Teams und Outlook im Duett: So holst du das Beste aus beiden Tools heraus

Stell dir vor, du sitzt in einem Theater, in dem Teams die Bühne betritt und mit einem beeindruckenden Repertoire aufwartet. Es scheint alles zu können – von Kommunikation über Aufgabenmanagement bis hin zu Videokonferenzen. Doch in dieser Bühnenshow bleibt einer immer noch im Hintergrund: Outlook. Ein Tool, das sich auf das Wesentliche beschränkt – Mails und Kalender. Die Frage lautet: Warum können wir uns nicht komplett von Outlook verabschieden?

Outlook ist wie Bargeld. In einer Welt voller Kreditkarten und bargeldloser Zahlungsmittel haben wir immer noch Verwendung dafür. Sprich: Trotz der Fülle an innovativen Kommunikationstools bleibt Outlook nach wie vor ein wichtiger Bestandteil in vielen Unternehmen und Organisationen.

In diesem Blogbeitrag verrate ich dir, wie du Teams und Outlook Hand in Hand nutzen kannst, um das Beste aus beiden Tools herauszuholen.

Outlook versus Teams: die wichtigsten Funktionen
Wann Teams, wann Outlook? So legst du klare Richtlinien fest
Szenario 1: Interne Kommunikation via Teams
Szenario 2: Externe Kommunikation mit Teams-Kontext
Szenario 3: Externe Kommunikation ohne Teams-Kontext
Umgang mit Nachrichtenflut in Outlook und Teams
Einsatz von Outlook und Teams: unsere Erkenntnisse

Outlook versus Teams: die wichtigsten Funktionen

In der Welt der Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit stehen zwei leistungsstarke Tools im Mittelpunkt: Outlook und Microsoft Teams. Beide bieten eine Vielzahl von Funktionen, die deine Arbeitsweise optimieren und deine Produktivität steigern können.

Lass uns einen Blick auf die Funktionen der beiden Tools werfen, um sie besser zu verstehen:

Outlook und seine Kernfunktionen

Outlook ist seit vielen Jahren ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung von Mails und Terminen. Es bietet folgende Hauptfunktionen:

• Mails organisieren: Mit Outlook kannst du nicht nur Mails senden und empfangen, sondern auch deine Nachrichten effizient organisieren. Du kannst sie in Ordner sortieren, Regeln erstellen, um Mails automatisch zu kategorisieren, und die Suchfunktion nutzen, um blitzschnell bestimmte Nachrichten zu finden.

• Kalender verwalten: Der Outlook-Kalender ermöglicht es dir, Termine und Besprechungen zu planen. Du kannst Erinnerungen einschalten, Besprechungseinladungen versenden und die Verfügbarkeit deiner Kollegen überprüfen.

• Aufgaben verwalten: Outlook bietet auch eine Taskliste, in der du Aufgaben und Aufgabenlisten erstellen kannst. Du kannst Fälligkeitsdaten setzen, Prioritäten festlegen und deine Fortschritte verfolgen.

Microsoft Teams und seine Kernfunktionen

Microsoft Teams hingegen ist eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit. Das sind die wichtigsten Funktionen:

• Kommunikation: Microsoft Teams ermöglicht die nahtlose Kommunikation innerhalb deines Teams via Chats und Teams-Beiträge. Du kannst Einzelgespräche führen oder in Gruppenchats arbeiten.

• Aufgaben: Microsoft Teams integriert Aufgabenmanagement mit Microsoft To Do und Planner. Dadurch kannst du Aufgaben erstellen, zuweisen und den Fortschritt verfolgen, ohne die Plattform zu verlassen.

• Kalender: Microsoft Teams bietet eine abgespeckte Version des Outlook-Kalenders, die es dir ermöglicht, Besprechungen zu planen und auf sie zuzugreifen.

• Telefonie: Für Unternehmen, die ortsunabhängig übers Internet telefonieren wollen, bietet die Microsoft-Teams-Telefonie eine spannende Lösung.

• Online-Meetings: Mit Microsoft Teams kannst du problemlos Online-Meetings abhalten und Präsentationen in Echtzeit durchführen.

• Zugang zu SharePoint-Dateien: Teams ermöglicht den direkten Zugriff auf Dateien, die in SharePoint abgespeichert sind. Dies erleichtert das Teilen und Zusammenarbeiten an Dokumenten erheblich.

In den folgenden Abschnitten tauchen wir tiefer in die verschiedenen Anwendungsfälle und «Best Practices» für die Verwendung von Outlook und Teams ein.

Wann Teams, wann Outlook? So legst du klare Richtlinien fest

Für ein Unternehmen ist es entscheidend, klare Richtlinien festzulegen, in welcher Situation welches Tool verwendet werden sollte. Je nach Aufbau, Digitalisierungsgrad und Unternehmensstruktur kann die optimale Lösung variieren.

Wir bei iTrust haben uns auf folgenden Grundsatz geeinigt: «Teams first». Wenn immer möglich kommunizieren wir via Teams.

