der Absender? In dieser Rolle kannst du auch punkten:

Achte als Absender darauf, dass du …

• die Aufgabe klar formulierst,
• direkt eine verantwortliche Person adressierst und
• eine genaue Deadline setzt.

Ein erneutes Nachfassen erübrigt sich. Du eliminierst also zusätzliche, oft unnötige Nachfrage-Mails. Mit deiner Rückmeldung schaffst du beim Gegenüber Sicherheit und signalisierst Professionalität.

Antworte dem Absender einer Mail immer innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit. So weiss dieser, bis wann er mit der Erledigung der Aufgabe bzw. einer umfangreicheren Antwort rechnen darf.

#6 Mit Microsoft Copilot deinen Outlook-Posteingang leichter managen

Wer hat eigentlich gesagt, dass du die Mail-Flut in deinem Outlook-Posteingang immer alleine bewältigen musst? Mit Microsoft Copilot holst du dir einen smarten Assistenten an deine Seite, der dir hilft, Mails effizient zu verwalten. So kann Copilot dich unterstützen:

• Automatisierte Mail-Antworten
  Stell dir vor, du hast einen persönlichen Assistenten, der Antworten erstellt, die genauso klingen wie du. Gib einfach eine kurze Eingabeaufforderung ein und schon liefert dir Copilot einen massgeschneiderten Entwurf, den du anpassen und sofort versenden kannst. Das spart dir wertvolle Zeit und hilft dir, schneller zu einem leeren Posteingang zu kommen.
• Zusammenfassungen von Mail-Threads
  Ja, wir wollen Mail-Ping-Pong möglichst vermeiden (vgl. Tipp #4). Kommt es trotzdem mal vor, steht Copilot bereit: Er fasst die wichtigsten Informationen und Aufgaben aus langen Mail-Konversationen übersichtlich zusammen. So bekommst du schnell den Überblick und weisst, wer was geschrieben hat.
• Coaching für bessere Kommunikation
  Bist du unsicher, ob dein Ton in der Mail passt? Copilot coacht dich und gibt dir Empfehlungen, wie du deine Nachricht klarer und effektiver formulieren kannst. Das reduziert (hoffentlich) erneutes Nachfragen vom Empfänger. Cool, wieder eine Mail weniger im Posteingang!

Es lohnt sich definitiv, das mal auszuprobieren. Willst du wissen, was Microsoft Copilot sonst noch zu bieten hat? In unserem Blogbeitrag Microsoft Copilot: Das musst du über den KI-Assistenten wissen bringen wir alle wichtigen Fakten auf den Tisch.

Mit Microsoft Copilot kannst du die Mail-Flut in deinem Outlook-Posteingang effizient bewältigen. Lasse dir von der KI automatisierte Antworten erstellen, lange Mail-Threads übersichtlich zusammenfassen und deine Kommunikationsfähigkeiten verbessern.

Mail-Flut bewältigen: Diese 6 Tipps helfen dir dabei

#1 Mails in regelmässigen Zeitblöcken verarbeiten
Schalte die Mail-Notifikationen aus und bearbeite deine Mails bewusst während fixen Zeitblöcken. Du arbeitest mit Microsoft Teams? Nutze die Mailblöcke auch, um den Microsoft-Teams-Feed abzuarbeiten.

#2 Mails kategorisieren und einmalig verarbeiten
Kategorisiere deine Mails. Wende dabei das OneTouch-Prinzip an: Jede Nachricht wird nur einmal angeschaut und je nach Kategorie direkt verarbeitet, eingeplant oder abgelegt. Das funktioniert übrigens auch für den Microsoft-Teams-Feed.

#3 Mails mit Links statt Anhängen versenden
Verzichte auf Mail-Anhänge und vermeide Nachrichten mit Mail-Ping-Pong-Potenzial. Integriere stattdessen Links, um die Empfänger:innen auf eine zentrale Plattform zu leiten, auf welcher die Inhalte teamverfügbar sind.

#4 Mail-Ping-Pong durch richtige Kanalwahl vermeiden
Vermeide Mail-Ping-Pong in deinem Unternehmen. Definiert Reaktionszeiten für eure Informationskanäle und nutzt je nach Dringlichkeit den passenden Kanal.

#5 Mit Mail-Feedback Sicherheit schaffen
Antworte dem Absender einer Mail immer innerhalb der vereinbarten Reaktionszeit. So weiss dieser, bis wann er mit der Erledigung der Aufgabe bzw. einer umfangreicheren Antwort rechnen darf.

#6 Mit Microsoft Copilot deinen Outlook-Posteingang leichter managen
Mit Microsoft Copilot kannst du die Mail-Flut in deinem Outlook-Posteingang effizient bewältigen. Lasse dir von der KI automatisierte Antworten erstellen, lange Mail-Threads übersichtlich zusammenfassen und deine Kommunikationsfähigkeiten verbessern.

Good to know: Du kannst deine Mails auch unterwegs mit der Outlook Mobile App verwalten, die viele der oben genannten Funktionen unterstützt und dir zusätzliche Flexibilität bietet.

Dein Partner im Kampf gegen die Mail-Flut

Wie sieht dein Outlook-Posteingang aus? Randvoll oder organisiert? Falls du von der Mail-Flut erfasst wurdest, werfen wir dir gerne den Rettungsring zu. Unsere Experten stehen dir gerne zur Verfügung, um gemeinsam die Mail-Flut zu bewältigen – kontaktiere uns.