Microsoft-Teams-Update: Neu im Oktober 2021 | für Führungskräfte

Das Microsoft-Teams-Update im Halloween-Format: Ob es wohl mehr Süsses oder Saures zu bieten hat? Sehen Sie selbst. 

Hier geht’s zu den 5 handverlesenen MS-Teams-Updates für Führungskräfte aus dem Monat Oktober:

Update #1: Übersichtlichere Suche in Microsoft Teams
Update #2: Verbesserungen für Breakout Rooms
Update #3: Beschleunigte Wiedergabe der Meeting-Aufzeichnung
Update #4: Teams-Kanal umbenennen – ohne Chaos
Update #5: Office-Dokumente standardmässig in Desktop-App öffnen lassen
Was ist neu in Microsoft Teams | Zusammenfassung und nächste Updates

Update #1: Übersichtlichere Suche in Microsoft Teams

Es ist schon spannend: Im privaten Alltag ist es eine Selbstverständlichkeit nach Suchbegriffen zu googeln. Im Berufsalltag jedoch gibt es nach wie vor viele Leute, die sich in der Datenstruktur von Ordner zu Ordner hangeln, statt nach der gewünschten Datei zu suchen. Dabei geht wertvolle Zeit flöten.

Bei unseren Coachings stellen wir immer wieder fest, dass es grosse Überzeugungskunst braucht, um Mitarbeitende «umzugewöhnen». Mit der alten Suche hat es uns Microsoft Teams aber auch nicht einfach gemacht. Diese war unübersichtlich, verschachtelt und führte daher oft zu Verwirrung.

Doch jetzt kommt die Wende.

Denn neu ist die Microsoft-Teams-Suche nicht nur schneller, sondern auch umfassender. Sie finden die gewünschten Nachrichten, Personen, Antworten oder Dateien dank einer auf künstlicher Intelligenz basierenden Suchfunktion auf Knopfdruck – und zwar übersichtlich angeordnet. Die vollflächige Resultats-Seite rundet das Ganze ab und wirkt eindeutig benutzerfreundlicher.

Eine wichtige Neuerung, um künftig noch mehr Leute vom Hangeln zum Suchen zu verleiten. 😉

Update #2: Verbesserungen für Breakout Rooms

Gleich zwei tolle Neuerungen warten im Bereich der Breakout Rooms auf Sie.

Breakout Rooms sind virtuelle Räume in Microsoft Teams, die Sie für Gruppenarbeiten einsetzen können. Dabei werden die Teilnehmenden in verschiedene virtuelle Grupperäume aufgeteilt.

Wir bei iTrust nutzen diese Funktion beispielsweise für interne Workshops, bei denen wir unsere mittlerweile 40 Mitarbeitenden für bestimmte Aufgaben in Kleingruppen aufteilen.

Bisher gab es bei den Breakout Rooms aber zwei mühsame Einschränkungen:

• Nur der Organisator des Meetings konnte Breakout Rooms erstellen und verwalten.
• Und zwar erst dann, wenn das Meeting gestartet wurde.

Für willkürlich zusammengestellte Gruppen war das kein Problem. Falls Sie jedoch im Vorfeld eine konkrete Gruppeneinteilung definiert hatten, konnte das zu ein paar stressigen Augenblicken führen.

Das gehört jetzt beides der Vergangenheit an.

Neu können Sie Breakout Rooms bereits vor dem Meetingstart orchestrieren. Sie können die Aufteilung also bereits im Vorfeld vorbereiten und dann nach Meetingstart nur noch bequem auf den Knopf drücken.

Weiter können Sie die Moderation der Gruppenräume delegieren. Der Meeting-Organisator kann neu die Moderation an andere Teilnehmende übertragen. Das ist gerade dann praktisch, wenn beispielsweise das Office Management die Termine aufsetzt, jemand anderes aber den virtuellen Workshop leitet.

Meine Empfehlung: Testen Sie es aus und nutzen Sie Breakout Rooms, um Ihre Meetings noch spannender zu gestalten.

