Produktiveres Arbeitsklima dank Microsoft-Teams-Telefonie

«Innert kurzer Zeit konnten wir unser altes Telefonie-System komplett auf die Microsoft-Teams-Telefonie umstellen. Der Mehrwert übertrifft unsere Erwartungen. Danke iTrust.»

– Dominique Bitzer

AUSGANGSLAGE

Die PRIKA AG, die übrigens 3 Stockwerke über uns ihren Sitz hat, ist in den letzten Jahren extrem stark gewachsen. Gestartet mit einer Hand voll Leuten, zählt das Team heute mittlerweile über 30 Mitarbeitende. Das stellt das Unternehmen vor neue Herausforderungen.

Aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensbereichen arbeitet die PRIKA AG mit mehreren Branchenlösungen und unterschiedlichen Datenbanken. Dazu kommt, dass vor allem im Immobilienbereich die Mitarbeitenden oft unterwegs sind. Da damals keine Notebooks vorhanden waren, war die Schreibmappe der ständige Begleiter.

Bei PRIKA klingelt das Telefon fast ununterbrochen. Viele Anfragen und Anliegen werden telefonisch aufgenommen und beantwortet. Das laute, akustische Telefonsignal hat jedoch nicht nur das Office Management, sondern auch alle anderen Mitarbeitenden kurzzeitig aus der Arbeit gerissen. Telefoniert wurde mit Telefonapparaten oder via Headset für ein Ohr. Aufgrund des hohen Lärmpegels weichten gewisse Mitarbeitende für Telefonate in die ruhigen Sitzungszimmer aus.

VORGEHEN

Die PRIKA AG kam mit dem Wunsch zu uns, dass sie alle alten Desktop-Geräte gegen neue mobile Geräte ersetzen möchten. Dabei wollte Dominique Bitzer keine halben Sachen: Wenn schon neu, dann moderne Arbeitsgeräte, die das digital erfolgreichere Arbeiten im Unternehmen ermöglichen.

Mit den modernen 2-in-1-Notebooks kam auch die neue Toolsuite von Microsoft 365 ins Spiel. Und damit ein Tool, welches die PRIKA AG bis dahin noch gar nicht auf dem Schirm hatte: Microsoft Teams.

Gerade im COVID19-Lockdown erwies Microsoft Teams der PRIKA AG einen guten Dienst. Schon bald waren alle Mitarbeitenden Fan von diesem neuen Tool − und der mobilen App. So kam für die PRIKA AG beim altersbedingten Ersatz des Telefonsystems nur eine Lösung in Frage: Die Microsoft-Teams-Telefonie.

Unsere ICT Engineers durften für das Unternehmen ein neues Telefonsystem skizzieren und anschliessend alle Vorbereitungen für die Umstellung auf die Teams-Telefonie vornehmen. Genüsslich wurden alle alten Telefonapparate entfernt und die neuen Jabra-Kopfhörer in Betrieb genommen. Auch ein kurzes Coaching zur Microsoft-Teams-Telefonie durfte natürlich nicht fehlen.

RESULTAT

Heute nutzen alle Mitarbeitenden ihre mobilen Geräte und sind begeistert von der Microsoft Toolsuite, insbesondere Teams und OneNote. Das elegante 2-in-1-Notebook hat die Schreibmappe verdrängt und ist nun der ständige Begleiter der PRIKA-Mitarbeitenden. Gemäss Dominique Bitzer kassieren die Mitarbeitenden ab und zu einen neidischen Blick für die modernen Geräte.

Auch bei der Umstellung auf die Microsoft-Teams-Telefonie hat die PRIKA AG gleich mehrfach profitiert:

• Die Mitarbeitenden schätzen das ruhigere Arbeitsklima. So können sie sich besser konzentrieren und effizienter arbeiten. Der Unterschied sei beeindruckend, meint Dominique Bitzer.
• Telefonate werden direkt via On-Ear-Kopfhörer (für beide Ohren) angenommen. Durch die eingebaute Noise-Cancelling-Funktion hat sich das Telefon-Erlebnis merklich verbessert − für beide Seiten der Telefonleitung.
• Das Team von Bitzer kann Anrufe bequem via Microsoft-Teams-App auf dem privaten Handy entgegen nehmen − auch von unterwegs und ohne die private Handynummer anzugeben. Jedem Mitarbeitenden wurde durch das neue Telefonie-System eine Direktnummer zugeteilt.
• Bei der Microsoft-Teams-Telefonie via App können Mitarbeitende klare Ruhezeiten definieren, in denen keine Anrufe eingehen können und der Anrufer direkt bei der Voice-Mail landet. So werden insbesondere die Mitarbeitenden aus dem Immobilien-Bereich vor Anrufen am Wochenende geschützt.

Wir freuen uns darauf, die PRIKA AG weiterhin dabei zu begleiten, digital erfolgreicher zu arbeiten.