Um das Beste aus Teams und Outlook herauszuholen, unterscheiden wir dabei anhand der Art der Kommunikation: interne Kommunikation, externe Kommunikation MIT Teams-Kontext und externe Kommunikation OHNE Teams-Kontext.

Nachfolgend erkläre ich euch die drei Szenarien mit passenden Beispielen.

Szenario 1: Interne Kommunikation via Teams

Für die interne Zusammenarbeit ist Microsoft Teams die ideale Wahl. Hier kannst du Chatnachrichten senden, Besprechungen planen und Dateien gemeinsam (und gleichzeitig) bearbeiten, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Teams schafft eine nahtlose Arbeitsumgebung für Personen, die gemeinsam an Projekten arbeiten.

Ein Beispiel:
Bei unseren Techies steht der nächste Team-Event vor der Tür. Der Team Leader schickt die letzten Infos dazu via Teams-Beitrag im Technologie-Team. Alle Techies sind Mitglied dieses Teams und werden entsprechend notifiziert.

Vorteile:

• Die Informationen sind für alle Teammitglieder transparent und leicht zugänglich auf der Plattform.

• Teams ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, die später dazustossen, vergangene Diskussionen und Informationen ebenfalls einzusehen.

In vielen Fällen wird dieser Case immer noch via Mails gelöst, obwohl Teams hier klare Vorteile bietet.

Szenario 2: Externe Kommunikation mit Teams-Kontext

Du kommunizierst mit externen Personen, die bereits in Teams integriert sind (z. B. Kunden oder Partner). Dann bleibe bei der Kommunikation via Teams. Dies erleichtert den Austausch von Dokumenten und Informationen enorm, da bereits eine gemeinsame Plattform besteht.

Ein Beispiel:
Ein Kunde ergänzt ein gemeinsam erarbeitetes Dokument in PowerPoint. Er macht einen Teams-Beitrag im «Kunden-Team» mit einem Link zur Datei.

Vorteile:

• Teams ermöglicht es, die gesamte Kommunikation in einem dedizierten Team mit dem externen Kunden zu bündeln. Alle Projektmitglieder können auf die Informationen zugreifen.

• Dokumente, die im Teams-Kontext erstellt oder bearbeitet werden, bleiben am richtigen Ort auf Teams oder SharePoint abgelegt. Dadurch kannst du verhindern, dass x-verschiedene Versionen eines Dokuments entstehen, wie das beim Mail-Ping-Pong gerne mal passiert.

Bei diesem Szenario könnte die Verwendung von Private oder Shared Channels für dich spannend sein:

• Private Channels innerhalb des Teams sind nur intern für Mitarbeitende ersichtlich. Dies ermöglicht eine vertrauliche Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams, ohne dass Externe darauf Zugriff haben.

• Mit Shared Channels kannst du einen geteilten Kanal mit Externen erstellen. Grosser Vorteil: Externe können diesen Kanal direkt in einem bestehenden Team (z. B. interne IT) anbinden und ohne Tenant-Wechsel darauf zugreifen. Bitte beachte: Die Nutzung von Shared Channels erfordert zusätzliche Überlegungen und Konfigurationen. Weitere Infos über Shared Channels liefern wir dir in diesem YouTube-Video.

Die Integration von Teams in die externe Kommunikation bietet eine zentralisierte und effiziente Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen.

Szenario 3: Externe Kommunikation ohne Teams-Kontext

Bei Erstkontakten oder wenn du mit externen Kontakten kommunizierst, die Teams nicht nutzen, ist Outlook nach wie vor die einfachste Option. Hier kannst du Mails senden, Termine planen und Informationen auf eine herkömmliche Weise austauschen.

Ein Beispiel:
Ein iTruster erhält eine Anfrage eines potenziellen Kundens bezüglich einer Datenmigration auf SharePoint. Es gab zuvor keine Kollaboration mit uns. Die Anfrage kommt via Mail rein und wird von unserem iTruster für die interne Weiterverarbeitung an das Consulting-Team (Microsoft Teams) weitergeleitet.

In Fällen, in denen (noch) kein Teams-Kontext besteht, ist es am einfachsten, die Kommunikation via Outlook weiterzuführen. Beachte jedoch, dass eine solche «Silo-Kommunikation» zu ineffizientem Mail-Ping-Pong führen kann.

Zwei Methoden, wie du deine Mails von Outlook in Microsoft Teams beförderst, zeigen wir dir hier:

#1 Mail aus Outlook ins Teams weiterleiten

• In Outlook das entsprechende Mail anwählen.
• Im Start-Menü «In Teams teilen» wählen.
• Person, Gruppe oder Kanal wählen > hier Consulting-Team, für die Weiterverarbeitung der Anfrage.
• Nachricht schreiben und allenfalls Person/Team im Text notifizieren (@Name).
• «Teilen» klicken.

