Microsoft To Do und Planner: 7 Sünden beim Task-Management

«Heiliger Bimbam, diese Sünde habe ich auch schon begangen.» 😅

Dann ist es jetzt höchste Zeit, deine schlechten Angewohnheiten zum Teufel zu schicken. Denn es liegt wohl nirgends so viel Optimierungspotenzial begraben, wie beim Task-Management in Unternehmen. Microsoft To Do und Planner unterstützen dich dabei, dein Aufgabenmanagement – und das deines Teams – auf ein nächstes Level zu bringen. Vorausgesetzt du nutzt die Tools «sündenfrei».

In diesem Blogbeitrag verraten wir dir 7 Sünden bei Einsatz von Microsoft To Do und Planner – und wie du sie vermeiden kannst.

Inhaltsverzeichnis:

1. Update #1: Das gemeinsame Verständnis fürs Task-Management fehlt
2. Update #2: Aufgaben werden doppelt geführt
3. Update #3: Wiederkehrende Aufgaben werden manuell erstellt
4. Update #4: Aufgaben in Microsoft To Do und Planner werden ohne Deadline erstellt
5. Update #5: Aufgaben in Microsoft Planner werden niemandem zugewiesen
6. Update #6: Aufgaben in Microsoft Planner werden unklar erfasst
7. Update #7: Die Funktion «Mein Tag» in Microsoft To Do wird nicht genutzt
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Falls du mit Microsoft To Do und Planner noch nicht so viel am Hut hast, empfehlen wir dir zum Einstieg den Blogbeitrag Microsoft To Do und Planner: So rocken Sie Ihr Task-Management.

Sünde #1: Das gemeinsame Verständnis fürs Task-Management fehlt

Es gibt viele Orte, an denen Aufgaben erstellt werden können: sei es in OneNote, Outlook, Task-Management-Tools wie Asana oder Trello, aber auch in Microsoft To Do und Planner.

Ungünstig, wenn das von jedem Teammitglied etwas anders gehandhabt wird. Denn das bedeutet meist, dass die anderen Mitarbeitenden

1. nicht darauf zugreifen können und
2. viel manuelle Arbeit anfällt, um alle Aufgaben an verschiedenen Orten zusammenzusuchen.

Unsere Empfehlung: Für ein erfolgreiches Task-Management im Team braucht es ein gemeinsames Verständnis und eine klare Definition, wo Team-Aufgaben erstellt werden sollten. Wir empfehlen unseren Kunden, dass sie persönliche Aufgaben in Microsoft To Do und teamrelevante Aufgaben in Planner platzieren.

​Sünde #2: Aufgaben werden doppelt geführt

Ein Fehler, der häufig passiert und unnötig Zeit frisst. Ein typisches Beispiel dafür ist die Auflistung von Aufgaben aus einem Meeting: Wenn diese in Form einer Checkliste in OneNote, aber gleichzeitig auch als Tasks in Planner erfasst werden. Das führt zu Schwierigkeiten bei der Aktualisierung und erhöht den manuellen Aufwand.

Unsere Empfehlung: Mach dir die Stärken der Tools zu Nutze. Verwende OneNote für Notizen (Protokolle) und Microsoft Planner für die eigentliche Aufgabenerfassung sowie -verwaltung. In der Praxis könnte das folgendermassen aussehen: Eine Person führt in OneNote das Protokoll, eine andere erfasst alle aus dem Meeting entstehenden Aufgaben im entsprechenden Team-Planner.

By the way: Auch beim Einsatz von OneNote gibt es so einige Sünden, die man vermeiden sollte. Mehr dazu erfährst du im Blogbeitrag OneNote: Die 5 grössten Sünden im digitalen Notizbuch.

Sünde #3: Wiederkehrende Aufgaben werden manuell erstellt

Ein weiterer Fehler beim Task-Management ist die manuelle Erstellung von wiederkehrenden Aufgaben. Das ist mühsam und kostet Zeit. Doch das muss nicht sein.

Unser Empfehlung: Für diesen Fall gibt es in Microsoft To Do und Planner die Wiederholungsfunktion. Damit lassen sich wiederkehrende Aufgaben inkl. Erinnerung terminieren. So gehen dir wichtige, wöchentliche Aufgaben – z. B. die Aktivierung der Abwesenheitsmeldung oder die Vorbereitung auf ein wiederkehrendes Meeting – bestimmt nicht durch die Lappen.

Apropos Meeting-Vorbereitung: Kennst du schon unser Geheimrezept für effiziente Meetings?