Update #3: Beschleunigte Wiedergabe der Meeting-Aufzeichnung

Online-Meetings in Microsoft Teams aufzuzeichnen ist eine tolle Option. So können Ihre Mitarbeitenden verpasste Meetings bequem nachschauen. Auch bei Workshops oder Informationsveranstaltungen können Sie so das geteilte Wissen per Knopfdruck in Ton und Bild abspeichern und im Anschluss teilen. Praktisch, oder?

Wir bei iTrust nutzen die Meeting-Aufzeichnung beispielsweise für unser Inhouse-Meeting oder interne Schulungen. Wir beschäftigen einige Teilzeitmitarbeitende, die so in der Lage sind, die Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt nachzuschauen.

Mit dem neuen Microsoft-Teams-Update wird das Abspielen nun noch benutzerfreundlicher. Sie können nämlich die Geschwindigkeit der Aufzeichnung variieren – von halber bis doppelter Geschwindigkeit (0.5x – 2x). So wie das beispielsweise auch auf YouTube möglich ist.

Falls Sie sich wie ich gewohnt sind, Inhalte schneller abzuspielen, dann werden Sie diese Neuerung lieben. So kommen Sie noch schneller zu den relevanten Informationen.

Mit diesem Update sparen Sie gleich doppelt Zeit: Der Präsentator muss Inhalte nicht mehrmals wiedergeben und auch die Konsumenten können die Aufzeichnung im Idealfall doppelt so schnell nachschauen.

Update #4: Teams-Kanal umbenennen – ohne Chaos

Wer uns schon eine Zeit lang folgt, weiss, dass wir jedem Unternehmen eine klare MS-Teams-Struktur empfehlen. Am besten definieren Sie klipp und klar, wann ein neues Teams und wann ein neuer Channel erstellt wird. So vermeiden Sie Wildwuchs.

Doch wie so oft, ändern sich Dinge im Laufe der Zeit. Sie stellen vielleicht plötzlich fest, dass ein Kanal nicht benutzerfreundlich benannt ist.

Bisher rieten unsere Techniker von Schnellschuss-Umbenennungen ab, weil im Hintergrund eines Kanals immer auch Objekte auf SharePoint bestehen, die nicht automatisch unbenannt wurden. Chaos war also vorprogrammiert.

Doch dafür hat Microsoft Teams jetzt endlich eine Lösung.

Neu werden bei der Umbenennung von Standard- und Privat-Kanälen in Microsoft Teams auch die entsprechenden SharePoint-Elemente umbenannt. So kann die Konsistenz über die M365-Plattformen gewährleistet werden.

Tolle Sache. Nicht nur unsere Techniker sind davon begeistert. Sie auch?

Update #5: Office-Dateien standardmässig in Desktop-App öffnen lassen

Kommen wir zu meinem Highlight-Update vom Oktober.

Bestimmt haben Sie sich auch schon einmal geärgert, wenn ein Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokument in der Online-Version geöffnet wurde und sie nur eine begrenzte Möglichkeit an Funktionen nutzen konnten.

Denn ganz ehrlich: Niemand will in Word Online oder PowerPoint Online arbeiten. Um von da zur Desktop-App zu gelangen braucht es jedes Mal zwei Zusatzklicks.

Letzens bei einem GL-Workshop habe ich sogar die Rückmeldung erhalten, dass Teams schlecht sei, weil die Dokumente komisch angezeigt wurden – Online-Version halt. 😉

Schluss damit.

Endlich können Sie in Microsoft Teams unter den Einstellungen definieren, dass Dateien standardmässig in der Desktop-App geöffnet werden. Halleluja.

Ich rate Ihnen: Stellen Sie das gleich um, damit Sie noch schneller in der uneingeschränkten Ansicht arbeiten können.

Was ist neu in Microsoft Teams | Zusammenfassung und nächste Updates

Lust auf weitere Microsoft-Teams-Updates? Wir präsentieren Ihnen hier jeden Monat unsere Favoriten-Updates aus Microsoft Teams, die Führungskräfte kennen sollten.

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Bei Fragen stehen Ihnen mein Spezialisten-Team und ich gerne zur Verfügung.