Heute räumen wir ein für alle Mal auf – mit der Verwirrung zwischen OneDrive und SharePoint. Viele Arbeitnehmende haben nach wie vor Mühe, Dateien am richtigen Ort abzulegen. Wir werfen ein Auge auf das Thema und klären, wie du bei der Datenablage die richtige Wahl triffst – und welche Rolle Microsoft Teams bei der ganzen Geschichte spielt.
Was ist OneDrive?
OneDrive ist wie dein persönlicher Garten. Darin findest du deine gepflanzten Blumen, eine gemütliche Outdoor-Lounge oder deinen eigenen Rasenmäher. Drum herum einen soliden Zaun – damit keine fremden Leute einfach reintrampeln können. Ausser, du lädst sie explizit dazu ein.
So verhält es sich auch mit deinen privaten Dateien: Standardmässig dient OneDrive als persönliche, cloud-basierte Datenablage, die niemand ausser dir bearbeiten, anschauen oder teilen kann.
Beispiel: Du möchtest eine persönliche Spesenabrechnung ablegen. Das Dokument ist nicht für das Team oder die Allgemeinheit bestimmt und somit in deinem OneDrive optimal aufgehoben.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist wie ein Park, in dem sich viele Leute tummeln. Er ist öffentlich und jederzeit für alle zugänglich. Es gibt diverse Spazierwege, Sitzbänke und Abfalleimer, die alle nutzen können – ohne dafür eine Erlaubnis einzuholen.
So verhält es sich auch mit teamverfügbaren Dateien: SharePoint dient als offene, cloud-basierte Datenablage. Sie ermöglicht es Mitarbeitenden einer Organisation, Inhalte gemeinsam an einem zentralen Ort zu erstellen, zu nutzen und zu verwalten.
Beispiel: Du erarbeitest ein Konzept für einen Kunden und bist nicht die einzige Person, die damit zu tun haben wird? Eine Kollaboration mit deinen Arbeitskolleg:innen ist vorprogrammiert. Das Dokument erfordert die Mitarbeit mehrerer Personen und ist somit in SharePoint ideal platziert.
Und was hat Microsoft Teams damit zu tun?
Microsoft Teams agiert als Eingangstor zu deinem Garten und zum Park. Hast du schon mal versucht, ein Tor als Aufbewahrungsort zu verwenden? Natürlich nicht. Da finden weder Rasenmäher noch Sitzbänke Platz. Aber: Das Tor ermöglicht dir den Zugang zu all den Dingen, welche sich im Garten und Park befinden.
Sprich: Microsoft Teams ist keine Dateiablage. Es ermöglicht lediglich den Zugang zu den Daten, die auf OneDrive oder SharePoint zu finden sind.
Beispiele: Du tauschst dich mit einer Kollegin via 1:1-Chat (also in deinem eigenen Garten) aus und sendest ihr ein Dokument. Dieses wird automatisch auf deinem OneDrive abgelegt und hier – nur für sie – freigegeben. Teilst du hingegen ein Dokument mit mehreren Personen in einem Teams-Kanal (also im Park), wird es automatisch im damit verknüpften SharePoint-Ordner gespeichert.
Dir ist noch nicht ganz klar, was Microsoft Teams eigentlich alles zu bieten hat? Hier gibt es einen ausführlichen Blogbeitrag, der alles Wichtige zusammenfasst: Microsoft Teams – Das Tor zur neuen Welt
OneDrive vs. SharePoint vs. Teams | Die Zusammenfassung
OneDrive ist dein persönlicher Cloud-Speicher – dein Garten – der standardmässig nur für dich zugänglich ist.
SharePoint ist eine offene Cloud-Speicherlösung – der Park – welche die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden in einer Organisation barrierefrei möglich macht.
Microsoft Teams bietet dir – als Eingangstor – den Zugang zu OneDrive- und SharePoint-Dateien, ist aber selbst keine Dateiablage.
Bei der Wahl zwischen OneDrive und SharePoint geht es nicht um «entweder/oder», sondern um «sowohl/als auch», um die bestmögliche Organisation deiner Dateien zu gewährleisten.
Und? Alles klar rund um OneDrive, SharePoint und Teams? Verwirrung gelöst?
Ich hoffe, dir mit diesen einfachen Analogien den Unterschied zwischen den drei Tools verständlich nähergebracht zu haben. Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne via LinkedIn-Privatnachricht bei mir. Ich freue mich von dir zu hören.
Patrick Müller
Owner & Chairman