Sünde #4: Aufgaben in Microsoft To Do und Planner werden ohne Deadline erstellt

Ein weitere schwere Sünde beim Task-Management ist die Erstellung von Aufgaben ohne Deadline. Das führt dazu, dass diese entweder als nicht dringend betrachtet oder schlimmstenfalls sogar ignoriert bzw. vergessen werden.

Kleiner Tipp: Stelle beim Task-Abarbeiten in Planner auf die «Zeitplan»-Ansicht um und wähle im Filter bei der Zuweisung deinen Namen aus. So siehst du dank der Monatsübersicht visuell auf einen Blick, wann welche deiner Aufgaben zu erledigen sind. Erledigte Aufgaben erscheinen grün – ein gutes Gefühl. 😉

Unsere Empfehlung: Setze immer eine Deadline – auch wenn noch nicht ganz klar ist, bis wann die Aufgabe final erledigt sein soll. Erinnerungen können übrigens auch in To Do aktiviert werden, sodass die Aufgabe z. B. ein paar Tage vor der Deadline aufpoppt.

Sünde #5: Aufgaben in Microsoft Planner werden niemandem zugewiesen

Tasks ohne Zuweisung gehen ziemlich wahrscheinlich in den Tiefen von Planner verloren. Wenn du eine Aufgabe mehreren Leuten zuweist, wird wohl jeder davon ausgehen, dass sich der andere darum kümmert. Also beides keine guten Varianten.

Unsere Empfehlung: Weise daher jede Aufgabe in Microsoft Planner oder To Do einer einzelnen, verantwortlichen Person zu. So kannst du Klarheit schaffen und sicherstellen, dass der Task nicht untergeht.

Sünde #6: Aufgaben in Microsoft Planner werden unklar erfasst

Die unklare Erfassung von Aufgaben kann problematisch sein und Rückfragen auslösen. Insbesondere, wenn man diese – z. B. als Protokollführer – für andere notiert.

Wichtig ist, dass die Person, welche die Aufgabe später bearbeitet, versteht, worum es geht.

Unsere Empfehlung: Erfasse neue Aufgaben immer möglichst klar und selbsterklärend.

• Verwende einen aussagekräftigen, klaren Aufgabentitel.
• Nutze das Notizfeld für Ergänzungen.
• Ergänze Links, um Kontext zu geben.
• Bonus-Tipp: Schaffe mit Icons im Titel eine schnellere Übersicht, worum es geht. 💡

Sünde #7: Die Funktion «Mein Tag» in Microsoft To Do wird nicht genutzt

Bei der Fülle an Aufgaben in Microsoft Planner und To Do kann es schwer sein, den Überblick zu behalten und die wichtigsten Tasks herauszufiltern.

Dabei kann es helfen, eine Wochen- oder Tagesstart-Routine zu etablieren und sich regelmässig die wichtigsten Aufgaben vor Augen zu führen. Das geht am besten mit den folgenden drei Fragen:

• Was ist wichtig?
• Was ist dringend?
• Was kann delegiert werden?

Unsere Empfehlung: Mit «Mein Tag» bietet Microsoft To Do eine tolle Lösung, um den Arbeitstag zu planen und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Am Ende des Tages kann man alle erledigten Aufgaben «abhaken» – und mit einem guten Gefühl in den Feierabend starten. 😉

Jetzt mit Microsoft To Do und Planner durchstarten

Wenn du Microsoft To Do und Planner als hilfreiche Task-Management-Tools nutzen möchtest, solltest du diese 7 Sünden vermeiden. Denn dann wird dir das Thema Aufgabenmanagement im Arbeitsalltag ziemlich sicher auch mehr Spass bereiten.

Falls du mit Microsoft Teams – dem Tor zur neuen Welt – arbeitest, gibt es da übrigens eine schöne «Abkürzung» zu deinen Tasks. Du kannst «Task von Planner und To Do» in der Menüleiste anheften und gelangst so per Knopfdruck zum Zusammenzug all deiner Aufgaben. Cool, oder?

Du möchtest alle Sünden und meine Empfehlungen dazu nochmals Revue passieren lassen? Dann schau dir mein YouTube-Video dazu an:

Du nervst dich in Microsoft To Do und Planner immer wieder über eine Sünde, die wir hier vergessen haben? Oder du hast Fragen zu den Tools und wie du diese in deinem Team effizient einführst? Melde dich via LinkedIn bei mir. Ich freue mich auf den unverbindlichen Austausch.