Du hast in deinem Unternehmen Microsoft 365 eingeführt. Heute gehören Microsoft Teams, SharePoint und Planner für dein Team fix zum Arbeitsalltag dazu. Jetzt fragst du dich: Was kommt als nächstes? Hier kommen zwei spannende Themen:
- Du kannst einerseits in die Welt der Prozessautomatisierung einsteigen und dich mit Power Automate und Power Apps vertraut machen.
- Oder du entscheidest dich, deine Daten etwas genauer anzuschauen und so aufzubereiten, dass du darauf basierend datenbezogene Geschäftsentscheide treffen kannst. Hierbei hilft dir Power BI.
Alles wichtige für deinen Start mit Power BI findest du in diesem Blogbeitrag:
Was ist Power BI?
3 Vorteile von Power BI
3 Stolpersteine beim Einsatz von Power BI
Datenvisualisierung mit Power BI: Beispiele
__Beispiel #1 Statischer Report: Migrationsreport
__Beispiel #2 Vorher-Nachher-Vergleich: M365-Usage-Report
__Beispiel #3 Stetiger Vergleich: Ressourcenplanung vs. Rapportierung
__Beispiel #4 Dynamischer Report: Sales-Report
__Beispiel #5 Dashboard: MIS-Cockpit
Wann ist Power BI das falsche Instrument?
Was kostet Power BI?
Wie starten mit Power BI?
Die Magie von Power BI | Zusammenfassung
Was ist Power BI?
Du kannst Power BI Reports und Visuals zur Konsultation nahtlos in andere Microsoft-Produkte wie SharePoint, Microsoft Teams, Dynamics/BusinessCentral, PowerPoint etc. integrieren sowie direkte Verbindungen zu einer grossen Auswahl von Datenquellen (z.B. Azure SQL Database, Excel und SharePoint-Liste) herstellen.
BI steht dabei für Business Intelligence. Das ist ein technologiegetriebener Prozess zur Analyse von Daten und zur Präsentation verwertbarer Informationen. Ziel: faktenbasierte Geschäftsentscheide. Du kannst deine Geschäftsdaten in der Cloud analysieren, Ergebnisse grafisch aufbereiten und teilen.
Warum das spannend ist? Grosse Datenmengen alleine bringen dir nichts. Erst wenn du die Daten konsolidierst und entsprechend aufbereitest, kannst du genauere Schlüsse daraus ziehen. Sprich: Die Lücke zwischen Daten und Entscheidungen schliessen. Die grosse Stärke von Power BI: Das Tool unterstützt dich beim kompletten ETL-Prozess (Extract-Transform-Load).
Zusammengefasst sehe ich diese beiden Kernbereiche:
- Daten aufbereiten: Viele, unterschiedliche Daten konsolidieren, bereinigen und aufbereiten
- Erkenntnisse teilen: Daten für verschiedene Anspruchsgruppen im M365-Ökosystem verfügbar machen und Erkenntnisse herauskristallisieren
3 Vorteile von Power BI
- Vorteil #1: Champions League der Datenvisualisierung
Wir sprechen hier von einer völlige anderen Liga der Datenvisualisierung, als wir das bereits aus Excel kennen. Du hast die Möglichkeit, deine Daten dynamisch aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Du kannst beispielsweise eine Subselektion deiner Daten wählen, für z. B. einen bestimmten Monat, ein Produkt, einen Mitarbeitenden etc.
- Vorteil #2: Geringe Einstiegshürde
Dank unzähligen Standard-Konnektoren zu verschiedenen Quellen, einschliesslich Excel, cloud-basierten Datenbanken oder Social-Media-Plattformen, kannst du deine Daten noch einfacher zusammenziehen und auswerten.
- Vorteil #3: Hürdenlose Integration in Microsoft-Umgebung
Deine publizierten Reports kannst du beispielsweise als Tab in Microsoft Teams integrieren, damit deine Leute direkt am relevanten Ort darauf zugreifen können. Oder du nutzt Power-BI-Reports, um deine Ziele in Viva Goals zu überprüfen. Die Daten werden automatisch aus dem Report gelesen und ersparen dir das manuelle Aktualisieren deines aktuellen Zielstatus.
Das zu den Vorteilen. Es gibt aber auch ein paar Stolpersteine, die du kennen solltest:
3 Stolpersteine beim Einsatz von Power BI
Gerade beim Start mit Power BI können dich ein paar Stolpersteine ins Wanken bringen.
- Stolperstein #1: Datenaufbereitung nicht unterschätzen
Es wird oft unterschätzt, wie arbeitsintensiv das Data Engineering ist. Alle Daten sichten, Schnittstellen und Zugriff zu den Datenquellen herstellen, Authentifizierungen einholen, Daten zusammentragen, aufbereiten und prüfen. Gerade bei Daten aus unterschiedlichen Quellen und Systemen kann das viel Zeit und Geduld kosten. Ein Beispiel: Zeitformate müssen übereinstimmen, damit die Daten korrekt zusammengeführt werden können.
