OneNote: Die 5 grössten Sünden im digitalen Notizbuch

«OneNote ist doof, langsam und synchronisiert nicht.»

Hoppla. Diese Aussage eines Kunden hat uns wirklich überrrascht.

Denn wenn unsere Digital Consultants & Coaches bei Kunden sind, OneNote vorstellen sowie Tipps und Tricks präsentieren, sind praktisch alle Feuer und Flamme für das Tool. Doch natürlich nur dann, wenn sie es auch richtig nutzen.

Darum stellen wir Ihnen hier die 5 grössten OneNote-Sünden vor, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

Sünde #1: OneNote wird nicht (mehr) eingesetzt
Sünde #2: OneNote wird nicht für digitale Handnotizen genutzt
Sünde #3: OneNote-Notizbücher sind lokal abgespeichert
Sünde #4: OneNote wird nur persönlich genutzt
Sünde #5: OneNote wird als Datenablageort verwendet

Zuerst aber ein kurzer Einstieg: Was ist OneNote genau?

Was ist OneNote?

Wer digital erfolgreicher arbeiten will, kommt früher oder später nicht mehr darum herum, seine Notizen digital zu erfassen. Denn nur so sind Notizen ortsunabhängig verfügbar und auch fürs Team einsehbar.

Wir verwenden dazu Microsoft OneNote.

Warum wir Fans von OneNote sind

Dieses digitale Notizbuch hat gleich mehrere Vorteile:

• Alles an einem Ort: Alle Notizen sind an einem Ort erfasst und können dank der cleveren Suchfunktion in Sekundenschnelle wiedergefunden werden.
• Gleichzeitiges Bearbeiten: Mitarbeitende können auf derselben Seite gleichzeitig Notizen erstellen.
• Offline-Modus: Notizen können auch im Offline-Modus erstellt werden. Diese werden mit den bestehenden Notizen zusammengeführt, sobald das Gerät das nächste Mal online ist.
• Unendliches Notizbuch: Es können unendlich viele Seiten und Abschnitte pro Notizbuch ergänzt werden.
• Teilen: Die Notizbücher können ganz einfach geteilt werden.
• Handschriftliche Notizen und Skizzen: Auch für handschriftliche Notizen ist OneNote geeignet.

Wie wir OneNote im Arbeitsalltag konkret einsetzen

Wir nutzen OneNote-Notizbücher in folgenden Situationen:

• Für Meeting-Protokolle: Wir setzen dabei auf einen Mix aus Traktandenliste und Protokoll. Wie das genau funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag «Das Geheimrezept für effiziente Meetings»
• Für Kunden-Notizen: Notizen aus Kundengesprächen halten wir in geteilten OneNote-Notizbüchern fest.
• Für Team-Notizen: Jedes unserer Teams hat ein eigenes Notizbuch für Meeting-Protokolle, Ziele, operative Themen, etc.
• Für persönliche Notizen: Jeder Mitarbeitende hat zudem sein persönliches Notizbuch für eigene Notizen und Gedanken.

Jetzt geht es aber los mit den 5 grössten OneNote-Sünden:

Sünde #1: OneNote wird nicht (mehr) eingesetzt

Ja, das hört sich jetzt etwas plump an. Aber die allergrösste Sünde ist es wirklich, wenn Sie OneNote gar nicht nutzen oder das Tool bereits abgeschrieben haben.

Auch wenn OneNote schon länger existiert, ist das Tool immer noch absolut zeitgemäss.

Viele sprechen zwar davon, dass OneNote bald aussterben wird. Meistens ist dabei aber die Rede von einzelnen OneNote-Versionen und nicht vom Tool an sich. Denn gerade unter den Microsoft-Tools gibt es keine vergleichbare Notizverwaltungslösung, die dem Notizcharakter von OneNote gewachsen ist.

Sollten Sie bisher auf OneNote verzichtet haben: Legen Sie sofort los – Sie werden von diesem anwenderfreundlichen Notizverwaltungs-Tool begeistert sein.

Sünde #2: OneNote wird nicht für digitale Handnotizen genutzt

Falls Sie zur Sorte Mensch gehören, die den digitalen Stift zwar als Accessoire mittragen, ihn aber nicht nutzen, sollten Sie das unbedingt ändern. OneNote hilft Ihnen dabei.

Mit einem digitalen Stift lassen sich nebst Handnotizen auch Skizzen schnell und einfach erfassen. Dabei bietet Ihnen OneNote eine grosse Palette an Farben, Formen und Schriftstärken.

So können Sie auch Medienbrüche vermeiden. Denn anstatt auf Papier, nehmen Sie Ihre Notizen gleich digital auf und können diese unkompliziert weiterverwerten.

Bei Sitzungen kommt es zudem sympathischer rüber, wenn Sie Handnotizen auf Ihrem Tablet vornehmen, als wenn Sie das Notebook vor sich aufgestellt haben und drauflos tippen.