Nice to know: Wenn du auf eine solche ins Teams weitergeleitete Nachricht antwortest, wird nur der Teams-Beitrag kommentiert. Es ist keine direkte Antwort auf Mails möglich.

#2 Mail in einen Teams-Kanal schicken

Nehmen wir an, ein Consultant nimmt mit dem Kunden Kontakt auf und will die Mail-Antwort mit dem ganzen Consulting-Team teilen.

• Mail-Adresse des Consulting-Kanals abrufen. Rechtsklick auf den Kanal in Teams > «E-Mail-Adresse abrufen»
• Mailadresse als Empfänger in der Mail hinzufügen.
• Mail wird dann in den Kanal geschickt. Achtung: Das geschieht ohne Notifikation im Kanal. Die Notifikation musst du in Teams manuell ergänzen.

Umgang mit Nachrichtenflut in Outlook und Teams

Der Einsatz von Outlook und Teams bedeutet, dass wir zwei verschiedene Posteingänge pflegen müssen:

• Outlook-Posteingang: Hier landen Mails und Kalendereinladungen.
• Teams-Feed: Hier finden wir Teams-Chats, Nachrichten und Aktivitäten.

Unser Erfolgsrezept für ein effizientes Nachrichten-Handling:

• Notifikationen ausschalten: Um Ablenkungen zu minimieren, empfehlen wir, Benachrichtigungen für beide Tools zu deaktivieren.

• Blocker für Bearbeitung setzen: Teile deinen Arbeitstag in Abschnitte ein und setze Blocker für die Bearbeitung von Mails und Teams-Nachrichten. Du kannst zum Beispiel dreimal am Tag bestimmte Zeiten festlegen, um deine Posteingänge zu prüfen und zu bearbeiten (morgens, mittags, abends).

Wie du die Notifikationen in Outlook und Microsoft Teams deaktivierst, verraten wir dir hier:

Notifikationen in Outlook deaktivieren

• In Outlook «Datei» > «Optionen» > «Erweitert» anklicken.

• Bei «Outlook in diesem Ordner starten» den «Kalender» auswählen. Die Versuchung, beim Öffnen von Outlook jedes Mal direkt seine Mails zu checken, wird dadurch kleiner.

• Zum Reiter «E-Mail» wechseln. Unter «Beim Eintreffen neuer Nachrichten» alle Häkchen entfernen. So wirst du künftig bei neuen Nachrichten nicht mehr durch einen Ton oder eine Anzeige bei der Arbeit unterbrochen.

Notifikationen in Teams deaktivieren

• In Teams oben rechts auf die drei Punkte (Einstellungen und mehr) klicken > «Einstellungen» wählen.
• «Benachrichtigungen und Aktivitäten» anklicken.
• Unter «Chats und Kanäle» folgende Einstellungen wählen:
  • Chatnachrichtenbenachrichtigungen > In Banner anzeigen
  • Restliche Optionen > In Aktivität anzeigen

So erhältst du nur bei Chat-Nachrichten eine Pushmeldung. Teams-Beiträge, in welchen du notifiziert wirst, erscheinen lediglich im Feed.

Nice to know:

• Kalendersynchronisation: Beachte, dass der Kalender über beide Tools synchronisiert wird. Aktuell bietet Outlook noch mehr Funktionen für die Kalenderverwaltung. Teams arbeitet jedoch ständig daran, seine Kalender-Funktionen zu erweitern.

• Abwesenheitsmeldung: Du musst deine Abwesenheitsmeldung nur einmal erfassen. Diese wird dann sowohl für Mails als auch für Teams-Nachrichten automatisch ausgespielt.

Mit dieser Herangehensweise kannst du die Nachrichtenflut in Outlook und Teams effektiv bewältigen und deine Produktivität steigern, ohne von ständigen Ablenkungen beeinträchtigt zu werden.

By the way: Lust darauf, mehr über die Bewältigung von Mail-Flut zu erfahren? Im Blogbeitrag «Mail-Flut bewältigen» erhältst du 5 effiziente Tipps, die dir dabei helfen.

Einsatz von Outlook und Teams: unsere Erkenntnisse

Outlook wird auch in Zukunft eine bedeutende Rolle in der Unternehmenskommunikation spielen. Es ist nach wie vor ein hilfreiches Tool für Mails und einige Kalenderfunktionen.

Eine klare Strategie, wann und wie Mitarbeitende Outlook und Teams einsetzen sollten, hilft Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten und die Vorteile beider Tools optimal zu nutzen.

Unsere eigenen Erfahrungen haben gezeigt, dass Teams hervorragend für die interne Kommunikation geeignet ist und sich auch für die externe Kommunikation mit einem Teams-Kontext bewährt hat. Hingegen ist Outlook immer noch die richtige Wahl für die externe Kommunikation ohne Teams-Kontext. Diese klare Unterscheidung hat sich in der Praxis bewährt und kann Unternehmen dabei helfen, das Beste aus beiden Tools herauszuholen.

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