Stiftung Alterszentrum Region Bülach

AUSGANGSLAGE

Eine Stiftung, sechs dezentrale, stark vernetzte Standorte, die Spitex sowie der Anspruch auf eine übergreifende, funktionierende Kommunikation und Zusammenarbeit.

Nermin Daki hat 2017 – nach 12 Jahren bei der SARB – die Geschäftsleitung übernommen. Für ihn spielte das moderne Arbeiten stets eine wichtige Rolle. Bei der Stiftung hat er damals folgende Situation vorgefunden:

• Es wurde hauptsächlich persönlich und per E-Mail kommuniziert. Dass viele Mitarbeitende keinen persönlichen E-Mail-Account besassen, stellte eine zusätzliche Herausforderung dar.
• Die Zusammenarbeit fand fast ausschliesslich analog statt. Es existierte zwar eine Datenablage – für die Mitarbeitenden war jedoch nicht ersichtlich, wer überhaupt zugriffsberechtigt ist.
• Es kam regelmässig vor, dass einzelne Arbeitsschritte – wie z.B. etwas auszudrucken – nicht funktionierten. Die allgemeine Performance der IT-Infrastruktur und der WLAN-Verbindung liess zu wünschen übrig.

Eine Zusammenarbeit, geprägt von Hindernissen und Tücken. Ineffizient, mühsam und so gar nicht nach der Vision von Nermin Daki, der das Unternehmen in eine neue (digitale) Ära führen wollte. Was es brauchte, war eine durchdachte IT-Strategie. Hier kamen wir ins Spiel.

Der Auftrag: Die Entwicklung einer optimalen, digitalen Lösung für eine produktive, moderne und bessere Zusammenarbeit. Weg von einer veralteten, instabilen IT-Architektur, die nicht zu ihren Benutzern passt.

VORGEHEN

In einem ersten Schritt wurde bei der SARB ein umfangreicher Technologie-Checkup durchgeführt. Dieser brachte unter anderem folgende wichtige Erkenntnisse hervor:

• Im Team besteht keine koordinierte, digitale Zusammenarbeit. Die vorhandene Datenablage ist für viele Mitarbeitende unübersichtlich.
• Die eingesetzten, mobilen Geräte decken die Bedürfnisse der Fachkräfte und der Geschäftsleitung nicht ab. Viele Funktionen können nicht genutzt werden (z.B. der ortsunabhängige Zugriff auf Daten).
• Es existiert keine zentrale Überwachung und Betreuung der IT-Infrastruktur.

Es brauchte eine nutzerfreundliche, für alle Mitarbeitenden zugängliche Zusammenarbeitsplattform und eine auf deren Mobilitätsbedürfnisse abgestimmte Gerätestrategie. Auch die Performance und Stabilität der IT-Infrastruktur mussten verbessert werden.

iTrust und die SARB-Geschäftsleitung erarbeiteten daraufhin zusammen in verschiedenen Workshops eine IT-, Geräte- und Support-Strategie sowie ein Desaster-Recovery-Konzept. Damit wurden wichtige Grundlagen für eine leistungsfähige, moderne und sichere IT-Umgebung gelegt.

RESULTAT

Wie profitiert die SARB von der Zusammenarbeit?

• Mit der IT-Strategie wurde ein Cloud-first-Ansatz definiert. Mit der Einführung von Microsoft 365 soll eine zentrale «Plattform» für moderne Kommunikation und Zusammenarbeit geschaffen werden.
  Die Business Applikationen werden auf ihre Cloud-Readyness überprüft und bei Erfolg in die Cloud migriert. Das bedeutet, dass die Notwendigkeit einer lokalen Infrastruktur auf ein Minimum reduziert wird.
• Die Geschäftsleitung wurde bereits mit mobilen Geräten ausgestattet. Auch für die Mitarbeitenden mit Mobilitätsbedürfnissen ist dies künftig vorgesehen. So, dass sie die Möglichkeit haben, komplett ortsunabhängig zu arbeiten und auf sämtliche Daten zuzugreifen​.
• Die erarbeiteten Strategien und Konzepte werden gemeinsam umgesetzt. Die alte Infrastruktur wird stabilisiert und die Performance schrittweise erhöht.

Wir freuen uns darauf, die SARB auf diesem Weg – hin zum digital erfolgreicheren Arbeiten – weiterhin zu begleiten.

Weitere Referenzen