Ein tolles Feature, das viele nicht kennen: OneNote kann die Handschrift in einen Text konvertieren. Einfach die Handnotiz markieren und unter «Zeichnen» die Funktion «Freihand in Text» wählen. Natürlich sind dieser Funktion Grenzen gesetzt – etwas Mühe müssen Sie sich bei den Handnotizen schon geben. 😉

Lassen Sie das grosse Potenzial von digitalen Handnotizen nicht verpuffen. Trennen Sie sich von Ihren analogen Papiernotizen und setzen Sie stattdessen komplett auf das digitale Notizbuch.

Sünde #3: OneNote-Notizbücher werden lokal abgespeichert

Autsch. Das tut weh. Denn wenn Sie OneNote-Notizbücher lokal abspeichern, können Sie das wirklich grosse Potenzial von OneNote nicht ansatzweise nutzen.

Gewöhnen Sie sich an, dass Sie OneNote-Notizbücher unbedingt immer auf OneDrive (für persönliche Notizbücher) oder auf SharePoint (für teamrelevante Notizbücher) abspeichern.

Denn nur dann profitieren Sie von diesen drei Vorteilen:

• Sie können auch von anderen mobilen Geräten auf Ihre Notizen zugreifen.
• Sie müssen sich nie sorgen machen, dass Ihr Buch verloren gehen könnte, da Ihr Backup digital verfügbar ist.
• Ihr Notizbuch wird in der Suche gefunden. Das macht es einfacher, im Team zusammenzuarbeiten und Redundanzen vorzubeugen.

Speichern Sie Ihre OneNote-Notizbücher immer auf SharePoint oder OneDrive ab. Erst dadurch sind Ihre Notizen orts- und geräteunabhängig verfügbar.

Sünde #4: OneNote wird nur persönlich genutzt

Diese Sünde ist anknüpfend an Sünde #3. Denn wenn Sie OneNote nur für Ihr siloartiges Arbeiten im stillen Kämmerlein nutzen, verpassen Sie die eigentliche Magie des digitalen Notizbuches.

Es kommt nicht selten vor, dass wir bei unseren Kunden auf Mitarbeitenden treffen, die OneNote bereits für ihre persönlichen Notizen einsetzen. Im Team besteht aber noch keine einheitliche Abmachung zur Nutzung des digitalen Notizbuches. So bleibt die Magie aus.

Erst wenn OneNote im Team als eine Art gleichzeitiges Arbeiten auf digitalem «Papier» etabliert wird, entfalten sich die Superkräfte des Tools.

Wir denken da beispielsweise an Sitzungsprotokolle, Besprechungsnotizen, Kunden-Notizen etc.

Stellen Sie sich vor, wie viel schneller und effizienter eine Zusammenarbeit sein könnte, wenn nicht jeder bei sich, sondern alle auf einer Plattform ihre Informationen teilen?

Begeistern Sie auch Ihr Team für OneNote. Das wird Ihre Zusammenarbeit fördern und Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

Sünde #5: OneNote wird als Datenablageort verwendet

Erinnern Sie sich an die Einstiegsgeschichte? Der Kunde, der über ein langsames, nicht synchronisierendes OneNote geklagt hat? Er hat Sünde #5 begangen und OneNote als Datenablageort verwendet. Keine gute Idee.

Denn wenn Sie etliche PDFs, Excel- und Worddokumente im digitalen Notizbuch ablegen, passiert dasselbe, wie wenn Sie ein Notizbuch mit x Zetteln, Fotos oder Tabellen bekleben – es platzt irgendwann.

Bei OneNote passiert das natürlich nicht wortwörtlich. Das «Platzen» äussert sich in langen Ladezeiten, Synchronisierungsproblemen und «eingefrorenen» Bildschirmen. Auch das gleichzeitige Arbeiten auf einer Seite sowie die Seitenversionen funktionieren nicht mehr einwandfrei. Dann macht das Arbeiten mit OneNote wirklich keinen Spass mehr.

Ja, wir haben oben erzählt, dass es sich bei OneNote um ein praktisch «unendliches» Notizbuch handelt. Aber auch OneNote hat seine Grenzen, wenn es um die darin abgelegte Datenmenge geht.

Darum empfehlen wir Ihnen, anstelle von Dokumenten besser Links zu den Dokumenten in OneNote einzufügen. So überfordern Sie OneNote nicht mit grossen Datenmengen, sind aber trotzdem mit einem Klick beim gewünschten Dokument.

Nutzen Sie OneNote nicht als Datenablageort, sondern arbeiten Sie stattdessen mit Links zu den entsprechenden Dokumenten.

Zusammenfassung: Vermeiden Sie diese 5 OneNote-Sünden

Wenn Sie von den vielen Vorteilen von OneNote profitieren wollen, ist es wichtig, OneNote auch richtig einzusetzen.

Vermeiden Sie diese 5 OneNote-Sünden und Sie werden viel Spass wie auch viele kreative Stunden mit diesem digitalen Notizbuch erleben: