Auf zur modernen Unternehmenskultur: Unser Praxisbericht mit 3 wesentlichen Change-Elementen

«Wir pflegen eine moderne Unternehmenskultur.»

Diese Parade-Floskel kennen Sie bestimmt von unzähligen Unternehmens-Websiten. Doch was macht eine moderne Unternehmenskultur wirklich aus und was braucht es, um eine solche Kultur zu schaffen?

Auch wir sprechen immer wieder von unserer modernen Unternehmenskultur. Darum möchten wir hier konkret werden. Wir zeigen Ihnen auf,

• welche Faktoren aus unserer Sicht eine moderne Unternehmenskultur ausmachen
• und welche drei Change-Elemente uns dabei geholfen haben, diese im Unternehmen zu verankern.

Moderne Unternehmenskultur − wie wir sie beschreiben würden

Es gibt zahlreiche Interpretationen einer moderne Unternehmenskultur und wohl hundert verschiedene Definitionen. Welche Aspekte für uns dabei am wichtigsten sind, beschreiben wir in den folgenden Punkten:

• Klare Unternehmenswerte und Vision
  Wir wollen als starkes Team voranschreiten und gemeinsam den Meistertitel holen. Unsere Mitarbeitenden kennen unsere drei zentralen Werte und wissen, wohin die Reise geht. Auch unsere Feedback-Kultur spielt eine entscheidende Rolle. Wir verlangen von unseren Mitarbeitenden, dass sie sich aktiv einbringen, mitdenken und Prozesse sowie Abläufe kritisch hinterfragen. Nur so können wir uns stetig weiterentwickeln.
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten
  Bei uns wird zwar das Telefon zu Bürozeiten bedient. Alles andere läuft aber nicht mehr nach der 8-to-5-Uhr. Unsere Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten − ausser natürlich Kundentermine − flexible einteilen.
  Zudem sollen sie dort arbeiten, wo sie am produktivsten sind. So gehört Home-Office oder Arbeiten von unterwegs fix zur Kultur.
• Flexible Arbeitsmodelle
  In unserem Team haben wir auch Teilzeit-Studierende, Mamis und Papis sowie Weltenbummler. Unterschiedliche Arbeitsmodelle sind also notwendig, um die einzelnen Mitarbeitenden im Team zu behalten.
• Moderne Arbeitsweise
  Wie im Unternehmen zusammengearbeitet und kommuniziert wird, beeinflusst die Unternehmenskultur gewaltig. Wir behaupten, dass unsere proaktive, transparente und plattformorientierte Arbeitstechnik die Kultur stark geprägt hat.
• Passende Arbeitsgeräte und moderne IT
  Eine moderne Arbeitsweise ist nur möglich, wenn das technische Setup stimmt und die Arbeitsgeräte auf die Rollen der Mitarbeitenden abgestimmt sind. Wir bewegen uns in einer modernen Cloud-Umgebung, die unsere Zusammenarbeit enorm vereinfacht.

Heute können wir sagen, dass wir diese Faktoren «leben». Doch vor einigen Jahren sah es bei uns noch ganz anders aus. Bereits damals war ich überzeugt, bei iTrust eine moderne Unternehmenskultur zu pflegen. Als Markus Gamper als Geschäftspartner bei iTrust anfing, hat er mich aber eines Besseren belehrt. Mehr dazu im Video.

Was uns dabei geholfen hat, unsere «veraltete» Kultur in eine moderne Unternehmenskultur umzuwandeln? Diese drei wesentlichen Change-Elemente:

1. Unser digitale Verhaltenscodex

Unser digitale Verhaltenscodex ist das Kernelement, das bei uns den ganzen Wandel in Gang gebracht hat.

Darin ist festgelegt, wie wir im Unternehmen zusammenarbeiten und kommunizieren wollen. Ohne Floskeln, klar, konkret, explizit und daher verbindlich.

Den digitalen Verhaltenscodex haben wir zusammen mit Schlüsselpersonen aus dem Team erarbeitet. Damit war bereits ein prägender Teil der Mannschaft in den Veränderungsprozess involviert. Bestenfalls ist der digitale Verhaltenscodex auf einer Seite zusammengefasst und wird von jedem Mitarbeitenden bewusst gelebt.

Wie prägt ein digitaler Verhaltenscodex die Unternehmenskultur? Dazu möchten wir Ihnen ein paar Beispiele präsentieren.

Ein paar Beispiele aus unserem digitalen Verhaltenscodex

Anhand von ein paar Beispielen möchten wir Ihnen aufzeigen, welche Art von Abmachungen in einem digitalen Verhaltenscodex festgehalten werden und welche Wirkung diese Abmachungen erzeugen können.

Wir bei iTrust wollen als digitale Champions vorangehen. Daher beginnt bei uns jeder Satz im digitalen Verhaltenscodex mit «Digitale Champions…».

