erfolgreich in die Microsoft 365-Welt Dank Gesamtkonzept
Erfolgsstory mit Migros-Genossenschaft Neuenburg-Freiburg
Branche
Arbeitsplätze
2’500 Mitarbeitende
Hauptsitz
Marin-Epagnier
Die Migros-Genossenschaft Neuenburg-Freiburg wurde 1941 gegründet und ist die erste Migros-Genossenschaft mit Sitz in der Romandie. An 49 Standorten in den Kantonen Neuenburg und Freiburg sind ca. 2’500 Mitarbeitende tätig, die künftig moderner arbeiten wollen. Der Wechsel in die Microsoft 365-Umgebung steht bevor – begleitet von iTrust.
«Für mich ist klar, dass ich weiterhin mit iTrust zusammenarbeiten werde. Das starke Spezialisten-Team und die langjährige Erfahrung sprechen für sich.»
– Benoit Berset, Chef de projets RH
AUSGANGSLAGE
Es ist nicht das erste Mal, dass wir mit Benoit Berset, Chef de Projets RH bei der Migros-Genossenschaft Neuenburg-Freiburg, zusammenarbeiten. Bereits als er noch für die Micarna SA tätig war, durften wir ihn und sein Team dabei begleiten, digital erfolgreicher zu arbeiten.
Nach seinem Wechsel zur Migros-Genossenschaft Neuenburg-Freiburg wurde er direkt ins Projekt «One Workplace Microsoft 365» geholt, um dort den Teil «User Adoption» zu leiten –
also die Schulung der Mitarbeitenden zu koordinieren und sicherzustellen.
Bereits zu Beginn des Projektes zeigten sich zwei grosse Herausforderungen:
- Bisher wurden die Projekte «One Workplace Microsoft 365», «User Adoption» und «Datenmanagement» als drei separate Herausforderungen angegangen. Ein ganzheitliches Konzept fehlte.
- Durch das konzernartige Geflecht der Migros trafen verschiedene Anforderungen und Abhängigkeiten von unterschiedlichen Anspruchsgruppen aufeinander.
Da Berset bereits bei Micarna erlebt hatte, welchen Kulturwandel der Wechsel in die Microsoft 365-Welt mit sich zieht, wollte er das Projekt ganzheitlich aufgleisen und dabei die Seiten «Mensch» und «Technologie» optimal aufeinander abstimmen. Darum holte er iTrust als externer Berater ins Boot.
«Ich durfte bereits bei Micarna tolle Erfahrungen mit euch machen. Da war es nur logisch, dass ich mich wieder bei euch melde», begründet er seinen Entscheid.
VORGEHEN
Wie bei uns üblich, starteten wir auch bei diesem Projekt mit einer Analyse. Wir erstellten eine Ist-Analyse zur IT-Infrastruktur und Arbeitsweise, indem wir ausgewählte Mitarbeitende mit unterschiedlichen Funktionen interviewten. Zudem schauten wir dem Team über die Schultern, um herauszufinden, wie aktuell zusammenarbeitet wird und wo sich ungenutztes Potenzial versteckt.
Daraufhin erstellten wir ein ausgeklügeltes Gesamtkonzept, um die Teilprojekte zeitlich und ressourcentechnisch aufeinander abzustimmen:
- Moderne Arbeitsgeräte: Mit dem M365-Projekt steht auch das Thema «Mobilität» im Fokus. Darum wurden alle Mitarbeitenden mit modernen Geräten ausgestattet. Die Migros-Genossenschaft Neuenburg-Freiburg setzt dabei künftig auf eine Kombination aus Notebooks, Tablets und fixen Arbeitsstationen.
- Grundsätze erarbeiten: Gleichzeitig mit dem Rollout der neuen Geräte wurden zusammen mit der Geschäftsleitung klare Grundsätze (Digitaler Verhaltenscodex) erarbeitet. Die Grundsätze definieren, wie das Team künftig mit den neuen Tools zusammenarbeiten wird. «Es nützt nichts, wenn ich einen Vorschlag erarbeite. Schliesslich muss die Chefetage die Grundsätze vorleben. Die Diskussionen in der Geschäftsleitung sind wichtig für ein gemeinsames Verständnis», so Berset.
- Aufbau SharePoint und Datenmigration: Weiter geht es im Projekt mit dem Aufbau des SharePoints für die Migros-Genossenschaft. Gleich im Anschluss soll die Datenmigration auf SharePoint vollzogen werden. Dabei war für Berset klar, dass alle Daten in einem Zug auf die Plattform migriert und die lokalen Laufwerke «geschlossen» werden: «Wir müssen die Vorteile von SharePoint nutzen. Doch das geht nur, wenn alle in der ‹neuen Welt› arbeiten.»
- Coachings: Während alle Daten auf SharePoint migriert werden, finden diverse Coachings mit den Mitarbeitenden statt. Dabei steht nicht nur der Umgang mit SharePoint im Fokus, sondern auch Coachings im Bereich OneDrive-, Microsoft Teams-, OneNote sowie Outlook/ToDo.
Um die Sprachbarriere Deutsch-Französisch zu überbrücken, bilden unsere Digital Consultants & Coaches interne Migros-Mitarbeitende aus, die wiederum ihre französisch-sprechenden Team-Kollegen coachen.
Dabei ist für Berset ein Punkt besonders wichtig: «Unsere Mitarbeitenden müssen die Philosophie hinter der Umstellung auf Microsoft 365 verstehen. Nur so können wir als Team nachhaltig effizienter arbeiten.»
RESULTAT
Wie profitierte die Migros-Genossenschaft Neuenburg-Freiburg von unserer Zusammenarbeit?
Wir lieferten ein massgeschneidertes Gesamtkonzept, wie wir die Umstellung auf Microsoft 365 auf Seiten «Mensch» und «Technologie» gemeinsam erfolgreich vorantreiben können. Die einzelnen Massnahmen sind dabei kohärent und aufeinander abgestimmt.
Die neue IT-Lösung rund um die Umstellung auf Microsoft 365 muss nicht nur mit der Arbeitsweise, sondern auch mit der Unternehmenskultur in Einklang gebracht werden. Ein reger Austausch über alle drei Teilprojekte sowie übergreifende Coachings sind wichtig. Dabei stehen wir Berset und seinem Team unterstützend zur Seite.
Es freut uns zu sehen, mit welcher Begeisterung Berset das Projekt rund um die Umstellung auf Microsoft 365 vorantreibt. Das ist die ideale Voraussetzung für eine nachhaltige Erfolgsstory. Auf die weitere Zusammenarbeit freuen wir uns sehr.