Du hast Microsoft Teams in deinem Unternehmen eingeführt und alles sollte einfacher werden, oder? Die Praxis zeigt: Bei vielen Unternehmen wird es eher komplizierter und unübersichtlicher – und das ist ein Rezept für Ineffizienz. Viele Unternehmen haben keine klare Regeln und Struktur – das kann schnell zu Chaos führen.
In diesem Blogbeitrag gehen wir auf sieben Tipps ein, die du für Ordnung in Microsoft Teams beachten solltest. Hier die Übersicht:
Tipp #1: Teams-Erstellung beschränken
Tipp #2: Nutzung von Teams und Kanälen definieren
Tipp #3: Namenskonvention etablieren
Tipp #4: Verhaltenscodex – Kommunikation und Zusammenarbeit regeln
Tipp #5: Archivierungslösung einsetzen
Tipp #6: Reviews und Aufräumaktionen einplanen
Tipp #1: Teams-Erstellung beschränken
Herausforderung: Alle Mitarbeitende dürfen in Microsoft Teams nach Belieben neue Teams erstellen. Das führt schnell zu einer Vielzahl an Teams, von denen viele redundant oder ungenutzt sind. Die Folge: Es wird schwierig, das richtige Team für die jeweilige Aufgabe zu finden, und die Übersicht geht verloren.
Lösung: Beschränke die Erstellung neuer Teams auf bestimmte Personen oder Abteilungen. Setze Genehmigungsprozesse ein, um die Notwendigkeit neuer Teams zu prüfen. So stellst du sicher, dass nur relevante und notwendige Teams erstellt werden und die Plattform übersichtlich bleibt.
Praxisbeispiel: In deinem Unternehmen dürfen nur Teamleiter:innen oder bestimmte Administratoren neue Teams erstellen.
Tipp #2: Nutzung von Teams und Kanälen definieren
Herausforderung: In Microsoft Teams stellt sich oft die Frage, wann ein Team und wann ein Kanal die bessere Wahl ist. Zum Beispiel wird manchmal ein Teilprojekt als Kanal und ein anderes Mal als Team erstellt. Diese Unklarheit kann zu redundanten Strukturen und ineffizientem Informationsfluss führen.
Lösungsansatz: Definiere klare Richtlinien, wann ein neues Team und wann ein neuer Kanal erstellt werden sollte. Teams eignen sich für grössere Projekte oder Abteilungen, die eigenständige Arbeitsgruppen darstellen. Kanäle hingegen sind ideal für spezifische Themen innerhalb eines bestehenden Teams oder für kleinere Teilprojekte.
Praxisbeispiel: In deinem Unternehmen wird für jedes grössere Projekt ein eigenes Team erstellt, während für verschiedene Phasen dieses Projekts separate Kanäle innerhalb des Teams genutzt werden.
Tipp #3: Namenskonvention etablieren
Herausforderung: Teams und Kanäle werden ohne einheitliche Benennungsrichtlinien erstellt. Das erschwert die Übersichtlichkeit und stiftet Verwirrung.
Lösungsansatz: Setze standardisierte Benennungen für Teams und Kanäle durch. Das fördert die schnelle Orientierung.
Beispiel: In deinem Unternehmen benennst du alle Teams und Kanäle nach einem bestimmten Schema. Zum Beispiel die Teams analog zu den Unternehmensbereichen und die Kanäle zu den Projektnamen. Du kannst auch mit Abkürzungen arbeiten, wie zum Beispiel PRJ für Projekt oder BU für Business Unit.
Tipp #4: Verhaltenscodex – Kommunikation und Zusammenarbeit regeln
Herausforderung: Chats und Kanäle werden ohne klare Regeln genutzt. Wichtige Informationen gehen in der Masse der Nachrichten unter und es gibt kein gemeinsames Verständnis dafür, wo welche Diskussionen stattfinden sollen. Das führt zu Missverständnissen und verpassten Nachrichten.
Lösungsansatz: Definiere klare Regeln für die Nutzung von Chats und Kanälen. Lege fest, welche Themen in welchen Kanälen besprochen werden sollen und welche Informationen dort zu finden sind. Das sorgt für transparente und effiziente Kommunikation innerhalb des Teams.
Praxisbeispiel: In deinem Unternehmen werden wichtige Projektinformationen ausschliesslich in bestimmten Kanälen gepostet und NICHT in persönlichen Chats. Das sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und leicht gefunden werden.
Tipp #5: Archivierungslösung einsetzen
Herausforderung: Nach Abschluss eines Projekts bleibt das zugehörige Team oder der Kanal oft weiterhin online und sichtbar, obwohl sie nicht mehr gebraucht werden. Das führt zu einer unübersichtlichen Struktur und erschwert die Arbeit, da nicht relevante Inhalte die Plattform überfluten.
Lösung: Etabliere einen Prozess zum regelmässigen Überprüfen und Bereinigen von Teams und Kanälen. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, archiviere das Team oder lösche den Kanal, um Platz für neue Inhalte zu schaffen und die Übersicht zu verbessern. Durch das Aufräumen behältst du eine saubere und effiziente Arbeitsumgebung bei und machst Speicherplatz frei.
Praxisbeispiel: In deinem Unternehmen wird am Ende jedes Quartals eine Überprüfung aller Teams und Kanäle durchgeführt. Nicht mehr benötigte Teams werden archiviert und überflüssige Kanäle gelöscht.
Tipp #6: Reviews und Aufräumaktionen einplanen
Herausforderung: Die Ordnung ist hergestellt, doch wie lange hält sie an? Es ist sehr gut möglich, dass Mitarbeitende in alte Muster zurückfliegen und nachlässig werden. Hält man da nicht den Finger drauf, droht erneutes Chaos.
Lösungsansatz: Plane regelmässige Überprüfungen und Aufräumaktionen ein, um veraltete oder redundante Teams und Dateien zu entfernen. So bleibt die Struktur geordnet und aktuell.
Praxisbeispiel: In deinem Unternehmen planst du alle sechs Monate eine Überprüfung der Teams und Kanäle ein. So kannst du strikt den obigen Lösungsansatz verfolgen.
Tipp #7: Regelmässige Coachings durchführen
Herausforderung: Die Mitarbeitenden bekommen neue Kommunikations- und Kollaborationsplattform vorgesetzt, wissen aber nicht, wie sie Microsoft Teams richtig nutzen können. Das führt zu Ineffizienz und Frust.
Lösungsansatz: Coache deine Mitarbeitenden regelmässig im Umgang mit Microsoft Teams unter Beachtung der festgelegten Regeln und Strukturen. Nur gut informierte und geschulte Mitarbeitende können das Tool effizient nutzen.
Praxisbeispiel: In deinem Unternehmen bietest du Coachings und Workshops zu Best Practices in Microsoft Teams an. Wichtig: Neue Mitarbeitende durchlaufen eine umfassende Einführung, damit sie sich möglichst schnell und gut eingliedern können.
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Patrick Müller
Owner & Chairman