- Stolperstein #2: Struktur und Berechtigungen bereits zu Beginn festlegen
Falls du am Anfang ohne Struktur startest, wird dich das später einholen. Daher solltest du dir bereits am Anfang im Klaren sein, wie deine Reporting-Struktur sowie die Verteilung der Berechtigungen aussehen sollen. Wie muss beispielsweise dein Report gepublished werden, damit nur gewisse Leute Einsicht haben und nur gewisse Filter gewählt werden können? Wichtige Fragen, die am Anfang zu klären sind.
- Stolperstein #3: Datenaktualisierung sicherstellen
Überlege dir gut, welche Reports auf «statische» Daten zugreifen dürfen und wo zwingend dynamische Daten notwendig sind. Ansonsten beziehen sich deine Aussagen womöglich auf veraltetes Zahlenmaterial.
Überlege dir zu Beginn, in welcher Häufigkeit deine Daten aktualisiert werden sollen. Reicht es aus, die Daten 1x täglich zu synchronisieren? Um entsprechende Automatisierungen einzurichten können Logic Apps helfen.
Du möchtest gerne noch tiefer in das Thema Stolpersteine eintauchen? Dazu haben wir einen separaten, aufschlussreichen Blogbeitrag über die 6 grössten Power-BI-Sünden verfasst. Jetzt reinlesen und wertvolle Tipps absahnen: Power BI: 6 Tipps für eine effektivere Datenanalyse
Datenvisualisierung mit Power BI: Beispiele
Beispiel #1: Statischer Report | Migrationsreport
Wir begleiten Unternehmen häufig bei Datenmigrationen von einem Fileshare auf SharePoint. Als Vorbereitung für die Migration verschaffen wir uns mit unserem Migrationsreport einen Überblick über die Datenmenge.
Dazu exportieren wir die aktuelle Datenstruktur und bilden diese anhand eines Reports ab. So sehen wir auf einen Blick:
- Welche Ordner brauchen viel Speicher? Wo liegen die «grossen Brocken» für die Migration versteckt?
- Wie viele Dokumente liegen in welchen Ordnern?
- Welche Formate sind vorhanden?
- Wann wurden welche Daten das letzte Mal verwendet?
Dieser Report gibt uns wichtige Anhaltspunkte, worauf wir bei der Migration besonders achten sollten und liefert unseren Kunden ebenfalls spannende Einblicke für die bevorstehende Reorganisation der Daten. Wie wir bei einer Datenmigration von A bis Z vorgehen, kannst du übrigens in diesem Blogbeitrag nachlesen: Datenmigration auf SharePoint: 9 Fragen, die CEOs interessieren.
Beispiel #2: Vorher-Nachher-Vergleich | M365-Usage-Report
Bei grossen Ausbildungsinitiativen, wie zum Beispiel der Einführung von Microsoft 365, versuchen wir mithilfe eines Vorher-Nachher-Vergleichs die User Adoption der Mannschaft abzubilden. Wie intensiv werden die neuen Tools genutzt? Dafür ziehen wir vor der Initiative und nach der Initiative die entsprechenden Daten aus dem Adminportal von Microsoft und vergleichen die Ergebnisse. Diese lesen wir in unseren dafür erstellen Report ein.
Wie in der Grafik unten zu sehen ist, erlaubt uns das Interpretationen zur Nutzung der Tools, hier beispielsweise von OneDrive und SharePoint. Daraus ableitend können wir unseren Kunden zielgerichtete Massnahmen vorschlagen.
Beispiel #3: Stetiger Vergleich | Ressourcenplanung vs. Rapportierung
Es ist keine Seltenheit, dass in Unternehmen verschiedene Systeme im Einsatz sind, die separat laufen, aber einen starken Zusammenhang haben. Bei uns ist das bei der Ressourcenplanung und Rapportierung der Fall. Dafür haben wir zwei unterschiedliche Systeme im Einsatz.
Um herauszufinden, wie gut wir wirklich planen, haben wir einen Gegenüberstellungs-Report erstellt (siehe Grafik unten). Das Ampelsystem zeigt uns, wie die Planung und Rapportierung übereinstimmt und wo wir reagieren sollten.
Beispiel #4: Dynamischer Report | Sales-Report
Für unseren Sales-Report wünschen wir detailliertere Auswertungen als unser ERP uns bieten kann. Darum haben wir mit Power BI entsprechende Zusatzreports erstellt, die ihre Daten automatisch aus unserem ERP ziehen. So können wir beispielsweise den Umsatzfortschritt auf unsere drei Kernphasen aufsplitten.