Dank diesen Abmachungen können wir bei iTrust unsere Arbeitszeiten noch flexibler einteilen. Wir können spontan entscheiden, ob wir im Büro, im Home-Office oder von unterwegs an der Besprechung teilnehmen möchten. Alle Teilnehmenden erscheinen vorbereitet und wissen, was beim Termin behandelt wird und was das konkrete Ziel der Besprechung ist. So können wir Meetings noch effizienter abhalten.

Schluss mit dem Silo-Denken. Selbst Entwürfe von teamverfügbaren Dokumenten speichern wir immer direkt auf SharePoint ab. So können andere Teammitglieder ebenfalls bereits von den Ideen profitieren und sogar bei der Weiterentwicklung mitwirken. Das erhöht die Geschwindigkeit und Produktivität im Team enorm.

Da alle teamverfügbaren Dokumente auf unserem SharePoint liegen, können wir mit Links zu den jeweiligen Dokumenten arbeiten, anstatt die Dokumente in den Anhang von E-Mails zu packen. Das hilft uns auch beim Kampf gegen die E-Mail-Flut. Dank der modernen Datenablage SharePoint Online können Mitarbeitende gleichzeitig Anpassungen in demselben Dokument vornehmen und sehen jederzeit die aktuellste Version. Die Zusammenarbeit wird dadurch noch effizienter.

Unsere komplette interne Kommunikation läuft über Microsoft Teams. Um auch den Mail-Verkehr mit Kunden oder Partnern auf der Plattform verfügbar zu machen, werden die entsprechenden Mails direkt an die Teams-Kanal-Mailadresse weitergeleitet. Dadurch sind alle Team-Mitglieder auf dem aktuellen Stand.

Das sind nur vier Bereiche aus unserem digitalen Verhaltenscodex. Aber Sie sehen: Dieses Regelwerk schafft Verbindlichkeiten – so banal die Abmachungen auch klingen mögen.

Warum jedes Unternehmen von einem digitalen Verhaltenscodex profitieren kann

Abmachungen im Unternehmen, die vorher vielleicht nur implizit bestanden haben, sind im digitalen Verhaltenscodex schriftlich festgelegt. Alle Mitarbeitenden kennen die Regeln der Zusammenarbeit und Kommunikation und handeln entsprechend. Wir haben schon mehrmals beobachtet, wie die neuen Verhaltensregeln eine Unternehmenskultur nachhaltig beeinflussen konnten.

Das klingt jetzt trivial bei all den grossen Change-Initiativen, von denen Sie vielleicht bereits gehört haben. Aber in der Einfachheit liegt die Magie. Das eine beeinflusst das andere. Dadurch können auch scheinbar kleine Abmachungen Grosses bewirken.

Im digitalen Verhaltenscodex werden Themen behandelt, zu denen jedes Unternehmen Stellung nehmen sollte. Daher lege ich jedem Unternehmen einen digitalen Verhaltenscodex nahe. Mehr dazu im Video:

2. Eine klare Führung, die Veränderungen vorlebt

Sie als CEO können nicht von Mitarbeitenden verlangen, papierlos zu arbeiten, aber selbst immer noch mit einem Notizblock unter dem Arm durchs Büro zu spazieren. Als Führungskraft müssen Sie die Veränderung vorleben.

Ein Beispiel von mir: Früher hatte ich ein separates Büro. Meinen Mitarbeitenden hatte ich ein Open-Space-Büro zur Verfügung gestellt, um den Austausch und die Zusammenarbeit zu fördern. Dass ich mich durch das Zurückziehen in mein Büro von meinem Team abwendete, war mir zu Beginn gar nicht bewusst. Ich verpasste den wichtigen Austausch und gab meinem Team nicht wirklich das Gefühl, «einer von ihnen» zu sein.

Ab dem Moment, als ich mich auch ins Open-Space-Büro setzte, ergaben sich intensivere Gespräche. Ich konnte schneller mit meinen Leuten agieren und erhielt deutlich mehr Feedback. Von da an, gab ich mein separates Büro als Meetingraum frei. Einziges Überbleibsel ist mein Name, der die grosse Glastür schmückt.

Sie sehen also: Wenn Sie sich eine offene, feedback- und austauschorientierte Unternehmenskultur wünschen, dürfen Sie sich selbst nicht rausnehmen, sondern müssen die Veränderung ohne Wenn und Aber vorleben.

So können Sie die Veränderung vorleben

Hier ein paar Einblicke, wie Sie Veränderungen in Ihrem Unternehmen vorleben können:

• Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden ins selbe Boot und rundern Sie mit. Beispielsweise indem Sie zusammen mit Ihrer Mannschaft an Coachings teilnehmen.
• Sie dürfen ruhig auch mal Schwäche zeigen, falls Ihnen eine Veränderung besonders schwer fällt. Zeigen Sie Ihren Leuten, dass sie mit ihren Zweifel oder Schwierigkeiten nicht alleine sind.
• Fordern Sie Veränderungen ein und beharren Sie auf Abmachungen. Wenn Sie beispielsweise vereinbart haben, dass Meeting-Notizen nur noch digital erfasst und verarbeitet werden, sollten Sie bei ausgedruckten Unterlagen unbedingt charmant aber bestimmt darauf aufmerksam machen.
• Nehmen Sie eine Vorbildfunktion ein und schreiten Sie in der Veränderung an vorderster Front mit. Das hat eine ungemeine Ausstrahlungskraft auf Ihre Mitarbeitenden. Wenn Sie also beispielsweise flexible Arbeitszeiten fördern und sich von 8-to-5-Bürozeiten lösen wollen, dann sollten auch Sie das Büro mal vor 17.00 Uhr verlassen.

Kommen wir zum letzten, entscheidenden Change-Element: Die Befähigung von Mitarbeitenden.

3. Die Befähigung von Mitarbeitenden

Wer uns kennt, verdreht jetzt wahrscheinlich die Augen. Ist ja naheliegend, dass wir Wert auf die Befähigung legen, wenn wir doch selber solche Coachings anbieten.

Aber es ist leider nun mal so:

Erst wenn alle Mitarbeitenden die Regeln der Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen kennen, können sie entsprechend handeln und die Kultur in diese Richtung mitprägen.

Gewisse neue Arbeitsweisen oder Abmachungen verlangen ein Coaching oder sogar regelmässiges Training. Das kann einige Stunden in Anspruch nehmen.

Ein Beispiel: Neue Mitarbeitende von iTrust durchlaufen in den ersten Wochen ein straffes, ca. 6-seitiges Einführungsprogramm, welches Sie auf den Alltag bei uns vorbereitet. Parallel zur Einführung in die neue Rolle bei uns, findet auch eine Einführung in die neue Arbeitswelt statt. Mitarbeitende erfahren, wann wir welche Tools einsetzen, wie wir Meetings abhalten, was hinter unserer Vision und unseren Werten steckt, wie wir digitale Notizen nutzen, wie unsere Datenablage funktioniert etc. Hier ein «Mini-Ausschnitt» aus einem solchen Einführungsprogramm:

Diese 2-3 Wochen an «unproduktiver» Zeit investieren wir, damit sich neue Mitarbeitende nach kurzer Zeit nicht nur in ihrer neuen Funktion zurecht finden, sondern auch mit unserer Arbeitsweise vertraut sind und mit dem hohen Arbeitstempo mithalten können. Ganz nach unserer Devise «Einmal ist keinmal» finden nach einigen Wochen sogenannte «Refresh»-Termine statt, bei denen Unklarheiten aus der Welt geschafft werden.

Ein paar Anekdoten zur Einführungsphase bei iTrust schildert Julia in diesem Blogbeitrag – unverblühmt und mit einer Prise Humor: «Hallo iTrust – Mein Start in die digitale Welt».

Das «Befähigen» beinhaltet aber auch, dass Sie Ihre Mitarbeitenden immer wieder mit den gemeinsamen Abmachungen konfrontieren. Dazu gibt es verschiedene Gefässe im Arbeitsalltag:

So brennen Sie den digitalen Verhaltenscodex in der Unternehmens-DNA ein

Es reicht nicht, den digitalen Verhaltenscodex als grosses Plakat auszudrucken und aufzuhängen. Sie müssen diesen regelrecht in die DNA Ihres Unternehmens einbrennen.

Wir nutzen dazu verschiedene «Gefässe»:

• Der digitale Verhaltenscodex ist wie bereits oben erwähnt fixer Bestandteil des Einführungsprogramms. Alle neue Mitarbeitenden werden in den ersten Tagen entsprechend geschult − und bei Nichteinhalten, charmant darauf hingewiesen.
• In unserem monatlichen Meeting mit allen iTrustern ist ein Platz für «Verhaltenscodex-Süden» reserviert. Unsere «Verhaltenscodex-Spezialisten» halten die Augen im Arbeitsalltag offen und tragen «Verstösse» fest. Die «Süden» werden im Team kurz besprochen. Es geht nicht darum, jemanden an den Pranger zu stellen. Vielmehr wollen wir damit erreichen, dass das ganze Team aus einzelnen Fehlern lernen kann. Gleichzeitig küren wir einen digitalen Champion des Monats aus dem Team und ehren damit besonders vorbildliches Verhalten rund um den digitalen Verhaltenscodex.
• Wir nutzen auch wiederkehrende Academys und interne Coachings zu einzelnen Themen, um uns fit und up-to-date zu halten. Wenn neue Tools eingeführt werden, findet immer ein Onboarding der Mannschaft statt, damit wir alle Mitarbeitenden abholen und den Umgang mit dem neuen Tool trainieren können.

Bereit für eine moderne Unternehmenskultur?

Wenn Sie Ihre Unternehmenskultur wirklich langfristig und nachhaltig modernisieren wollen, könnten Ihnen also diese drei Change-Elemente dabei helfen:

1. Unser digitale Verhaltenscodex
   
2. Eine klare Führung, die Veränderungen vorlebt
   
3. Die Befähigung von Mitarbeitenden

Wir begleiten übrigens Unternehmen dabei, Ihren digitalen Verhaltenscodex zu erstellen. Melden Sie sich unverbindlich bei uns.