Plattformorientiertes, modernes Arbeiten dank Microsoft SharePoint
Erfolgsstory mit Le Patron Orior Menu AG
Branche
Lebensmittel
Gründungsjahr
1972
Hauptsitz
Böckten (BL)
Von der kleinen Pastetenbäckerei zum führenden Schweizer Lebensmittelunternehmen.
Die Le Patron Orior Menu AG ist ein Unternehmen der ORIOR Gruppe – eine international tätige Schweizer Food and Beverage Gruppe mit rund 2’300 Mitarbeitenden.
Das Unternehmen wurde 1972 mit der Idee gegründet, edle Gourmet-Pasteten für anspruchsvolle Restaurant-Kunden herzustellen. Heute gilt Le Patron als Marktführerin für Pasteten und Terrinen sowie für hochwertige Delikatessen im Convenience Bereich.
Doch nicht nur in den Produktionsstätten setzt das Unternehmen auf höchste Qualität.
Auch die interne Verwaltung sollte durch eine digitale Modernisierung auf’s «nächste Level» gebracht werden.
«Unsere interne Kommunikation fühlt sich dank dem Wechsel zu SharePoint und Microsoft Teams viel ruhiger und strukturierter an. Wir sind froh, dass uns iTrust dabei so kompetent unterstützt hat.»
– Michael Scheidegger
AUSGANGSLAGE
Die Verwaltung der Le Patron Orior Menu AG nutzte für ihre Arbeit seit jeher einen herkömmlichen File-Server. Über die Jahre hinweg häuften sich darauf immer mehr Daten an. Bis die nötige Übersicht schliesslich langsam aber sicher verloren ging.
«Für neue Leute war es immer schwierig, sich in unserem Datendschungel zurechtzufinden. Um modern zu arbeiten, braucht es dann halt doch eine gewisse Struktur», so Michael Scheidegger, CFO von Le Patron. «So war es für uns dann auch klar, dass wir im Bereich der Verwaltung etwas tun müssen. Die alte, unübersichtliche Datenablage machte es erforderlich, endlich einen nächsten Schritt zu wagen.»
Und zwar den Schritt hin zu einer zentralen Datenablage – konkret zu Microsoft SharePoint – die plattformorientiertes, effizientes Arbeiten ermöglicht.
VORGEHEN
Auf dem Weg zur zentralen Datenablage führten wir bei Michael Scheidegger und seinem Team als erstes einen Arbeitsweise-Checkup durch.
Durch Interviews auf unterschiedlichen Hierarchiestufen konnten unsere Coaches das digitale Potenzial des Unternehmens bezüglich Arbeitsweise gezielt herausschälen. Dabei zeigte sich, dass neben der unübersichtlichen Datenablage auch bei der internen Kommunikation und Meetings-Struktur noch Optimierungsbedarf besteht.
Daraufhin erarbeiteten wir mit Le Patron einen digitalen Verhaltenscodex, um im Unternehmen ein gemeinsames Verständnis für den Umgang mit den neuen, modernen Tools zu schaffen sowie klare Leitplanken für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu legen.
Es folgten zwei Datenmanagement-Workshops:
- Im 1. Workshop wurde gemeinsam definiert, was für eine Datenablage-Struktur für das Unternehmen am besten passt. Darauf basierend erstellten unsere Techniker einen «Proof of Concept» (PoC) – eine entsprechende Testumgebung auf SharePoint.
- Beim 2. Workshop wurde dieser präsentiert, gemeinsam diskutiert und Rückmeldungen zu gewünschten Anpassungen eingeholt. Danach folgte die Implementierung der finalen SharePoint-Umgebung direkt bei Le Patron. Gleichzeitig wurde von Michael Scheidegger die Datenbereinigung in den einzelnen Abteilungen angestossen.
«Der Zeithorizont vom Start der Bereinigung bis zur finalen Datenmigration auf SharePoint lag dann schliesslich bei gut 2,5 bis 3 Monaten. Wir haben einmal mehr gemerkt, dass man digitale Daten eigentlich – genau wie physische Akten – regelmässig mal aufräumen und ausmisten sollte», so Scheidegger.
Nach der erfolgreichen Migration begleiteten unsere Coaches die Mitarbeitenden in zwei Trainingswerkstätten, um die Anwendung der neuen Tools intensiv zu trainieren und die neuen Arbeitsweisen zu festigen.
RESULTAT
«Unsere interne Kommunikation fühlt sich dank SharePoint und Microsoft Teams nun viel ruhiger und strukturierter an. Davor haben wir nur mit Outlook gearbeitet und hatten oft eine riesige E-Mail-Flut. Letztere konnten wir mittlerweile schon stark reduzieren.»
So ein Wechsel geschieht nicht von heute auf morgen. Das zeigte sich auch bei Le Patron: Ein Teil der Mitarbeitenden arbeitete schon nach kurzer Zeit intensiv mit Microsoft Teams, der andere setzte bevorzugt noch Mails im Arbeitsalltag ein.
«In den Trainingswerkstätten kam aber klar zum Vorschein, dass die Leute sich leicht begeistern lassen und dem Wechsel offen gegenüberstehen. Die Grundvoraussetzung für den Erfolg einer solchen Veränderung ist es, als GL-Mitglied vorauszugehen und die Mitarbeitenden für diesen Weg zu gewinnen. Wir sind froh, dass uns iTrust dabei unterstützt hat. Die Zusammenarbeit hat super funktioniert, lief sehr pragmatisch und unkompliziert ab», ergänzt Scheidegger.
Was steht bei der Le Patron Orior Menu AG als nächstes an?
- Neue Situation stabilisieren
- In den Prozessen sowie Arbeitsabläufen noch sicherer und produktiver werden
- Möglichkeiten finden, wie auch externe Geschäftspartner in diese neue Art der Zusammenarbeit eingebunden werden können
Wir freuen uns darauf, Le Patron auch bei diesem Schritt zu begleiten.