Die Verkaufschancen können wir weiter aufschlüsseln und sogar Zusammenfassungen auf Mitarbeiterstufe können generiert werden. Diese Reports dienen zudem für die Zielüberprüfung. Dank der nahtlosen Integration von Power BI können wir die Reports als Quelle für die Zielerfassung in Viva Goals hinterlegen. Die Daten werden automatisch in Viva Goals aktualisiert. Somit sind die Sales-Ziele stets up-to-date – ohne manuelles Eintragen von Zahlen.
Beispiel #5: Dashboard | MIS-Cockpit
Mit Power BI kannst du ganze Dashboards zusammenstellen, die eine Übersicht aus verschiedenen Reports zeigen. Wir nutzen diese Option für unser MIS-Cockpit, um beispielsweise für unsere Geschäftsleitung mehrere relevante Daten in eine Übersicht zu bringen.
Sprich: Im Cockpit sind gleichzeitig verschiedene Reportingvisuals aus dem Projekt-Management-Report, HR-Report, Sales-Report etc. zu sehen. Falls mehr Details gewünscht sind, kann unsere GL tiefer in die einzelnen Reports eintauchen. Solche Dashboards können auch Vergleiche von Reportingvisuals beinhalten, z. B. Umsatzzahlen aktuelles Jahr im Vergleich zum letzten Jahr.
Du siehst, Power BI bietet viele spannende Optionen, um die Daten deines Unternehmens anschaulich aufzubereiten. Aber ist Power BI wirklich das richtige Tool für dich und dein Team?
Wann ist Power BI das falsche Instrument?
Aber auch in diesem Fall kann Power BI als Ergänzung spannend sein. Beispielsweise wenn du detaillierte Auswertungen wünschst oder etwas in Relation setzen möchtest. Dann stösst dein SAP allenfalls an seine Grenzen und du benötigst mehr Power.
Ein Beispiel: Mit unserem ERP können wir zwar Auswertungen zu produktiver und unproduktiver Arbeitszeit anzeigen lassen. Abwesenheiten oder interne Termine werden jedoch nicht ausgeschlossen und die Zahlen sind daher wenig aussagekräftig. Hier hilft uns Power BI für eine detailliertere Einsicht.
Was kostet Power BI?
- Kostenlos: Jeder Microsoft-User kann Power BI Desktop als Software kostenlos herunterladen. Du kannst Reports aufbauen und erstellen, jedoch nicht teilen.
- Pro-Lizenz: Sobald du Reports oder Dashboards innerhalb deines Unternehmens veröffentlichen oder weitere Services nutzen möchtest, benötigst du die Pro-Lizenz. Diese kostet ca. 10 CHF/Euro/Dollar pro Monat/Benutzer. Auch jeder, der deine publizierten Reports anschauen möchte, benötigt eine solche Lizenz.
- Premium-Lizenz: Wenn du mit besonders grossen Datenmengen hantierst oder umfangreiche KI-Funktionen in Anspruch nehmen möchtest, ist die Premium-Lizenz die richtige Wahl für dich. Diese kostet ca. 20 CHF/Euro/Dollar pro Monat/Benutzer.
Wie starten mit Power BI?
Wir bei iTrust starten mit unseren Kunden jeweils mit einem Discovery Workshop. Darin verschaffen wir uns einen Überblick über die vorhandenen Daten und definieren gemeinsam mit dem Kunden 1-2 Cases, die für das Unternehmen spannend sein könnten.
In vielen Unternehmen ist ein Sales-Report der ideale Startpunkt, der dir viele spannende Einblicke ermöglicht. Denn da sind oft klare Messkriterien definiert und Zahlenmaterial ist vorhanden. Was ein solcher Sales-Report beinhalten kann und wie dieser aussehen könnte, hast du ja oben bereits entdeckt.
Bestenfalls holst du dir für den Aufbau einer guten Power-BI-Struktur einen Experten zur Seite. So kannst du ein Verständnis für das Tool aufbauen und die Power-BI-Reise mit einem gut gefüllten Rucksack anschliessend selbständig weiterführen.
Die Magie von Power BI | Zusammenfassung
Aus meiner Sicht ist die Arbeit mit Power BI eine Investition, die sich mehr als auszahlt. Schluss mit CRM-Daten zusammensuchen. Schluss mit manuellen Excelauswertungen. Schluss mit Mutmassen. Lass deine Daten sprechen und entscheide faktenbasiert.
Daher meine Empfehlung an dich: Schau dir Power BI genauer an – es lohnt sich!
Falls mein Team und ich dir dabei zur Seite stehen dürfen, weisst du ja, wo du dich melden kannst. Ich freu mich von dir zu hören.
Patrick Müller
Owner & Chairman
