Microsoft mit Frühlingsgefühlen? Ja, der Mai scheint ein fruchtbarer Monat gewesen zu sein. Denn heute warten gleich 6 tolle Updates aus dem «Microsoft-Teams-Garten» auf Sie.
Was ist neu in Microsoft Teams? Hier kommen die handverlesenen Microsoft-Teams-Updates vom Mai 2021 für Führungskräfte:
Update #1: Out-of-Office-Funktion in MS Teams
Update #2: Farbanzeige im MS-Teams-Kalender
Update #3: Webinar-Organisation in MS Teams
Update #4: Wertvolle Online-Meeting-Neuerungen in MS Teams
Update #5: Verschlüsselung von MS-Teams-Daten mit eigenem Schlüssel
Update #6: Neue Emojis in MS Teams
Was ist neu in Microsoft Teams | Zusammenfassung und nächste Updates
Update #1: Out-of-Office-Funktion in MS Teams
Abwesenheitsmeldungen in Outlook erfassen? Das war gestern.
Ab sofort können Sie die automatischen Abwesenheitsmeldungen direkt in Microsoft Teams hinterlegen.
Die Vorteile:
- Keine lästigen Chatnachricht an freien Tagen. Denn der Absender sieht die Abwesenheitsnotiz bereits vor dem Senden einer Nachricht.
- Die Abwesenheitsmeldung wird für Outlook automatisch übernommen. Sie müssen also nicht zwei separate Abwesenheitsmeldungen erfassen.
Aufzurufen ist diese Funktion über «Konto verwalten» > «Allgemein» > «Abwesenheit». Hier können Sie wiederum unterscheiden zwischen einer internen und einer externen Antwort.
Spüren Sie die fortlaufende «Verschmelzung» von Microsoft Teams und Outlook? Microsoft pusht damit Microsoft Teams zum Arbeitsmittel Nr. 1 – oder wie wir es gerne nennen: Microsoft Teams wird zum Tor zur neuen Welt. Als Eingangsbereich, den wir morgens als erstes öffnen und abends als letztes schliessen.
Eine tolle Neuerung. Besonders für Teilzeitarbeitende – und Feriengeniesser.
Update #2: Farbanzeige im MS-Teams-Kalender
Seit kurzem übernimmt der Microsoft-Teams-Kalender die Farben aus dem Outlook-Kalender.
Unsere iTrust-Kalender sind meistens eine ziemlich bunte Angelegenheit. Denn wir arbeiten teamübergreifend mit unterschiedliche Farbcodes für verschiedene Termin-Kategorien, z. B. für Kundentermine, interne Termin, wiederkehrende Termine etc. Die Farben sollen uns im Alltag den Überblick vereinfachen.
Diese kleine Neuerung sorgt also nicht nur für etwas mehr Farbe im Arbeitsalltag, sondern kann Ihnen dabei helfen, sich schneller im Kalender zurechtzufinden. Gefällt uns.
Update #3: Webinar-Organisation in MS Teams
Ab sofort können Sie in Microsoft Teams Webinare veranstalten. Bisher musste man dafür Dritt-Tools einsetzen. Neu können Sie Ihr Webinar direkt in Microsoft Team aufsetzen und durchführen.
Wählen Sie dazu beim MS-Teams-Kalender beim Button «Neue Besprechung» die Webinar-Funktion aus. Setzen Sie Datum und Uhrzeit fest. Erstellen Sie mit ein paar wenigen Klicks eine spezifische Anmelde- bzw. Registrationsseite und schon können Sie Ihren Webinar-Link teilen. Die Durchführung gestaltet sich ähnlich wie ein Microsoft-Teams-Meeting.
Ich überlege mir, diese Webinar-Funktion bei unserem nächsten #FragPatrick-Online-Event zu testen. Dieser Event für Führungskräfte erlaubt es Ihnen, mich mit Ihren Fragen zu spannenden Themen zu löchern. Wollen Sie dabei sein? Melden Sie sich jetzt kostenlos an.
Update #4: Wertvolle Online-Meeting-Neuerungen in MS Teams
Überarbeitete Teilen-Funktion in MS Teams
Vielleicht ist es Ihnen bereits aufgefallen: Die Funktion «Bildschirm-Teilen» erscheint in einer vereinfachten Ansicht. Dabei steht die Funktion, bei welcher Sie den kompletten Bildschirm teilen – nicht nur ein Fenster – prominent an erster Stelle.
Achtung für ungeübte «Bildschirm-Teiler»: Seien Sie sich bewusst, dass die Online-Teilnehmenden bei dieser Option auch Ihre «Sprünge» in andere Fenster mitbekommen. Also auch dann, wenn Sie sich während dem Meeting allenfalls einen kurzen Blick in Ihre Mails erlauben. Haben wir alles schon erlebt. 😉
Daher meine Empfehlung mit Augenzwinkern: Lassen Sie sich nicht ablenken, wenn Sie den kompletten Bildschirm teilen – oder teilen Sie bewusst nur das gewünschte Fenster. Der rote Rahmen zeigt Ihnen an, was Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen.
«Quiz-Funktion» bei Umfragen in MS Teams
Neu können Sie Umfragen noch gezielter zur Aktivierung von Meeting-Teilnehmenden einsetzen. Spielerisch, indem Sie Umfragen in ein Quiz verwandeln. Was bisher mit externen Tools möglich war, ist ab jetzt auch innerhalb von Microsoft Teams umsetzbar.
Nutzen Sie die «Correct Answer choice» in der Microsoft-Forms-Umfrage und lassen Sie nach der «Abstimmung» die richtige Antwort farblich hervorheben.
Da diese Funktion nur selten genutzt wird, können Sie damit bei Ihrem Team bestimmt einen kleinen «Wow-Effekt» auslösen – probieren Sie es aus. 😉
Mehrere Benutzer gleichzeitig ins Spotlight setzen
Mit der Spotlight-Funktion konnten Sie bisher einen Teilnehmenden, beispielsweise den Redner, für alle in den Fokus setzen. Der Teilnehmende erschien im Vollbild-Modus.
Neu können Sie bis zu sieben Meeting-Teilnehmende ins Spotlight setzen, die sich das «Meeting-Fenster» teilen. Das ist vor allem dann spannend, wenn Sie mehr als einen Redner bzw. Vortragender in Szene setzen möchten.
Verbesserte Präsentationsmöglichkeiten – dank «Presenter mode»
Diese Update gefällt mir besonders. Ich habe es bereits bei meinem «Microsoft-Ignite-Special» angekündigt.
Der neue «Presenter mode» ermöglicht es Ihnen, sich und eine Präsentation gleichzeitig einzublenden. Das sieht dann beispielsweise aus, als ob Sie in einem TV-Studio präsentieren würden. Sie im Vordergrund, die Präsentation im Hintergrund.
Das wird meiner Meinung nach die Meeting-Qualität erhöhen, weil Präsentatoren dadurch wieder besser mit ihrer Mimik und Gestik punkten können. Füllen Sie also «tote» PowerPoint-Präsentation wieder mit mehr Leben, holen Sie Ihre Zuhörer besser ab und fesseln Sie sie mit Ihren Präsentationskünsten.
Update #5: Verschlüsselung von MS-Teams-Daten mit eigenem Schlüssel
Für Daten in SharePoint Online, OneDrive und Exchange Online konnte man bisher bereits den eigenen Schlüssel zur Datenverschlüsselung «mitbringen». Diese Option – auch «Bring Your Own Key» (BYOK) oder Customer Key genannt – gewährleistet eine «eigene» Verschlüsselung in den Datacentern von Microsoft.
Neu ist diese Verschlüsselungs-Art auch für Ihre Daten in Microsoft Teams verfügbar. Dadurch können Sie das Vertraulichkeitsniveau für Ihre Elemente in Microsoft Teams zusätzlich erhöhen, indem Sie 1:1- und Gruppen-Chats, Meeting- und Channel-Konversationen, Meeting-Aufnahmen, Teams-Medien etc. mit dem eigenen Schlüssel verschlüsseln.
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Update #6: Neue Emojis in MS Teams
Eine geballte Ladung neuer Emojis wartet auch Sie.
Anstatt 85 warten neu über 800 Emojis drauf, von Ihnen verschickt zu werden. Neu können Sie die Emojis auch in verschiedenen «Hauttöne» anzeigen lassen. 🧑👧🏽👱🏿♀️👴🏻🤶🏼🧔🏽
Wenn Sie unseren Auftritt auf Social Media verfolgen, wissen Sie, dass wir bei der schriftlichen Kommunikation gerne diese kleinen farbigen Symbole als Auflockerung, zur Untermalung oder Gliederung des Textes verwenden.
Sinnvoll eingesetzt können Emojis auch in der Geschäftswelt der Chat-Nachricht oder der Mail einen gewissen «O-Ton» verpassen. Das hilft dem Empfänger, die schriftliche Nachricht in der beabsichtigten Art und Weise zu interpretieren.
Los geht’s. Ganz einfach den Emoji-Katalog via «Windows» + «.» aufrufen und das passende Emoji auswählen.
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Patrick Müller
Owner & Chairman
