klare digitalstrategie Dank Technologie-Checkup

«Uns war klar, dass wir jemanden brauchen, der die Kernkompetenz und tiefgreifendes Know-how im Bereich Microsoft 365 mitbringt. iTrust war dafür die richtige Partnerin.»

– Franc Lechthaler

AUSGANGSLAGE

«Genau so sieht’s bei uns aus», war der Gedanke von Franc Lechthaler, Kaufmännischer Leiter der Koster AG, als er das Video sah. Ein Video von Patrick Müller, Owner & Chairman von iTrust, in welchem er einen «zerrütteten» Malkasten zeigt, der symbolisch für Microsoft 365 und seine Applikationen steht. Konkreter: Für Microsoft 365, wenn es falsch eingeführt wird. Denn hat man davon keine Ahnung, entsteht ein riesiges Chaos.

«Dieses Durcheinander an Farben bzw. Optionen hat genau unsere damalige Situation wiedergespielt.» Die Koster AG nutzte zu diesem Zeitpunkt eine Office-Version, die gut acht Jahre alt war. Zeit für ein Update, um effizienter und produktiver arbeiten zu können. Der Knackpunkt: Zu viele Möglichkeiten. «Wenn man sich nicht täglich mit diesem Thema und den vielen Optionen auseinandersetzt, ist man verloren», so Lechthaler.

Seine Vision: Weg vom alten Office, hin zu einer modernen Zusammenarbeitsplattform. Weg vom veralteten Prozessablauf, hin zu einer modernen Arbeitsweise. Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Koster AG und unter professioneller Begleitung.

Das Malkasten-Video kam zur richtigen Zeit – und die Worte von Patrick Müller trafen bei Lechthaler ins Schwarze.

VORGEHEN

«Uns war klar, dass wir jemanden brauchen, der die Kernkompetenz und tiefgreifendes Know-how im Bereich Microsoft 365 mitbringt», so Lechthaler. Die Expertise von iTrust passte wie die «Faust aufs Auge».

Der von iTrust empfohlene Technologie-Checkup fand bei der Geschäftsleitung rasch Anklang: «Wir wussten, dass wir das unbedingt brauchen, um das volle Potential auszuschöpfen.»

In einem ersten Schritt war es wichtig, Einblicke in die Arbeitsweisen der Mitarbeitenden zu erhalten. Einerseits, anhand von Interviews, andererseits, indem wir ihnen bei der Arbeit über die Schulter schauen durften.

Die Erkenntnisse:

• Die Kommunikation läuft fast nur über E-Mail.
• Dokumente werden zwar auf dem Server abgelegt, sind für andere Mitarbeitende aber nur schwer auffindbar.
• Die Arbeitsweise ist sehr papierlastig: Leute nutzen bevorzugt Papier, weil die digitalen Mittel für sie eher hinderlich sind.
• In der Projektkommunikation wird ein persönlicher Austausch (1 zu 1) gepflegt. Kommen Drittpersonen hinzu, ist es für sie schwierig, den Projektverlauf nachzuvollziehen. Wichtige Informationen sind nicht für alle Beteiligten transparent.

Neben den Einblicken auf Seiten «Mensch» wurde auch die IT-Infrastruktur auf «Herz und Nieren» überprüft. Die Haupterkenntnis hier: Die lokale Serverinfrastruktur ist am Ende ihres Lebenszyklus angelangt und muss erneuert werden.

Das aus diesen Erkenntnissen abgeleitete Ziel:
Kommunikation und Kollaboration an einem Ort vereint. Um das zu erreichen, entschied sich die Koster AG für die Umstellung auf Microsoft 365 mit Fokus auf Microsoft Teams und SharePoint. Sprich, den strukturierten Aufbau einer modernen Zusammenarbeitsplattform und die Befähigung der Mitarbeitenden durch Coachings, um die Tools effizient zu nutzen.

Der nächste Schritt:
Um die moderne Zusammenarbeitsplattform sicht- und erlebbar zu machen, haben wir einen Proof of Concept (POC) erstellt. So wurde es für das Projektteam der Koster AG möglich, die Teams-Struktur während einigen Wochen intensiv zu testen. Denn, was man oft vergisst: Personen, die noch nie mit Microsoft Teams gearbeitet haben, können die Plattform und den Umgang damit nur schwer einschätzen.

RESULTAT

Durch den Technologie-Checkup konnten bei der Koster AG

• die wesentlichen Optimierungspotentiale identifiziert,
• daraus eine klare Zukunftsvision abgeleitet und
• ein konkreter Umsetzungsplan definiert werden.

Gleichzeitig wurde in der Führung das Verständnis dafür geschärft, warum

• der Einsatz dieser modernen Tools und Arbeitsweisen so sinnvoll ist.
• man als Unternehmen eine fundierte Digitalstrategie und einen klaren Aktionsplan braucht. 
• man damit die so wichtigen Schienen für eine (digital) erfolgreiche Zukunft legen kann.

Bei Unternehmen im Bereich Gebäudetechnik ist ein wichtiger Teil der Digitalstrategie, zu definieren, welche Inhalte in welchem Tool abgebildet werden. Was gehört ins ERP-System, was in Microsoft 365? Genau das wurde im Rahmen der Digitalstrategie für Koster festgelegt.

Mit dem Technologie-Checkup als starke, wichtige Basis und den daraus abgeleiteten weiteren Schritten ist die Koster AG auf dem Weg zu einem modernen, digital vorbildlichen Unternehmen im Bereich Gebäudetechnik. Wir freuen uns darauf, sie auf diesem Weg weiterhin zu begleiten.