Grund 1 – Digitale Handnotizen in OneNote helfen, papierloser zu arbeiten
In den meisten von mir besuchten Unternehmen wünschen sich sowohl die Führungs- als auch die Fachkräfte papierloser zu arbeiten. Die wenigsten können sich aber vorstellen auf Handnotizen zu verzichten. Dies ist aus Erfahrung auch der am häufigsten genannte Grund, wieso man nicht «papierlos arbeiten» möchte.
Das Ziel «papierloser zu arbeiten» und der Wunsch «Notizen handschriftlich festzuhalten» schliessen sich nicht gegenseitig aus. Ganz im Gegenteil: Microsoft OneNote ermöglicht das Erfassen von digitalen Handnotizen. Dazu werden ein Endgerät mit stiftfähigem Display (bspw. iPad, Surface, Lenovo Tablet, HP Tablet, …) und ein Stift zur digitalen Erfassung von Handnotizen benötigt.
Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden bereits mit einem solchen digitalen Gerät ausgerüstet. Viele besitzen sogar einen Stift, von dem sie entweder nichts wissen oder nichts wissen wollen. Man kann es ihnen ja auch nicht übel nehmen. Das Erfassen von digitalen Handnotizen erfordert regelmässige Trainings. Zu Beginn ist man sicherlich noch nicht so schnell wie mit dem physischen Papier und wohl fühlt man sich dabei auch nicht. Mit einem passenden Coaching und der nötigen Veränderungsbereitschaft kommt man dem Ziel «papierloser zu arbeiten» aber schnell einen Schritt näher.
Grund 2 – Neun von zehn Unternehmen haben bereits OneNote
Welche Applikation für das Erfassen von digitalen Notizen verwendet wird, spielt grundsätzlich keine Rolle. In den meisten Unternehmen sind jedoch die Microsoft Office Produkte im Einsatz (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.). In dieser Office Palette ist Microsoft OneNote standardmässig enthalten (neu ist die App sogar für alle kostenlos zugänglich – hier geht es zum Microsoft OneNote Download). Das heisst:
Für die Einführung von OneNote ist kein IT-Projekt nötig und es fallen auch keine zusätzlichen Kosten an.
Klingt schon mal gut und es kommt noch besser. Die Verwendung von OneNote ist sogar in sonst stark regulierten Branchen wie Versicherungen und Banken praktisch immer möglich. Gerade in solchen Umgebungen stellt die Einführung von zusätzlichen Tools eine grosse Hürde dar. Anstatt sich also nach anderen Applikationen umzusehen, ist es somit naheliegend, auf die bereits vorhandene Applikation OneNote zurückzugreifen.
Grund 3 – Mit OneNote lässt sich Papier schnell und einfach digitalisieren
Papier ist nicht grundsätzlich schlecht. In Kreativsituationen wie Brainstormings oder Workshops möchte ich auf keinen Fall auf Papier verzichten. Für mich ist ein Papier gut, solange ich es nicht aufbewahren muss (also zur Erarbeitung). Falls ich es aber nicht wegschmeissen kann, weil ich sonst eine wichtige Information verliere, dann ist es für mich auch kein «gutes» Papier. Ich wähle also selektiv, wann die Verwendung von Papier für mich Sinn macht und wann eben nicht.
Wie erwähnt verwende ich in Kreativsituation gerne Papier. So zum Beispiel in Workshops mit Kunden. Auf diese Weise können wir gemeinsam Ideen entwickeln und diese festhalten. Im Anschluss an den Workshop möchte ich das Papier aber nicht mühsam zurück ins Büro schleppen, sondern digitalisiere es gleich.
Dazu habe ich auf meinem Handy ebenfalls die OneNote App installiert. In dieser habe ich die Möglichkeit, gleich ein Bild zu machen und es am richtigen Ort im OneNote einzufügen (Microsoft OneNote Download für Android und iOS).
Grund 4 – OneNote bietet eine gute Suche
Ich persönliche suche praktisch täglich nach Notizen, die irgendwann festgehalten wurden. Vor etwa 10 Jahren habe ich regelmässig meinen ganzen Arbeitsplatz auf den Kopf gestellt und mindestens 10 verschiedene Ordner durchforstet. Heute geht dies viel schneller.
Ich suche natürlich immer noch nach meinen Notizen – heute habe ich in OneNote eine praktische Suche. Mit dieser ist es möglich, mit einem Klick alle von mir geöffneten OneNote Bücher zu durchsuchen. Die Suche ist sogar so schlau, dass sie auch Inhalte von Bildern erkennt. Zudem ist es möglich die Suche einzuschränken, beispielweise nur auf einer bestimmten Seite oder in einem bestimmten Abschnitt zu suchen.
Kling alles ganz schön gut. Natürlich müssen dazu in einem ersten Schritt die Notizen zuerst mal im OneNote festgehalten werden. Aus meiner Erfahrung sammeln sich aber ganz schnell, ganz schön viele Notizen an. Dann hilft die Suche auf jeden Fall.
Grund 5 – OneNote bietet eine gute Struktur
In OneNote kann ich mehrere Bücher gleichzeitig offen haben und sehe somit immer mein persönliches Bücherregal. Der Aufbau eines OneNote-Buches lässt sich mit dem eines klassischen Ordners vergleichen. Die Register heissen in OneNote «Abschnitte» und die Blätter nennen sich «Seiten». Ich muss mich also gar nicht so gross umgewöhnen, sondern habe nun den Ordner einfach in digitaler Form.
Natürlich benötigt auch der digitale Ordner eine gut durchdachte Struktur. Wie in der analogen Welt entsteht bei fehlender Struktur ganz schnell ein Chaos. Es empfiehlt sich für die interne Zusammenarbeit eine einheitliche Struktur zu entwickeln, sodass die Mitarbeitenden auf eine gute Vorlage zurückgreifen können. Bei uns klappt das schon ganz gut. Durch unsere einheitliche Struktur findet man sich in allen Büchern zurecht und kann somit teamübergreifend zusammenarbeiten.
Grund 6 – OneNote ist mobil und stationär verfügbar
Ich selbst habe OneNote auf dem Windows Tablet, auf dem iPad und auch auf meinem iPhone installiert. Auf diese Weise kann ich ortsunabhängig auf meine Notizen zugreifen. Dies schätze ich insbesondere, wenn ich unterwegs bin und eine gute Idee habe. Die Ideen muss ich mir jeweils aufschreiben, denn sonst vergesse ich sie schnell wieder.
Ein Paradebeispiel ist dieser Blog-Post. Die Ideen dafür sind mir in den Sinn gekommen als ich mit meiner Frau einkaufen war. Als sie die Kleider anprobiert hat, habe ich die kreativer Phase für mich genutzt und die Idee für diesen Blog-Post in OneNote festgehalten.
OneNote bietet die Möglichkeit zu jeder Zeit und an jedem Ort zu arbeiten.
Dabei können insbesondere Wartezeiten clever genutzt werden. Bei einem gemeinsamen Nachtessen hat OneNote allerdings nichts verloren.
Grund 7 – OneNote ist für Zusammenarbeit im Team geeignet
In den meisten Unternehmen nutzen die Mitarbeitenden OneNote in einem ersten Schritt für sich selbst. Das Erfassen von persönlichen Notizen erfolgt idealerweise in einem persönlichen Notizbuch. OneNote kann jedoch auch im Team genutzt werden. Dazu braucht es eine clevere Organisation. Denn sonst entsteht ganz schnell ein Wildwuchs und Überfluss an Büchern.
Wird OneNote clever im Team genutzt, so ist der Mehrwert noch viel grösser als wenn die Applikation nur von einzelnen Mitarbeitenden verwendet wird. OneNote ermöglicht dem Team miteinander Ideen zu entwickeln, sozusagen auf dem gemeinsamen «Papier». Der grosse Vorteil: Die Teammitglieder müssen sich nicht am gleichen Ort befinden.
Um OneNote im Team clever zu nutzen, braucht es auf jeden Fall ein gutes Coaching.
Zusammenfassung
7 Gründe, weshalb OneNote uns hilft, papierlos zu arbeiten. Eigentlich könnte ich noch mindestens drei Weitere aufzählen. Ich denke aber es reicht und ich konnte meine Kernbotschaft vermitteln: OneNote ermöglicht es, in jeder Arbeitssituation papierlos zu arbeiten.
Denn OneNote…
… erlaubt das Erfassen von Handnotizen mit einem digitalen Stift.
… erfordert kein mühsames IT-Projekt, denn es ist bereits in 9 von 10 Unternehmen vorhanden.
… vereinfacht es, «gutes» Papier schnell und einfach zu digitalisieren.
… ist mit einer gut funktionierenden Suche ausgestattet, um Notizen schneller zu finden.
… bietet eine intuitive Struktur vergleichbar mit der eines klassischen Ordners.
… steht sowohl stationär als auch mobil zur Verfügung – kann also auch beim Warten in der Umkleide verwendet werden.
… ist für die Zusammenarbeit im Team geeignet – dafür ist aber sicherlich ein gutes Coaching nötig.
Ganz einfach gesagt: OneNote trägt dazu bei, digital erfolgreicher zu arbeiten.
Haben Sie Fragen zum papierlosen Arbeiten oder OneNote? Ich freue mich von Ihnen zu hören: +41 41 798 00 11
Patrick Müller
Owner & Chairman
