Effiziente Meetings: 6 Schritte für produktive Besprechungen

Effiziente Meetings sind das Fundament erfolgreicher Zusammenarbeit – aber sie brauchen mehr als eine Agenda.

In diesem Beitrag erfährst du sechs wirkungsvolle Methoden, um Besprechungen zielgerichtet und ergebnisorientiert zu gestalten. Du lernst, wie das Impuls-Protokoll dir hilft, auf den Punkt zu kommen und unnötige Diskussionen zu vermeiden. Wie du klare Verantwortlichkeiten schaffst und durch gezielte Vorbereitung schneller zu Entscheidungen kommst. Nutze Microsoft Planner, um Aufgaben einfach zuzuweisen, Fortschritte transparent zu halten und wichtige To-Dos nach dem Meeting nicht zu vergessen.

Diese Strategien helfen dir, den Fokus zu behalten, die Effizienz zu steigern und eine Meeting-Kultur zu etablieren, die Zeit spart und Mehrwert schafft – für dich und dein Team. Lass dich inspirieren und tauche in unsere sechs praxiserprobten Schritte ein.

Inhaltsverzeichnis:

Schritt #1 für effiziente Meetings: Abzweigungen vermeiden
Schritt #2 für effiziente Meetings: auf Wiederkäuen verzichten
Schritt #3 für effiziente Meetings: Schnellzuggefühl erwecken
Schritt #4 für effiziente Meetings: Meinungen im Voraus abholen
Schritt #5 für effiziente Meetings: Zusammenarbeit zwischen Meetings fördern
Schritt #6 für effiziente Meetings: Task-Management integrieren
Zusammenfassung | 6 Schritte für effiziente Meetings
iTrust als Sparringspartner für effiziente Meetings

Schritt #1 für effiziente Meetings: Abzweigungen vermeiden

Stell dir vor, es ist Dienstagmorgen und du leitest das wöchentliche GL-Meeting. Pünktlich geht’s los, der Protokollführer ist bereit. Das erste Traktandum: Die jährliche Review der Geschäftsstrategie.
Vier Aufgaben sind notiert, drei davon bereits erledigt. Eine ist noch offen und überfällig. «Wie ist hier der Stand? Worauf warten wir noch?» Statt klare Updates zu erhalten, will jemand spontan brainstormen.

Stopp! Steig nicht darauf ein. Diskutiere nur vorbereitete Themen, die im Impuls-Protokoll festgehalten sind. Das verhindert nicht nur, dass wertvolle Zeit verloren geht, sondern sorgt auch dafür, dass das Meeting fokussiert und effizient bleibt.

Das Impuls-Konzept hilft dir dabei, endlose Diskussionen zu vermeiden. Durch eine klare Struktur und Aufgabenverteilung weiss jeder, was auf der Agenda steht – unvorbereitete Themen haben keinen Platz. Wenn alle Teilnehmenden sich an die festgelegte Agenda halten, bleibt das Meeting zielgerichtet. Verlange, wann immer möglich, im Voraus einen konkreten Vorschlag auf der Plattform, der beim nächsten Meeting besprochen werden kann.

Adhoc-Thema? Sag klar «Nein» – ausser es brennt wirklich. Sorge dafür, dass spontane «Feuerwehrübungen» in Meetings die Ausnahme bleiben.

Schritt #2: auf Wiederkäuen verzichten

Die Buchhaltung hat dir die Prognose fürs nächste Jahr geschickt. Du hast sie im Vorfeld bereits allen GL-Mitgliedern auf der Plattform (OneNote) zugänglich gemacht. Sie wissen, worum es geht. Dein Finanz-Kollege will die Zahlen im Meeting trotzdem nochmals durchkauen – du winkst sofort ab. Warum Zeit verschwenden, wenn alle schon vorbereitet erschienen sind?

In Meetings wird – unnötigerweise – oft wiederholt, was schon längst bekannt ist. Mach Schluss damit! Es ist nicht unhöflich, direkt auf den Punkt zu kommen. Im Gegenteil: Es spart Zeit und hält alle wach.

Wenn’s im Impuls-Protokoll steht, muss es nicht nochmal erklärt werden. Auf den Punkt – das ist das Ziel.

Schritt #3: Schnellzuggefühl erwecken

Nächstes Traktandum:

Neue Vision
Unsere Vision ist veraltet. Wir sollten diese überarbeiten und neue Aspekte aufgreifen.

Die alte Vision passt also nicht mehr. Doch: Zu diesem Traktandum gibt es weder eine Ausgangslage noch einen Vorschlag. Dieser Punkt ist nicht diskussionsbereit. Bitte den Verfasser höflich, aber bestimmt, das Traktandum fürs nächste Meeting klar auszuformulieren. Geh keine halben Sachen ein und vermittle klar, dass in deinen Meetings ein fokussiertes und strukturiertes Vorgehen erwartet wird.

Es gibt zwei Arten von Meeting-Leadern:

• Bei den einen kann man reinsitzen und im Notfall improvisieren.
• Die anderen sorgen dafür, dass es vorwärtsgeht. Wer unvorbereitet erscheint, wird es merken.

Strebe danach, der- bzw. diejenige zu sein, bei dem/der es zielgerichtet und produktiv vorangeht.

Stelle sicher, dass alle Meeting-Teilnehmenden vorbereitet sind und diskussionsbereite Inhalte liefern. So arbeitet ihr im «Schnellzugs-Tempo» Themen ab – und könnt euch rasch wieder anderen Prioritäten widmen.

Schritt #4 für effiziente Meetings: Meinungen im Voraus abholen

Du hast eine spannende Idee zur Weiterentwicklung eurer Dienstleistungen. Stell den Vorschlag schon vor dem Meeting auf die Plattform und hol dir das Feedback deiner GL-Kollegen ab.

OneNote eignet sich perfekt als Impuls-Protokoll. Alles wird sofort gespeichert und auch offline kannst du weiterarbeiten. Sobald du wieder online bist, werden die Notizen aktualisiert. So hast du die Ergänzungen deiner Kollegen jederzeit griffbereit.

Eine gute Vorbereitung aller Teilnehmenden ist entscheidend. Nur so können schnelle Entscheidungen getroffen und die Diskussionszeit im Meeting minimiert werden.

«Wie kann ich gewährleisten, dass sich Teilnehmende im Vorfeld bereits zum Thema äussern?» Indem du aktiv nach Meinungen zum Thema fragst und eine entsprechende Tabelle mit Namen und Meinung bereitstellst. Das könnte folgendermassen aussehen.

Wir sprechen hier von einem fortgeschrittenen Konzept. Ohne die entsprechende Offenheit in der Unternehmenskultur, ist dieses jedoch schwierig umzusetzen.

«Was meint ihr dazu?» – Bereits vor dem Meeting, kannst du wertvolle Inputs von anderen Meeting-Teilnehmenden abholen. So sparst du während des Meetings wertvolle Zeit und kannst direkt mit der Diskussion starten.

Schritt #5: Zusammenarbeit zwischen Meetings fördern

Es steht nur noch ein Punkt auf der Liste: Employer-Branding. Alle wichtigen Infos dazu sind erfasst. Das Konzept ist im Impuls-Protokoll verlinkt. Die Marketing-Abteilung bittet um Feedback.

Doch es ist 9.47 Uhr – die Meeting-Zeit wurde bereits überzogen. Vor dem Raum warten schon die nächsten. Also: Stoppe das Meeting und gib deinen Teilnehmenden den Auftrag, das Konzept später eigenständig durchzugehen und ihre Vorschläge direkt ins Protokoll einzutragen.

Die Zusammenarbeit hört nicht mit dem Meeting auf. Dank dem Impuls-Protokoll und der Plattform könnt ihr auch zwischen den Sitzungen weiterarbeiten und Dinge vorantreiben. Das Protokoll wird nach jedem Treffen bereinigt und für die nächste Runde vorbereitet – ready für neue Inputs und frische Ideen!

Das Impuls-Protokoll sorgt nicht nur für Klarheit während des Meetings, sondern schafft eine nahtlose Brücke zwischen den Besprechungen, sodass die Zusammenarbeit kontinuierlich und effizient bleibt.

Schritt #6 für effiziente Meetings: Task-Management integrieren

Ein effizientes Task-Management ist der Schlüssel zu produktiven Meetings und einer nahtlosen Zusammenarbeit. Durch den Einsatz von Tools wie Microsoft To Do und Planner kannst du Aufgaben klar strukturieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt transparent verfolgen.

Microsoft To Do unterstützt dich dabei, persönliche To-Dos zu organisieren und täglich zu priorisieren. Microsoft Planner eignet sich perfekt für die teamübergreifende Zusammenarbeit: Aufgaben können erstellt, Deadlines und Verantwortliche zugewiesen sowie der Status übersichtlich nachverfolgt werden.

Mit diesen Tools bleiben alle Beteiligten stets informiert und Aufgaben gehen nicht vergessen. Klare Verantwortlichkeiten reduzieren die Notwendigkeit für lange Status-Updates im Meeting und schaffen Raum für strategische Diskussionen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich als Vorlagen speichern und aus Teams-Beiträgen heraus kannst du direkt Aufgaben erstellen – für noch effizientere Zusammenarbeit.

Du möchtest tiefer in das Thema effizientes Task Management eintauchen? Dann legen wir dir unseren Blogbeitrag «Microsoft To Do und Planner: Tipps für dein Aufgabenmanagement» ans Herz.

Integriere Task-Management in deine Meetings und fördere so eine proaktive, transparente Teamkultur..

Effiziente Meetings | Zusammenfassung

Nochmals für dich zusammengefasst – diese 6 Schritte helfen dir dabei, effiziente Meetings zu etablieren:

Schritt #1 für effiziente Meetings: Abzweigungen vermeiden
Adhoc-Thema? Sag klar «Nein» – ausser es brennt wirklich. Sorge dafür, dass spontane «Feuerwehrübungen» in Meetings die Ausnahme bleiben.

Schritt #2 für effiziente Meetings: auf Wiederkäuen verzichten
Wenn’s im Impuls-Protokoll steht, muss es nicht nochmal erklärt werden. Auf den Punkt – das ist das Ziel.

Schritt #3 für effiziente Meetings: Schnellzuggefühl erwecken
Stelle sicher, dass alle Meeting-Teilnehmenden vorbereitet sind und diskussionsbereite Inhalte liefern. So arbeitet ihr im «Schnellzugs-Tempo» Themen ab – und könnt euch rasch wieder anderen Prioritäten widmen.

Schritt #4 für effiziente Meetings: Meinungen im Voraus abholen
«Was meint ihr dazu?» – Bereits vor dem Meeting, kannst du wertvolle Inputs von anderen Meeting-Teilnehmenden abholen. So sparst du während des Meetings wertvolle Zeit und kannst direkt mit der Diskussion starten.

Schritt #5 für effiziente Meetings: Zusammenarbeit zwischen Meetings fördern
Das Impuls-Protokoll sorgt nicht nur für Klarheit während des Meetings, sondern schafft eine nahtlose Brücke zwischen den Besprechungen, sodass die Zusammenarbeit kontinuierlich und effizient bleibt.

Schritt #6 für effiziente Meetings: Task-Management integrieren
Integriere Task-Management in deine Meetings und fördere so eine proaktive, transparente Teamkultur.

iTrust als Sparringspartner für effiziente Meetings

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